Fünf Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Reisekostenrichtlinien besser zu steuern und zu überwachen

Die Reisekostenrichtlinie eines Unternehmens stellt das Rahmenwerk für die Rückerstattung geschäftlicher Auslagen dar … solange sie sorgfältig eingerichtet und überwacht wird! Was zur Disposition steht: Prozesse leichtläufiger gestalten, Geld einsparen und die Zufriedenheit der Angestellten zu garantieren. Wie können Sie die Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen so effizient und schnell wie möglich gestalten? Entdecken Sie diese fünf Tipps zur Optimierung bei der Implementierung Ihrer Reisekostenrichtlinie!

1. Regelmäßiges Hinterfragen Ihrer Reisekostenrichtlinie

Um Ihre Reisekostenrichtlinie zu steuern und zu überwachen, muss diese im Vorwege auf eine klare, prägnante und konsistente Art und Weise eingerichtet werden. Die Richtlinie sollte die Regeln für die Rückerstattung von Reisekosten festlegen – dies hilft den Angestellten, wenn sie geschäftliche Reisekosten auf sich nehmen, und es hilft der Finanzabteilung, wenn sie diese Reisekosten zurückerstatten müssen.

Ein originäres Set von internen Regeln für die Rückerstattung von geschäftlichen Reisekosten, die Richtlinie zur Abrechnung von Reisekosten will nicht nur sorgfältig überlegt sein, sondern muss auch mit der Zeit aktualisiert werden.

• Etablieren Sie eine klare, prägnante und konsistente Richtlinie für Reisekostenabrechnungen: Einfachere Regeln werden im Unternehmen leichter verstanden und angewendet. Halten Sie diese kurz, aber gründlich, um Ihre Reisekosten sinnvoll zu begrenzen. Dies wird die Verarbeitung Ihrer Reisekostenabrechnungen stark vereinfachen.
• Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Richtlinien für Reisekostenabrechnungen: Fallen durch die Entwicklung Ihrer Aktivitäten neue Reisekosten an? Sie bemerken, dass eine Regel missverstanden wird oder unangemessen ist? Die aktuellen Gesetze ändern sich? Aktualisieren Sie Ihre Reisekostenrichtlinie regelmäßig, um sicherzustellen, dass diese effektiv bleibt.

Managementprozesse basieren direkt auf Ihrer Richtlinie für Reisekostenabrechnungen:

• Wenn eine Reisekostenabrechnung eingereicht wird, überprüft der Manager, ob der Angestellte die Abgabefrist, das Reisekostenlimit und die Bedingungen für die Berechtigung für rückerstattungsfähige Mahlzeiten, Reisekosten, gültige Rechnungen etc. eingehalten hat.
• Nach der Genehmigung wird die Finanzabteilung die Reisekosten erstatten, gemäß den in der Reisekostenrichtlinie festgelegten Bedingungen für Rückerstattungsfrist, Benachrichtigung der Angestellten etc.

Eine sauber entwickelte und regelmäßig überprüfte Richtlinie wird das Management Ihrer Reisekostenabrechnungen ermöglichen. Sie werden Zeit sparen und Restriktionen reduzieren!

2. Nutzen Sie die Vorteile von automatisierten, papierlosen Lösungen

Die Prozesse zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen sind zahlreich und zeitaufwändig. Um Ihre Richtlinie für Reisekostenabrechnungen besser zu steuern und zu überwachen, rüsten Sie sich mit einer automatisierten, papierlosen Lösung aus. Die direkten Vorteile:

• Zeitersparnisse: Automatisierte Prozesse benötigen nur ein paar Klicks, bei Einhaltung Ihrer Reisekostenrichtlinie. Mit der N2F Anwendung für Reisekostenabrechnungen können Sie die Prozesse gemäß Ihrer Richtlinie konfigurieren für eine schnelle und individuelle Implementierung. Beispiel: Was passiert, wenn ein Benutzer versucht, Reisekosten hinzuzufügen, die nicht rückerstattungsberechtigt sind? Die Anwendung wird – gemäß Ihren Einstellungen – die Reisekosten blockieren oder Sie sofort alarmieren.
• Verbesserte Verlässlichkeit: Durch Begrenzung der menschlichen Eingriffe vermeiden Sie die sich wiederholenden und mühsamen Aufgaben der manuellen Verarbeitung, die anfällig für kostspielige Fehler sein können. Darüber hinaus öffnet die N2F Anwendung die Türen zur digitalen, rechtssicheren Archivierung – Ihre papierlosen Reisekostenabrechnungen eliminieren das Risiko fehlender oder beschädigter Belege und reduzieren Ihre Kosten.
• Verbesserte Kundenzufriedenheit: Intuitiv und motivierend – die N2F Anwendung für Reisekostenabrechnungen ist einfach und angenehm zu bedienen. Ihre Angestellten verschwenden ihre Zeit nicht mit der Archivierung von Reisekosten und ihre Zufriedenheit wird spürbar sein.

Die Steuerung und Überwachung Ihrer Richtlinie für Reisekostenabrechnungen wird mit einer automatisierten, papierlosen Lösung in beträchtlichem Maße umgesetzt.

3. Gehen Sie gegen “bleisure” vor!

“Bleisure”, eine Kombination von  “business” (Geschäft) und “leisure” (Freizeit), tritt dann auf, wenn ein Angestellter eine Geschäftsreise zu seinem persönlichen Vorteil ausdehnt. Ein Angestellter könnte zum Beispiel seine Geschäftsreise im Ausland mit einem Wochenende fürs Sightseeing verlängern. Vermeiden Sie die Übertragung von Reisekosten!

Um zu kontrollieren, wie geschäftliche Reisekosten zurückerstattet werden, gehen Sie mittels Ihrer Reisekostenrichtlinie gegen Bleisure vor:

1. Entscheiden Sie, ob Sie diese Praxis akzeptieren oder nicht.
2. Bieten Sie Anleitungen zum Vorgehen – stellen Sie die Trennung von geschäftlichen und persönlichen Reisekosten klar.

4. Mehrwertsteuer nicht vergessen

Der Vorsteuerabzug kann eine substanzielle Gewinnquelle für das Unternehmen darstellen. Nehmen Sie Regeln für die Mehrwertsteuer in Ihre Reisekostenrichtlinie auf, um Ihre Angestellten auf dem Laufenden zu halten und den vollständigen Betrag zurückzuerhalten, den man Ihnen schuldet!

Noch einmal, eine automatisierte, papierlose Verwaltungslösung wird Ihnen helfen, die Umsatzsteuerrückerstattung zu optimieren, entsprechend den in Ihrer Reisekostenrichtlinie festgelegten Regeln:

• Angestellte können die Daten einfacher und schneller erfassen.
• Quittungen werden gescannt und sind sofort für die Überprüfung verfügbar.
• Belege werden papierlos und auf sichere Weise gespeichert.

Hinweis: die N2F Anwendung unterstützt Daten in mehreren Währungen und ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen im Ausland.

5. Erkennen Sie Fehler … und Betrug

Eine gut kontrollierte Richtlinie für Reisekostenabrechnungen wird von allen Angestellten des Unternehmens respektiert. Abgesehen von den Fehlern, kommt Betrug bei geschäftlichen Reisekosten häufig vor … Wie kann man dieses Phänomen einschränken? Die Finanzabteilung muss bei der Prüfung der Reisekostenabrechnungen besondere Aufmerksamkeit walten lassen. Eine Software-Lösung ist ein bedeutender Vorteil – die Management-Anwendung  kann automatisch Duplikate erkennen und Positionen hervorheben, die Ihrer Reisekostenrichtlinie zuwider laufen.

Es ist essentiell, dass Unternehmen ihre Reisekostenrichtlinien kontrollieren und überwachen, um eine sichere Durchführung zu gewährleisten. Wenn die Finanzabteilung direkt in den Abrechnungsprozess involviert ist, wird sich eine robuste Lösung für die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen als wichtige Unterstützung erweisen – um Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und die Zufriedenheit der Angestellten zu steigern.