Unsere belgischen Nachbarn bereiten sich auf eine große Veränderung im Bereich der Rechnungsstellung vor. Ab dem 1. Januar 2026 wird die elektronische Rechnungsstellung für alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen verpflichtend sein. Diese Reform, die an europäische Standards angepasst ist, wirft aber zahlreiche Fragen und Bedenken hinsichtlich ihrer Umsetzung auf.
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Wer ist von der Reform betroffen?
Alle Unternehmen, die in Belgien mehrwertsteuerpflichtig sind, sind von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung betroffen. Dies schließt kleine, mittlere und große Unternehmen sowie Selbstständige und Freiberufler ein.
Zeitplan für die Einführung
Die elektronische Rechnungsstellung wird in Belgien in zwei Schritten verpflichtend:
- 1. März 2024: Unternehmen, die an föderalen öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen, müssen – unabhängig vom Auftragswert – elektronische Rechnungen ausstellen. Bei anderen öffentlichen Aufträgen gilt dies ab einem Auftragswert von mindestens 3.000 Euro (ohne MwSt.).
- 1. Januar 2026: Erweiterte Verpflichtung für alle in Belgien mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen, strukturierte elektronische Rechnungen für B2B-Transaktionen auszustellen und zu empfangen. B2C-Rechnungen sind von dieser Pflicht ausgenommen.
Welche Rechnungen sind betroffen?
Die Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft alle B2B-Rechnungen, einschließlich:
- Verkaufsrechnungen
- Rechnungen für Einkäufe
- Gutschriften
- Korrekturrechnungen.
B2C-Rechnungen sind nicht betroffen, können aber in elektronischer Form ausgestellt werden, wenn beide Parteien zustimmen.
Welche Vorteile bringt die Pflicht?
1. Angleichung an den europäischen Standard
Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung in Belgien erfolgt im Rahmen der europäischen Richtlinie 2014/55/EU, mit der die Praktiken der elektronischen Rechnungsstellung innerhalb der Europäischen Union harmonisiert werden sollen. Diese Harmonisierung soll den grenzüberschreitenden Handel erleichtern und die Wettbewerbsfähigkeit der europäischen Unternehmen stärken.
2. Verbesserte Rückverfolgbarkeit von Rechnungen
Die E-Rechnung ermöglicht es, die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit von Rechnungen während ihres gesamten Lebenszyklus zu gewährleisten. Dank strukturierter Formate und elektronischer Signaturen ist es schwieriger, eine elektronische Rechnung zu fälschen oder zu verlieren.
3. Vereinfachung der Prozesse
Durch die Digitalisierung von Rechnungen werden deren Verfolgung, Bearbeitung und Bezahlung erheblich vereinfacht. Lästige manuelle Aufgaben, Eingabefehler und verspätete Zahlungen entfallen.
Elektronische Rechnungen können automatisch in Buchhaltungs- und ERP-Systeme eingespeist werden, um die Prozesse zu beschleunigen und die Bearbeitungskosten zu senken.
4. Optimierung der Steuererklärungen
Daten aus elektronischen Rechnungen können einfacher extrahiert und an die Steuerbehörden weitergeleitet werden, wodurch die Umsatzsteuererklärung vereinfacht und automatisiert wird.
Formate und Standards
Für die elektronische Rechnungsstellung in Belgien gelten bestimmte Formate und Normen, die die Kompatibilität und Sicherheit des Austauschs gewährleisten. Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten Format vorliegen und der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Gültige Formate sind:
- XML
- UBL (Universal Business Language)
- CII (Cross Industry Invoice).
Peppol-Standard
Der Peppol-Standard (Pan-European Public Procurement Online) ist das bevorzugte Netzwerk für den sicheren Austausch elektronischer Rechnungen in Belgien. Es ermöglicht Unternehmen, E-Rechnungen zuverlässig und standardisiert mit Geschäftspartnern und öffentlichen Einrichtungen auszutauschen.
Hermes-Plattform
Die von der belgischen Regierung eingerichtete Hermes-Plattform erleichtert den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung. Sie ermöglicht es Unternehmen, strukturierte elektronische Rechnungen an alle ihre belgischen Kunden zu senden, auch an solche, die noch nicht für die automatische Verarbeitung ausgerüstet sind.
Hermes ist eine Verbindung zwischen den verschiedenen Systemen. Wenn der Empfänger strukturierte elektronische Rechnungen über das Peppol-Netzwerk empfangen kann, wird Hermes sie direkt in diesem Format an ihn weiterleiten. Wenn der Empfänger noch nicht bereit ist, wird Hermes die Rechnung automatisch in eine PDF-Datei umwandeln und per E-Mail versenden.
Mit Hermes können Unternehmen also einen einzigen Versandkanal für alle ihre Rechnungen nutzen, unabhängig vom digitalen Reifegrad ihrer Kunden. Dies vereinfacht das Rechnungsmanagement erheblich und beschleunigt die landesweite Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. Darüber hinaus verfügt die Hermes-Plattform über ein Webportal, über das Absender und Empfänger den Transit ihrer Rechnungen transparent verfolgen können.
Um Hermes nutzen zu können, muss der Absender in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen auszustellen, die dem europäischen Standard und dem Peppol-Modell entsprechen.
Mercurius-Plattform
Mercurius ist die zentrale Drehscheibe für den Empfang von elektronischen Rechnungen für belgische öffentliche Einrichtungen. Sie fungiert als digitale Poststelle, indem sie für die sichere Übermittlung von Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden sorgt:
- Mercurius empfängt die von den Lieferanten über das Peppol-Netzwerk gesendeten elektronischen Rechnungen und stellt sie den öffentlichen Einrichtungen zur Verfügung, für die sie bestimmt sind.
- Außerdem übernimmt sie die Weiterleitung der Antwortdokumente (Genehmigung oder Ablehnung der Rechnungen) und der elektronischen Bestellscheine.
Mit Mercurius können öffentliche Einrichtungen den Empfang und die Verarbeitung ihrer elektronischen Rechnungen zentralisieren, unabhängig von der Rechnungssoftware, die ihre Lieferanten verwenden. Dies vereinfacht die Verwaltung von Rechnungen erheblich und beschleunigt die Zahlungsfristen.
Mercurius verfügt außerdem über ein Webportal, auf dem die Lieferanten:
- Die Liste der an öffentliche Einrichtungen gesendeten Rechnungen einsehen.
- Manuell Rechnungen oder Gutschriften ausstellen, wenn ihre Rechnungssoftware noch nicht mit Peppol kompatibel ist.
Öffentliche Einrichtungen können ihrerseits das Portal nutzen, um den Bearbeitungsstatus ihrer Rechnungen zu verfolgen und Fragen ihrer Lieferanten zu beantworten.
Um Rechnungen an eine belgische öffentliche Einrichtung zu senden, empfiehlt sich die Nutzung von Peppol-kompatibler Software. Falls dies nicht möglich ist, kann die Rechnung manuell über das Mercurius-Portal eingegeben werden. Der Zugang zum Portal erfolgt über einen elektronischen Personalausweis für gesetzliche Vertreter oder über eine vom Unternehmen zugewiesene Rolle als „Verantwortliche/r für die Rechnungsstellung“.
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