Geschäftsreisen und die damit verbundene Abrechnung von Reisekosten gehören zu den unliebsamen Aufgaben eines jeden Unternehmens. Eine Reise will gut geplant werden, um in der Durchführung zugleich wirtschaftlich als auch gesetzesgetreu zu sein. Es ist daher unerlässlich, als Unternehmen einem genauen Protokoll zu folgen, wenn es um Planung und Verlauf der Reise geht. Die Vermeidung von Problemen beginnt bereits beim richtigen Management von Einsatzaufträgen im Vorfeld der Geschäftsreise. Wie Sie bei diesen Zeit und Nerven sparen, werden Sie im Folgenden erfahren.

Die wichtigsten Fragen im Vorfeld der Geschäftsreise

Bevor Ihr Mitarbeiter ins Flugzeug steigen kann, müssen alle wichtigen ersten Schritte der Reiseplanung korrekt ausgeführt werden. Beachten Sie daher unbedingt folgende 5 Punkte zur revisionssicheren Erteilung eines Einsatzauftrags.

#1 – Die Voraussetzungen einer Geschäftsreise kennen

Um Ihre Reisekostenabrechnung revisionssicher zu managen, sollte Ihnen zunächst bewusst sein, was die Voraussetzungen einer jeden Geschäftsreise sind. Im Vorfeld jeder geschäftlichen Reise muss diese schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt werden. Hierfür sind entweder das Unternehmen oder die sendende Behörde zuständig, die in der Regel auch die Reisekostenvergütung festlegen und letztlich abrechnen. Lediglich bei Dienstreisen, die direkt am Dienst- oder Wohnort stattfinden, genügt eine formlose Anordnung oder Genehmigung.

#2 – Den Reisemanager frühzeitig bestimmen

Als Unternehmen haben Sie bei der Organisation einer Geschäftsreise zwei Optionen: Entweder, diese wird intern organisiert oder Sie lagern das Reisemanagement an einen sogenannten externen Travel Manager aus.

Travel Manager arbeiten in der Regel in einer Agentur oder einem Büro, das sich auf die Organisation von Geschäftsreisen spezialisiert hat. Derartige Anbieter werden von Unternehmen und Institutionen häufig über offene Ausschreibungen gefunden und langfristig beauftragt.

Da nicht jedes Unternehmen über das hierfür nötige Budget verfügt, werden die meisten Geschäftsreisen jedoch intern organisiert. Der Vorteil ist dabei die Kontrolle über alle Einzelschritte der Reiseplanung. Ein Nachteil ist die aufwendige Planung, weswegen in der Regel Assistenzkräfte speziell für die Reisekostenabrechnung eingestellt werden.

Weniger erfahrene Kollegen können jedoch in der Regel alles, was für das Reisemanagement von Nöten ist, in den Reiserichtlinien des Unternehmens nachschlagen und sich so einarbeiten.

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#3 – Den Einsatzauftrag korrekt erteilen

Egal wer die Organisation der Geschäftsreise letztlich übernimmt, es sollte klar sein, wie der Einsatzauftrag konkret erteilt wird. Ein Einsatzauftrag ist die Zusammenfassung aller auf die Reise bezogenen Informationen und Dokumente.

Hierzu gehören alle wichtigen Daten, Orte, Materiallisten, Zeitpläne und eine Übersicht über die anfallenden Kosten. Der Einsatzauftrag ist für Angestellte ein wichtiger Nachweis, um im Anschluss an die Reise alle entstandenen Kosten erstattet zu bekommen.

Im Vorfeld sollten die Geschäftsreisenden ein Formular ausfüllen, auf dem alle nötigen Informationen wie Reisedaten, Zielort und Kosten festgelegt werden. Im Anschluss ist es Aufgabe der Vorgesetzten, dieses Formular zu unterschreiben.

So kann noch einmal überprüft werden, ob die Reise wirklich sinnvoll ist und ob die zu erwartenden Kosten dem Aufwand entsprechen oder angepasst werden müssen.

Dieser Prozess kann in Papierform oder elektronisch durchgeführt werden. Bedenken Sie jedoch, dass eine Digitalisierung Ihres Reisekostenmanagements Sie vor Verlust und Fehlern schützen kann. Auch zahlreiche digitale Helfer wie die Software zur Reisekostenverwaltung N2F stehen Ihnen heute zur Verfügung.

#4 – Das A1-Zertifikat für Reisen in der EU beantragen

Im Vorfeld jeder Geschäftsreise ins europäische Ausland, müssen Sie sich zusätzlich um das sogenannte A1-Zertifikat kümmern.

Ein A1-Zertifikat dient dazu, nachzuweisen, dass ein Beschäftigter auf Reisen über sein Heimatland sozialversichert ist. Auf diese Weise wird vermieden, dass Sozialversicherungsbeiträge doppelt gezahlt werden müssen. Erfolgt kein Nachweis, gilt das Territorialprinzip und der Arbeitgeber kann gezwungen werden, zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge zu bezahlen.

🔎 A1-Zertifikate benötigen Sie in allen EU-Ländern, dem gesamten Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) und ebenfalls in der Schweiz.

Den Antrag auf ein A1-Zertifikat können Sie in elektronischer Form stellen, beispielsweise über eine geeignete Entgeldabrechnungssoftware. Dieses übermittelt Ihre Anfrage an den jeweiligen Sozialversicherungsträger, von welchem Sie anschließend das Zertifikat erhalten.

#5 – Alle wichtigen Unterlagen versammeln

Nun dass der schriftliche Einsatzauftrag steht, müssen Sie alles Wichtige für die eigentliche Geschäftsreise vorbereiten. Überlegen Sie, welche Dinge vor Ort dringend benötigt werden. Dazu gehören beispielsweise alle Reisedokumente, Buchungscodes und Zugangsdaten, Sicherheitsvorschriften und Tickets.

Folgende Fragen sollten vor Abreise dringend geklärt worden sein:

  • Wann und wo ist die Abfahrt?
  • Wie lang sind die Transferzeiten?
  • Wo befindet sich die Unterkunft und wie kommt der Mitarbeiter dorthin?
  • Wann ist das erste Treffen und mit wem?

Bedenken Sie auch bei der Zusammenstellung all dieser Informationen, dass der Geschäftsreisende vermutlich keinen unnötigen Papierkram mit ins Handgepäck nehmen möchte. Schicken Sie alles in einem Dokument per Mail oder nutzen Sie eine Reisekostenapp wie N2F.

So kann N2F Ihnen bei Ihren Einsatzaufträgen helfen

All die genannten Punkte klingen nach Massen an Papierkram? Das muss nicht sein. Mit den geeigneten Tools können Sie die gesamte Organisation Ihrer Geschäftsreisen digitalisieren und Papier überflüssig machen.

Einer dieser digitalen Helfer ist N2F. Das All-in-One-Tool begleitet nicht nur Ihre Mitarbeiter auf der gesamten Geschäftsreise, sondern hilft Ihnen als Unternehmen auch schon bei der Vorbereitung der Reise. Die App erlaubt Ihnen die komplette digitale Verwaltung Ihrer Einsatzaufträge mit einer speziellen Funktion.

Die Einsatzauftrags-Funktion von N2F bietet Ihnen drei Optionen:

  1. Reisegenehmigungsanfrage: Der Angestellte bittet den Manager über eine digitale Anfrage mit den Reisedetails um die Genehmigung der Geschäftsreise
  2. Reisereservierungsanfrage: Der Angestellte stellt eine Anfrage in der Reisereservierungsabteilung, damit diese die Reise organisiert.
  3. Genehmigungsanfrage für den Kauf von Equipment: Der Angestellte bittet um den Kauf für auf der Reise benötigtes Equipment.

Als zusätzliche Features bietet N2F Ihnen die Möglichkeit einer Anfrage für Vorschusszahlungen der Reisekosten, sowie die Einrichtung einer Sperrfunktion für unvollständige Reiseanfragen sowie das Festlegen einer Höchstgrenze für die Reisekosten. So behalten Sie stets die Kontrolle über alle Einsatzaufträge. Alle Änderungen und getroffenen Vereinbarungen werden in N2F gespeichert, sodass keine wichtigen Informationen verloren gehen oder Unklarheiten entstehen.

Die Stärke von N2F liegt in der Flexibilität der Anwendung. Sie können N2F genau an Ihre Unternehmensrichtlinien anpassen und so sicherstellen, dass alles genau nach Ihren Wünschen abläuft.

Falls Sie mehr Details über die Einsatzauftrags-Funktion erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unseren ausführlichen Artikel zu diesem Thema 👉 Einsatzaufträge und Reisekostenabrechnungen: Welchen Rückerstattungsprozess sollten Sie einsetzen?