Als Expertin oder Experte für Buchhaltung und Finanzstrategie wissen Sie, wie entscheidend es ist, stets den Überblick über Geschäftsausgaben zu behalten. Firmenkarten erleichtern die Verwaltung dieser Ausgaben und unterstützen Sie dabei, Transparenz und Kontrolle über die Finanzen Ihres Unternehmens zu gewährleisten.
Firmenkarten decken ausschließlich geschäftliche Ausgaben ab. Von der Vermeidung von Vorfinanzierungen durch Angestellte bis hin zur Echtzeitüberwachung aller Transaktionen – die Vorteile sind klar. Doch welche Firmenkarte passt zu Ihrem Unternehmen? Und worauf sollten Sie bei der Wahl des Anbieters achten?
Erfahren Sie, welche Karten Ihnen den größten Mehrwert bieten und wie Sie den besten Anbieter finden.
Inhaltsverzeichnis
1. Warum sollte Ihre Firma Firmenkarten nutzen?
2. Die besten Anbieter von Firmenkarten im Überblick
3. Wie wählen Sie den passenden Anbieter für Firmenkarten aus?
1. Warum sollte Ihre Firma Firmenkarten nutzen?
Im Vergleich zum klassischen Spesenabrechnungssystem bietet die Firmenkarte zahlreiche Vorteile, um die Verwaltung der Geschäftsausgaben zu optimieren.
Es gibt verschiedene Arten und Bezeichnungen für Firmenkarten: Prepaid-Kreditkarte, Firmenkreditkarte, Business oder Corporate Card.
Mitarbeitende müssen keine persönlichen Gelder vorstrecken
Mitarbeitende müssen keine Ausgaben mehr aus eigener Tasche vorstrecken. Ob Geschäftsessen, Reisekosten oder Hotelbuchungen – alles läuft über die Firmenkarte. Auch andere Teams wie das Marketing können davon für ihre Büro-Käufe profitieren. Das sorgt für weniger administrativen Aufwand und auch für zufriedenere Mitarbeitende.
Buchhaltung wird vereinfacht
Firmenkarten automatisieren viele zeitintensive Prozesse und vereinfachen das Expense Management. Durch die direkte Verbindung der Karte mit Buchhaltungssystemen oder Tools für die Reisekostenabrechnung werden Ausgaben in Echtzeit erfasst und überprüft. So wird die Fehlerquote reduziert, und die Abrechnung erfolgt schneller und effizienter.
Echtzeitkontrolle und Sicherheit
Mit Firmenkarten behalten Firmen ihre Ausgaben jederzeit im Blick. So können Budgets besser kontrolliert und potenzieller Betrug frühzeitig erkannt werden.
Viele Anbieter erlauben die individuelle Konfiguration der Karten, etwa durch Limits für Transaktionen, Händlerfilter oder die Sperrung bestimmter Zahlungsarten wie Bargeldabhebungen.
2. Die besten Anbieter von Firmenkarten im Überblick
Nachdem Sie die Vorteile kennen, stellt sich die Frage: Welcher Anbieter bietet die geeignete Lösung?
Der Markt für Firmenkarten wächst stetig, und Unternehmen haben heute die Wahl zwischen einer Vielzahl von Anbietern. Wir stellen ihnen empfehlenswerte Firmenkreditkarten vor.
American Express
American Express bietet sowohl Business Cards als auch Corporate Cards an, die sich an unterschiedliche Unternehmensgrößen richten und verschiedene Funktionen und Vorteile bieten.
Die Business Card, Business Gold Card und Business Platinum Card richten sich an inhabergeführte Firmen bis zu 10 Mio. Euro Jahresumsatz.
Funktionen und Vorteile:
- Willkommensbonus (außer Business Card)
- Membership Rewards Programm: Sammeln von Punkten bei jedem Umsatz
- Reiseleistungen: Zugang zu Airport Lounges weltweit usw.
- Verlängertes Zahlungsziel: Liquiditätsvorteil durch verzögerte Abrechnung, Business Platinum Card sind es bis zu 58 Tage
- Zusatzkarten
- American Express Service: 24/7 Kundenservice für alle Karteninhaber
- Zugang zum Online-Konto und zur Amex De App
- Weitere Services und Vorteile je nach Kartentyp
Mögliche Einschränkungen der Business Cards
Die Business Platinum Card kostet 850€ pro Jahr, was für kleinere Unternehmen eine erhebliche Ausgabe darstellen kann. Dazu kommen Fremdwährungsgebühren.
KMU sollten überlegen, ob diese Gebühren durch die Vorteile aufgewogen werden.
Corporate Cards
Die Corporate Card, Corporate Gold Card und Corporate Platinum Card sind für mittlere und große Unternehmen, ab 10 Mio. Euro Jahresumsatz konzipiert.
Funktionen und Vorteile:
- Bonusprogamme: Sammeln von Punkten bei Umsätzen durch
das Membership Rewards auf Mitarbeiterebene oder Corporate Membership Rewards für das Unternehmen - Versicherungspaket mit Reisekomfort-Versicherung und weiteren Optionen je nach Kartentyp
- Auslandsreise-Krankenversicherung
- 24/7 Kundenservice inklusive GlobalAssist für Notfälle im Ausland
- Unternehmensvorteile: Flexible Haftungsformen, Online-Zugriff auf Management-Informationen
- Kostenkontrolle und Ausgabenmanagement: Alle Karten bieten Funktionen zur Überwachung und Verwaltung von Unternehmensausgaben
Mögliche Einschränkungen der Corporate Cards
Standardisierte Lösungen könnten für Großunternehmen mit spezifischen Anforderungen nicht flexibel genug sein. Bei einer großen Anzahl von Karten kann die Verwaltung und Überwachung aufwendig werden.
Beachten Sie auch Zusatzgebühren etwa für Transaktionen in Fremdwährungen und für Bargeldabhebungen.
N2F
N2F bietet physische oder virtuelle Mastercards jeweils als einmalig verwendbare oder dauerhafte Karten für Unternehmen verschiedener Größen an.
Funktionen und Vorteile der N2F-Firmenkarten:
- Physische oder virtuelle Karten möglich
- International einsetzbar
- Flexible Zahlungsoptionen (nur online, Tankkarte, …), individuell anpassbar
- Konfigurierbare Ausgabenlimits von 1 bis 100.000 Euro monatlich
- Flexible Nutzungszeiträume einstellbar (bspw. nur werktags, nur einmalig)
- Mit Google Pay und Apple Pay kompatibel
- Verwaltung und Verfolgung des Kartenbestands direkt in der N2F-App
- Online-, Offline- und Auslandszahlungen möglich
- Echtzeit-Ausgabenverfolgung und automatisierter Transaktionsabgleich
- Automatisierte Bankabstimmung, integriert in die N2F-Plattform
- Echtzeit-Management für Ausgabenlimits (Sperrung/Aktivierung) und Benachrichtigungen
- Automatische Einhaltung der Richtlinien und Sperrung bei Verstößen
- Gebührenfrei in der Eurozone
Mögliche Einschränkungen
Mitarbeitende von KMU müssen möglicherweise geschult werden, um die Vielzahl an Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten effektiv zu nutzen.
Sehr spezifische Anforderungen sehr großer Firmen oder Konzernen könnten die Standardfunktionen von N2F übersteigen.
AirPlus
AirPlus bietet mit der AirPlus Debit Account und AirPlus Corporate Card Kreditkarten für Unternehmen verschiedener Größen, die ihre Abrechnungsprozesse besonders bei Geschäftsreisen optimieren möchten.
Funktionen und Vorteile:
- Weltweite Akzeptanz
- Apple Pay & Google Pay-Unterstützung
- Digitales Management über ein Dashboard
- Individuelle Einstellungsmöglichkeiten für Funktionen, Limits und Zahlungsberechtigungen
- Vereinfachte Abrechnung: Zentrale Rechnungsstellung und Abrechnung mit Firmenhaftung
- Bonusprogramme mit Möglichkeit zur Teilnahme am Miles & More Programm
- Optimierung des Geschäftsreisemanagements
- Zentrale Buchung und Bezahlung für Flugtickets, Bahnfahrten, Hotelbuchungen usw.
- Trennung von Geschäfts- und Privatausgaben
- Umfangreiches Versicherungspaket für Geschäftsreisende
Mögliche Einschränkungen
Die Anpassung der Kartennutzung an die jeweilige Unternehmensgröße und –struktur erfordert Zeit. Größere Unternehmen sollten den Aufwand für die Verwaltung eines großen Kartenportfolios berücksichtigen.
N26
N26 bietet verschiedene Geschäftskarten für Selbständige und Freiberufler, die unter ihrem eigenen Namen arbeiten.
Das Angebot umfasst die Karten Business Standard, Business Smart, Business You und Business Metal.
Funktionen und Vorteile:
- Weltweite gebührenfreie Zahlungen
- Apple Pay & Google Pay-Unterstützung
- Mastercard 3D Securecode für sicheres Online-Shopping
- 100% mobiles Banking über die N26 App
- Echtzeit-Benachrichtigungen für alle Transaktionen
- CASH26-Funktion für Ein- und Auszahlungen in Partnergeschäften
- Kostenlose Abhebungen in Euro (Anzahl variiert je nach Kontomodell)
- Virtuelle Karte zusätzlich zur physischen Karte (außer bei N26 Standard)
- Spaces (Unterkonten) zur Organisation der Finanzen (Anzahl variiert je nach Kontomodell)
- Versicherungspaket mit Reiseversicherung usw.
Mögliche Einschränkungen
Für Freelancer und Solo-Selbstständige kann die eingeschränkte Skalierbarkeit und das Fehlen der parallelen Führung von privatem und geschäftlichem Konto die Flexibilität einschränken. Zusatzgebühren können bei Bargeldeinzahlungen und Bargeldabhebungen fällig werden.
Pleo
Pleo bietet drei verschiedene Geschäftskarten an:
- Pleo Starter: Kostenlos für 2 Nutzer (maximal 3 Nutzer möglich), geeignet für Freelancer und Einzelunternehmer
- Pleo Essential (3 Nutzer inklusive), geeignet für kleine Unternehmen
- Pleo Advanced (3 Nutzer inklusive), geeignet für mittelständische und große Unternehmen
Funktionen und Vorteile:
- Weltweite Akzeptanz: Als Mastercard Commercial Cards werden die Karten weltweit akzeptiert; sie funktionieren wie Debitkarten, bei denen das Konto vorab aufgeladen werden muss
- Apple Pay & Google Pay-Unterstützung
- Physische und virtuelle Karten
- Spesen- und Reisekostenabrechnungen werden automatisch erfasst und kategorisiert
- Ausgabenkontrolle: Individuelle Limits für Mitarbeitende können festgelegt werden
- Echtzeit-Einsicht über alle Betriebsausgaben
- Digitale Belegerfassung per Pleo-App
- Integration mit Buchhaltungssoftware
- Cashback: Bei bestimmten Tarifen gibt es Cashback auf Einkäufe
Mögliche Einschränkungen
KMU müssen die Kosten-Nutzen-Relation sorgfältig abwägen. Die fehlende Option für Bargeldtransaktionen und das Prepaid-Modell könnten die Flexibilität einschränken.
Großunternehmen haben oft spezifische Bedürfnisse und benötigen flexible Finanzierungsoptionen. Das Prepaid-Modell könnte für umfangreiche Geschäftstransaktionen weniger optimal sein.
Spendesk
Das Unternehmen bietet physische Debitkarten, Prepaid-Karten und virtuelle Karten:
- Essentials (Verwaltung von bis zu 3 Entitäten) für KMU
- Scale (Verwaltung von bis zu 5 Entitäten) für etablierte Unternehmen
- Premium (unbegrenzte Verwaltung von Entitäten) für große Unternehmen
Funktionen und Vorteile:
- Echtzeit-Übersicht aller Ausgaben
- Automatische Belegerfassung und -zuordnung
- Integration mit Buchhaltungssoftware
- Individuelle Ausgabenlimits und Genehmigungsprozesse
- Digitale Eingangsrechnungsverwaltung
- Auslagenverfolgung und -erstattung in Spendesk
- Grundlegende Buchhaltungsintegrationen
- Zentralisierte Abonnementverwaltung
- E-Mail-Weiterleitung von Belegen mit OCR-Technologie
- Automatische Belegerinnerungen
- Ausgaberichtlinien und Genehmigungsabläufe
- Spesen-, Bargeld- und Kilometererstattungen
- Verpflegungsmehraufwand (Deutschland)
- Bargeldabhebung
Mögliche Einschränkungen
Großunternehmen haben oft komplexere Anforderungen an Ausgabenmanagement und Buchhaltungsintegration, die über die Möglichkeiten von Spendesk hinausgehen könnten. Die eingeschränkte Belegscan-Funktion ist möglicherweise weniger geeignet für Unternehmen mit hohem Transaktionsvolumen.
Aktuell unterstützt Spendesk Apple Pay und Google Pay noch nicht direkt, plant aber deren Einführung.
3. Wie wählen Sie den passenden Anbieter für Firmenkarten aus?
Die Geschäftskarte hilft Mitarbeitenden, Einkäufe zu tätigen oder Spesen abzurechnen. Die Wahl des passenden Anbieters hängt von der Unternehmensgröße, den besonderen Anforderungen und den gewünschten Funktionen ab.
Digitale Lösungen vs. klassische Bankkarten
Herkömmliche Bankkarten bieten Basisfunktionen wie Zahlungsabwicklung und Ausgabenübersicht. Anbieter von Firmen-Kreditkarten gehen hier einen Schritt weiter. Viele fortschrittliche Lösungen integrieren folgende Funktionen:
- Virtuelle Karten: Für einmalige oder spezifische Ausgaben, ideal für Online-Transaktionen.
- Automatisierte Integration: Nahtlose Verbindung mit Lösungen für Spesenabrechnungen und Buchhaltung.
- Echtzeit-Benachrichtigungen: Sie werden über jede Transaktion direkt informiert, um maximale Transparenz zu gewährleisten.
- Online-Plattform, auf der die Bankbewegungen aller Karten zentralisiert werden, unabhängig davon, ob es sich um physische, virtuelle oder einmalige Karten handelt.
- Schnelle Kontrolle der Ausgaben: Der Bankabgleich erfolgt automatisch.
Kosten und Gebührenstruktur
Firmenkarten unterscheiden sich stark in ihren Kosten. Einige wichtige Aspekte sind:
- Jahresgebühren pro Karte
- Kosten für internationale Transaktionen
- Gebühren für Bargeldabhebungen
Unternehmen sollten darauf achten, dass die gewählte Lösung nicht nur budgetfreundlich ist, sondern auch Mehrwert bietet, etwa durch Bonusprogramme oder gebührenfreie Transaktionen innerhalb der EU.
Darüber hinaus kann das Prepaid-Modell einiger Anbieter den Cashflow durch klare Budgetlimits, Echtzeit-Tracking und automatisierte Prozesse verbessern. Es verhindert Überziehungen, erleichtert die Liquiditätsplanung und beschleunigt die Abrechnung.
Anpassungsfähigkeit und Flexibilität
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Bedürfnisse. Die leistungsfähigsten Anbieter bieten Optionen, die individuell an Mitarbeitende angepasst werden können:
- Individuelle Konfiguration von Ausgabenlimits und Nutzungszeiten
- Händlerfilter, um Zahlungen nur bei bestimmten Anbietern zu erlauben
- Unterstützung für verschiedene Währungen und internationale Transaktionen
Integration in bestehende Systeme
Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Integration der Kartenlösung in bestehende Systeme. Eine nahtlose Integration spart Zeit und sorgt für weniger Fehler bei der Datenübertragung. Achten Sie darauf, dass Ihre Firmenkarten mit bestehenden Spesenabrechnungs-Lösungen, Buchhaltungs- und ERP-Systemen wie Datev, SAP oder Lexoffice kompatibel sind.
Sicherheit und Compliance
Firmenkarten sollten hohen Sicherheitsstandards entsprechen. Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), Ausgabenlimits, Echtzeit-Stornierung und Überwachung verdächtiger Aktivitäten sind unverzichtbar.
Außerdem sollte die Lösung den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, insbesondere in Bezug auf Steuerkonformität und Datensicherheit.
Firmenkreditkarten bieten mehr als nur ein bequemes Zahlungsmittel. Sie sind ein Schlüssel zu effizientem Finanzmanagement und tragen maßgeblich zur Optimierung der Unternehmensprozesse bei.
Wählen Sie einen Anbieter, der zu Ihrem Unternehmen passt – von der Unternehmensgröße über die gewünschten Funktionen bis hin zur Systemintegration -,
um eine präzise und effiziente Ausgabenübersicht zu gewährleisten.
Bei N2F sind die Geschäftskarten ein optionales Modul der Spesenabrechnungssoftware. So profitieren Sie von einem Premium-Zahlungsmittel, einer optimierten Verwaltung der Geschäftsausgaben und der automatischen Bankkontenabstimmung – alles direkt sichtbar über die Anwendung.
