Das Ende der Reisekostenlösung DATEV – Das sind die Alternativen für Ihre Reisekostenabrechnung

Falls Sie beruflich mit dem Thema Reisekostenabrechnung in Berührung kommen, haben Sie es vielleicht schon mitbekommen: Wie kürzlich veröffentlicht wurde, wird die Reisekostenlösung DATEV Reisekosten classic bald nicht mehr zur Verfügung stehen. Viele Unternehmen suchen nun nach geeigneten und vor allem zeitgemäßen Lösungen, um ihre Reisekostenabrechnung so problemlos wie möglich weiterführen zu können.

Warum DATEV vom Markt genommen wird

In Zeiten der Digitalisierung wird es immer wichtiger, am Zahn der Zeit zu bleiben und seine Produkte stetig weiterzuentwickeln. Wie DATEV verlauten ließ, hat sich die DATEV Reisekostenlösung als nicht mehr modern genug erwiesen, um den Bedürfnissen der Nutzer gerecht zu werden. Das Angebot der Reisekostenlösung wird daher voraussichtlich zum Januar 2022 eingestellt und Nutzer müssen sich nach Alternativlösungen umsehen. Betroffen sind DATEV Reisekosten classic sowie Arbeitnehmer online Meine Reisen.

Sind auch Sie auf der Suche nach Alternativen? Schauen wir zunächst, welchen Anforderungen eine neue Reisekostenlösung gerecht werden muss.

Welche Anforderungen eine alternative Reisekostenlösung erfüllen sollte

Ein Grund für das Ende der DATEV Reisekostenlösung ist unter anderem das Fehlen einer mobilen Lösung in Form einer App. Zwar bot Reisekosten Classic viele praktische Features, wie eine Rechteverwaltung für verschiedenen Nutzer und eine hohe Rechtssicherheit durch Kenntnis der geltenden gesetzlichen Vorschriften, doch mit einer mobilen App konnte DATEV nicht aufwarten.

Dabei ist gerade Mobilität der große Faktor, der die Reisekostenabrechnung auszeichnet, denn schließlich geht es um das Thema Reisen. Schauen wir uns an, inwiefern Mobilität eine wichtige Rolle bei der Suche nach einer Alternative zu DATEV spielt.

Die App als Schnittstelle:

Eine Geschäftsreise beginnt nicht erst bei der Reisekostenabrechnung in der Verwaltung des Unternehmens. Um diese korrekt durchzuführen, müssen bereits während der Reise unzählige Quittungen und Rechnungen gesammelt und aufbewahrt werden – nur um dann zuhause am Arbeitsplatz wieder mühsam ins System eingespeist zu werden. Zudem stellt sich die Frage nach der Aufbewahrung der vielen Nachweise. Wer will heute noch Schränke weise Akten im Büro aufbewahren müssen?

Eine App hingegen kann Mitarbeiter bereits auf der Geschäftsreise begleiten, alle Nachweise einscannen und direkt in die Reisekostensoftware übermitteln. So wird die Geschäftsreise einerseits weniger stressig für die Mitarbeiter und es fällt andererseits kaum noch Papierkram für die Verwaltung an. Unternehmen und Angestellte gewinnen so beide an Zeit und Komfort.

Die App als Übersetzer:

Im Ausland erhaltene Rechnungen und Quittungen können schnell zum Problem auf der Verwaltungsebene werden, wenn sie nicht auf Deutsch oder zumindest auf Englisch ausgestellt wurden. Gerade bei häufigen Auslandsreisen müssten Sie so jedes Mal einen Übersetzer beauftragen, um die Abrechnung korrekt durchführen zu können.

Gleiches gilt für den Umgang mit verschiedenen Währungen. Auch wenn die Eurozone inzwischen sehr groß ist, kann es vorkommen, dass Ihnen Rechnungen in einer Fremdwährung vorliegen. Die Umrechnung ist in diesem Fall mühsam und birgt ein hohes Fehlerpotenzial, denn Wechselkurse unterliegen täglichen Schwankungen.

Eine mobile und international ausgerichtete App bietet Ihnen idealerweise für beide Probleme eine Lösung: Sie spricht bestenfalls mehrere Sprachen und kann Währungen schnell und richtig umrechnen.

Die App als Kontrolleur:

Fehler sind menschlich, aber mithilfe digitaler Begleiter immer häufiger vermeidbar. Eine App kann dabei wichtige Kontrollfunktionen übernehmen.

Ist ein Mitarbeiter das erste Mal auf Dienstreisen unterwegs oder zum ersten Mal in einem unbekannten Land, kann es schnell zu Verwirrung bei der Höhe der Tagessätze kommen. Eine App, die die gültigen Pauschalen kennt und die bereits entstandenen Kosten erfasst, kann hier einige Probleme vermeiden. Sie warnt den Reisenden vor, dass er das Limit überschreitet und vermeidet so zu hohe Kosten, die nicht erstattet werden können.

Auch falls Sie ein internationales Unternehmen mit Tochterfirmen im Ausland sind oder über Länder hinweg arbeiten, kann Ihnen eine App gute Dienste leisten. Kennt die App geltende Rechte in den jeweiligen Ländern, können auch hier Missverständnisse und gar schwerwiegende Fehler vermieden werden.

Die alternative Reisekostenlösung N2F

Die Vorteile einer App als Reisebegleiter sollten Ihnen nun klar geworden sein. Falls Sie sich jetzt fragen, welcher Anbieter Ihnen einen solchen Service bieten, möchten wir Ihnen an dieser Stelle N2F als Alternative zu DATEV Reisekosten classic vorstellen.

Vorab sollten Sie wissen, dass N2F sowohl mit der DATEV Reisekostenlösung (mit Buchhaltungsexport im DATEV-XML-Format und Belegen im Anhang) als auch mit allen anderen Buchhaltungs- oder ERP-Tools verbunden werden kann. Somit stellt der Umstieg auf N2F für Sie keine große Hürde dar.

N2F wird Ihnen ganz im Gegenteil einige zusätzliche Leistungen bieten, die Sie mit DATEV bisher nicht hatten. N2F gehört zu einer neuen Generation von Reisekostenlösungen, die Ihnen mit einer mobilen App Verwaltung und Abrechnung von Reisekosten erleichtern möchte. Die mobile N2F-App löst dabei alle vorab erwähnten Probleme in nur einer einzigen All-in-One-Lösung.

Schnell, effizient und praktisch – das zeichnet N2F aus, wie auch Marcel Hirt (Kaufmännischer Geschäftsführer bei Winterhalter) bestätigt: „N2F ermöglicht uns eine zeitnahe und zeitgerechte Spesenerfassung und -abrechnung. Dies ermöglicht eine schnellere Auszahlung und periodengerechte Erfassung der Auslagen.“

N2F begleitet Ihre Mitarbeiter auf der gesamten Planung und Durchführung der Geschäftsreise. Mit der praktischen Smartscan-Funktion können alle Quittungen und Rechnungen ganz bequem eingescannt und so digital in der App gesammelt werden. Weitere umständliche Schritte der Datenübertragung werden so überflüssig.

Auch als internationale Lösung kann N2F brillieren. Die App bietet beispielsweise Funktionen zur Mehrländerverwaltung, die passend für alle Ihre Tochterfirmen sind. Auch mehrsprachige Teams profitieren von der Nutzung der N2F-App: Die mehrsprachige App arbeitet in 11 Sprachen und ist somit perfekt geeignet, falls Sie in verschiedenen Ländern tätig sind.

Ihre Mitarbeiter reisen in Länder außerhalb der Euro-Zone? Auch das ist mit N2F kein Problem. Die App verwaltet 170 weltweite Währungen. So haben Sie immer die perfekte Kostenkontrolle. Die internationale Ausrichtung der App betont auch Kunde Volker Kusch, der kaufmännischer Geschäftsführer von GEBAU ist: „N2F hat unsere Reisekostenabrechnungs-Prozesse in der Buchhaltungsabteilung und auch beim Reisenden wesentlich transparenter und komfortabler gemacht. (…) Die Prozesse und Workflows in N2F sind von Anfang bis Ende sehr gut durchdacht und benutzerfreundlich.“

Sie haben noch Fagen zur N2F und seinen Funktionen im Vergleich zu DATEV Reisekosten classic? Unser Team steht Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite, damit Sie die für sich passende Lösung finden.