Wie manche andere Anträge und Dokumente auch sind Fahrtkostenabrechnungen zwar notwendig, aber zählen nicht unbedingt zu den beliebtesten Aufgaben. Dennoch ist eine korrekte Fahrtkostenabrechnung unerlässlich, damit Arbeitnehmer nicht zu lange in Vorkasse gehen müssen. Auch für eine mögliche Steuerrückerstattung ist es wichtig, die ausgelegten Kosten korrekt zu dokumentieren. In diesem Artikel verraten wir Ihnen nicht nur, welche Angaben in einer Fahrtkostenabrechnung enthalten sein müssen, damit Sie eine Vorlage für Ihre Fahrtkostenabrechnung erstellen können, sondern zeigen Ihnen ebenfalls, wie Sie sich den Arbeitsalltag mit einer digitalen Fahrtkostenabrechnung deutlich erleichtern können.

Wo liegt der Unterschied zwischen einer Fahrtkostenabrechnung und einer Reisekostenabrechnung?

Zu Beginn möchten wir klären, wann Kosten, die im Rahmen einer Reise oder eines Weges, der für die Arbeit zurückgelegt wird, überhaupt als Fahrtkosten zählen und wann diese zur Reisekostenabrechnung dazugehören und wann sie anders behandelt werden. Dabei und bei allen weiteren Informationen in diesem Artikel beziehen wir uns auf den gesetzlichen Rahmen in Deutschland.

Der Hauptunterschied zwischen einer Fahrtkosten- und einer Reisekostenabrechnung ist, dass bei einer Reisekostenabrechnung auch noch weitere Kosten wie Übernachtungskosten mit inbegriffen sind, während bei einer Fahrtkostenabrechnung nur die Kosten für das Verkehrsmittel abgerechnet werden.

Als Reisekosten zählen Fahrtkosten dann, wenn sie für Geschäftsreisen mit dem eigenen PKW entstanden sind. In diesem Fall können sie zusammen mit weiteren entstandenen Kosten wie beispielsweise für Verpflegung auf einer Dienstreise, mit der Reisekostenabrechnung zur Erstattung eingereicht werden.

Was zählt nicht als Fahrtkosten im Sinne der Fahrtkostenabrechnung?

Nutzen Sie für Ihre Geschäftsreise öffentliche Verkehrsmittel wie Zug oder Flugzeug, zählt dies nicht als Fahrtkosten im Sinne der Fahrtkostenabrechnung, sondern lediglich als Reisekosten. Oft werden diese Tickets auch bereits im Voraus vom Arbeitgeber gebucht, sodass der Arbeitnehmer nicht in Vorkasse treten muss. Ein weiterer Fall ist die Nutzung eines Firmenwagens. In diesem Fall zählen diese weder als Reise- noch als Fahrtkosten, da das Unternehmen bereits für den Firmenwagen zahlt und somit keine Kosten erstattet werden können.

Die Fahrtkostenabrechnung umfasst generell Fahrten, die zu dienstlichen Zwecken mit dem eigenen Fahrzeug zurückgelegt werden.

In welcher Form werden Fahrtkosten zurückerstattet?

Es gibt zwei Möglichkeiten für die Rückerstattung von Fahrtkosten. Einmal können sie für dienstliche Zwecke vom Arbeitgeber zurückerstattet werden. Der Weg zwischen Arbeitsstätte und Wohnort jedoch kann bei der Einkommenssteuererklärung unter Umständen mithilfe der Entfernungspauschale geltend gemacht werden.

Ebenfalls können Selbstständige betriebsbedingte Fahrten als Betriebsausgaben in voller Höhe steuerlich absetzen. Dafür müssen sie entweder den Anteil der Betriebsausgaben an den Gesamtkosten via Fahrtenbuch nachweisen oder können pro gefahrenen Kilometer die Kilometerpauschale beantragen.

Für Fahrtkosten, die von Unternehmen erstattet werden, gibt es die gesetzliche Kilometerpauschale von 30 Cent pro Kilometer. Unternehmen können jedoch auch einen individuellen Tarif festlegen. Dieser Tarif sowie die Bedingungen für die Erstattungen von Fahrtkosten kann auch Teil des geltenden Arbeits- oder Tarifvertrages sein.

Das Fahrtenbuch: Ein wichtiger Teil der Fahrtkostenabrechnung

Wie bereits erwähnt, muss der Arbeitnehmer unter Umständen ein Fahrtenbuch führen, um nachzuweisen, wie viele Kilometer er dienstlich zurückgelegt hat. Das Fahrtenbuch muss dabei kontinuierlich geführt werden und jede Fahrt muss mit Datum, Kilometerstand vor Antritt der Reise sowie nach Ankunft, zurückgelegten Kilometern, der Route beziehungsweise Start- und Zielort sowie dem Anlass für die Reise dokumentiert werden.

Alle Einträge sollten chronologisch geordnet werden und eine lückenlose Dokumentation entstehen.

Welche Elemente müssen in einer Vorlage für eine Fahrtkostenabrechnung enthalten sein?

Wenn Sie eine Vorlage für eine Fahrtkostenabrechnung erstellen möchten, sollten folgende Daten abgefragt werden:

  • Reisedatum
  • Verkehrsmittel
  • gefahrene Kilometer oder Gesamtkosten der Fahrt
  • Name des Fahrers/Reisenden
  • Bankverbindung des Antragstellers
  • Datum des Antrags auf Fahrtkostenerstattung

Zudem muss der Anlass der Reise im Dokument enthalten sein. Auch Quittungen für öffentliche Verkehrsmittel müssen im Anhang enthalten sein, wenn diese genutzt wurden. Die entsprechenden Nachweise über zurückgelegte Kilometer erbringen die Antragsteller mithilfe eines Fahrtenbuchs. Zuletzt muss der Antrag noch vom Antragsteller unterschrieben werden.

Damit wichtige Angaben nicht vergessen werden und Mitarbeiter das Dokument nicht selbst erstellen müssen, empfiehlt es sich, eine Vorlage für diese Zwecke bereitzuhalten. Noch einfacher gelingt die Reisekostenabrechnung allerdings mithilfe von digitaler Tools.

Fahrtkostenabrechnung made easy mit digitalen Tools

Anstelle von zahlreichen Formularen können Fahrtkostenabrechnungen auch einfach digital verwaltet werden. Natürlich können Sie selbst mithilfe von Excel oder ähnlichen Programmen eine Vorlage erstellen. Diese Möglichkeit stößt außerhalb von kleinen Unternehmen mit wenigen Reisen jedoch schnell an ihre Grenzen. Gerade Unternehmen, deren Mitarbeiter viele Dienstreisen absolvieren oder die aufgrund ihrer Größe einen hohen Verwaltungsaufwand haben, profitieren von der digitalen Fahrt- und Reisekostenabrechnung.

Sie sparen nicht nur Papier, sondern können die Anträge und Erstattungen auch effizienter und schneller bearbeiten. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Programme für die Kostenerstattungen oft eine Schnittstelle für die Buchhaltung Ihres Unternehmens besitzen und so die Daten mit wenig Aufwand oder sogar automatisiert übermittelt werden können.

Die digitale Fahrtkostenabrechnung mit N2F

N2F ist mehr als nur ein Tool für die papierlose Fahrtkostenabrechnung. Die Software inklusive mobiler App eignet sich für die gesamte Reisekosten- und Spesenabrechnung. Egal, ob Arbeitnehmer mit einem privaten PKW, mit einem Firmenwagen oder Servicefahrzeug unterwegs sind, N2F kann diese Fälle verwalten. Speziell für die digitale Fahrtkostenabrechnung gibt es jedoch die Partnerschaft mit Google Maps, mithilfe derer die Berechnung der Kilometerpauschale zum Kinderspiel wird.

Als Arbeitgeber können Sie in N2F Ihre Kilometerpauschale hinterlegen, sodass sie automatisch berechnet wird. Dank der Partnerschaft mit Google Maps können gefahrene Routen inklusive Zwischenstopps einfach dokumentiert werden und vereinfachen so die Aufzeichnung einzelner Fahrten für die Arbeitnehmer. Auch die Fehleranfälligkeit der händischen Dokumentation entfällt.

N2F ermöglicht jedoch noch mehr. Häufig gefahrene Routen können gespeichert werden, sodass sie nicht jedes Mal erneut eingegeben werden müssen. Die Strecke zwischen Wohnort und Arbeit kann ebenfalls eingespeichert und automatisch von den Erstattungen abgezogen werden. Belege werden einfach abfotografiert und dank KI-Technologie werden alle relevanten Daten automatisch extrahiert, sodass das Ausfüllen von Formularen kinderleicht wird.

Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber ziehen zahlreiche Vorteile aus einer digitalen Fahrtkostenabrechnung mit N2F. Für Arbeitnehmer wird der Prozess der Dokumentation und Erstattung vereinfacht, während Arbeitgeber zusätzlich mehr Kontrolle über ihre Fahrzeugflotte erhalten. Ein weiteres praktisches Feature für international tätige Unternehmen ist die automatische Umrechnung von Währungen und insgesamt 11 Sprachen, die derzeit von N2F unterstützt werden.

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