Die Firmenkreditkarte ist ein Zahlungsmittel, das für die rein geschäftlichen Ausgaben der Mitarbeitenden bestimmt ist. Sie ist mit dem Bankkonto des Unternehmens verbunden und es gibt verschiedene Arten und Bezeichnungen: Prepaid-Kreditkarte, Firmenkreditkarte oder Corporate Card.
Im Gegensatz zum klassischen Spesenabrechnungssystem bietet die Firmenkarte zahlreiche Vorteile, um die Verwaltung der Geschäftsausgaben zu optimieren. Sie ermöglicht es Arbeitnehmern zum Beispiel, keine persönlichen Gelder vorzustrecken. Sie erleichtert auch das Reporting der Buchhaltung.
Der Einsatz einer solchen Karte erfordert jedoch, dass sich Manager mit den entsprechenden Sicherheits- und Kontrollaspekten auseinandersetzen.
1. Wählen Sie die beste Lösung für Firmenkreditkarten
Manche Unternehmen nutzen die von herkömmlichen Banken angebotenen Bankkarten. Immer mehr Geschäftsführer und CFOs wählen jedoch umfassendere Zahlungslösungen. Diese ermöglichen eine genaue und effiziente Verwaltung der Geschäfts-Kreditkarten ihrer Mitarbeitenden.
Dienstleister, die sich auf Geschäftsfinanzen oder Spesenabrechnungen spezialisiert haben, bieten innovative Technologien und erweiterte digitale Funktionen:
- die unbegrenzte Ausgabe von virtuellen Karten;
- die Online-Steuerung von Kartenlimits und Genehmigungen;
- die individuelle Einstellung von Zeitfenstern für die Nutzung oder von Händlern;
- Bankverbindung und Verfolgung der Ausgaben in Echtzeit;
- den automatisierten Abgleich von Finanzbewegungen;
- die Entmaterialisierung von Belegen;
- den Export von Buchhaltungsdaten.
2. Legen Sie die Vergabekriterien von Geschäftskarten an Mitarbeitende fest
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt eine Geschäftskarte. Dies wäre sogar eher kontraproduktiv, jeder und jedem eine Kreditkarte zu geben, da es die Verwaltung der Zahlungsmittel komplexer machen kann. Außerdem ist es wahrscheinlicher, dass Angestellte, die ihre Karte nur selten benutzt, sie verlegen.
Erstellen Sie zunächst eine Liste der laufenden Ausgaben, die im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit anfallen:
- öffentliche Verkehrsmittel;
- Mahlzeiten;
- Kilometergeld;
- Übernachtung;
- Kauf von Computern usw.;
- Telearbeit …
Bewerten Sie dann die Häufigkeit der Ausgaben. Dies ist eines der Hauptkriterien dafür, ob Mitarbeitende eine Kreditkarte erhalten oder nicht. Für Arbeitnehmerinnen, der häufig Lieferanten besucht, Kunden ins Restaurant einlädt oder zu weit entfernten Produktionsstandorten reist, ist die Geschäftskarte also definitiv zu bevorzugen.
3. Konfigurieren Sie die Geschäftskreditkarten
Je nachdem, welchen Anbieter von Corporate Cards Sie wählen, können Sie verschiedene Elemente konfigurieren. Legen Sie zuerst das tägliche, wöchentliche oder monatliche Transaktionslimit fest. Legen Sie auch ein Ausgabenlimit pro Transaktion fest, wenn Sie dies für notwendig erachten.
Ebenso können Sie die Tage und Zeitfenster für die Nutzung kontrollieren. Die Nutzung der Karte kann z. B. auf die Öffnungszeiten Ihrer Büros abgestimmt werden. Wenn Ihre Mitarbeiter an Wochenenden an Messen oder Konferenzen teilnehmen, können Sie die Berechtigungen erweitern.
Mit bestimmten Unternehmenskarten können Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter noch genauer steuern. Beispielsweise berechtigt die Filterfunktion für Händler dazu, nur in bestimmten Geschäften zu bezahlen. Dies ist nützlich, wenn Sie Partnerschaften mit bestimmten Hotelketten oder Großhändlern haben.
Schließlich können Sie auch Abhebungen am Geldautomaten, Zahlungen in Fremdwährungen oder im Internet aktivieren oder deaktivieren.
4. Erstellen Sie eine Nutzungsvereinbarung für Ihre Mitarbeitenden
Bevor Ihre Angestellten mit ihrer Geschäftskarte bezahlen können, müssen sie über die Nutzungsbedingungen und die einzuhaltenden Regeln informiert werden. Legen Sie Ihre Ausgabenpolitik vorab fest und erstellen Sie eine Vereinbarung, an der alle orientieren können.
Darin sollte unter anderem erwähnt werden, dass mit der Business-Kreditkarte nur geschäftliche Ausgaben getätigt werden dürfen. Sie kann auch verschiedene Bestimmungen enthalten, z. B:
- die Art der zulässigen Ausgaben (Mahlzeiten, Bürobedarf, Fahrtkosten …);
- die Limits für Zahlungen und Abhebungen (monatlich oder wöchentlich);
- die Verpflichtungen der Inhaber und ihrer Manager;
- Maßnahmen, die bei Diebstahl oder Verlust zu ergreifen sind;
- die Versicherungen und die im Angebot enthaltenen Vorteile (Kompatibilität mit Apple Pay und Google Pay, Cashback …);
- die Funktionsweise der Zahlungs-App;
- die einzureichenden Zahlungsnachweise;
- Sanktionen im Falle von Betrug usw.
Wie jedes andere Dokument oder interne Verfahren ist auch die Nutzungsvereinbarung entwicklungsfähig. Planen Sie, sie regelmäßig zu aktualisieren, um den Gewohnheiten in Ihrem Unternehmen gerecht zu werden.
5. Laden Sie Ihre Mitarbeitenden dazu ein, ihre Zahlungsmittel zu personalisieren
Sobald Sie sich für die Nutzungsvereinbarung entschieden haben, bereiten Sie eine Demo der ausgewählten Lösung vor – sowohl der Karte als auch ihrer entsprechenden Anwendung. Diese Demo kann entweder in einer Besprechung oder in Form eines Videos erfolgen.
Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, ihre Karte einzurichten und ihre Ausgaben zu verfolgen. Sie haben die Möglichkeit, einen PIN-Code festzulegen und bei jeder Transaktion eine Benachrichtigung zu erhalten.
So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Finanzen und ermöglichen es Angestellten gleichzeitig, bei der Verwaltung ihrer geschäftlichen Ausgaben agil und selbstständig zu sein. Dieses entgegengebrachte Vertrauen veranlasst sie zu Wachsamkeit, was für die Sicherheit von Zahlungsmitteln unerlässlich ist.
6. Verfolgen Sie die Ausgaben Ihrer Teams in Echtzeit
Firmen-Kreditkarten bieten eine Reihe von Vorteilen, darunter die Kontrolle in Echtzeit. Die leistungsfähigsten Lösungen bieten eine Online-Plattform, auf der die Bankbewegungen aller Karten zentralisiert werden, unabhängig davon, ob es sich um physische, virtuelle oder einmalige Karten handelt.
Dieses Tool erweist sich als unerlässlich, um Ihre Liquidität zu kontrollieren, aber auch um interne und externe Betrugsfälle schnell zu erkennen. Sie können Ausgaben und Belege leicht prüfen. Im Zweifelsfall lässt sich die Karte mit einem Klick sperren.
Es empfiehlt sich, im Verlauf eines Geschäftsjahres regelmäßige Überprüfungen durchzuführen. Dabei sollten Sie sich nach dem Zufallsprinzip auf einzelne oder mehrere Mitarbeitende, auf einen bestimmten Anlass oder auf ein besonderes Ereignis wie das jährliche Firmenseminar konzentrieren.
7. Integrieren Sie die Ausgaben der Geschäftskreditkarten in die Buchhaltung
Ihr Kartenbestand sorgt jeden Monat für Transaktionen, die in der Buchhaltung abgestimmt und verbucht werden müssen. Mithilfe einer effiziente Lösung können diese zeitintensiven Aufgaben automatisiert und Fehler bei der Eingabe oder der manuellen Abstimmung vermieden werden.
Wählen Sie eine Plattform, die eine direkte Verbindung zu Ihrer Bank bietet und nahtlos mit Ihrer Buchhaltungssoftware integriert ist. Diese Plattform sollte die einfache Erfassung von Belegen ermöglichen und den reibungslosen Export von Buchhaltungsdaten unterstützen.
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