Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet Unternehmen weit mehr als nur eine Modernisierung ihrer Geschäftsprozesse. Die Vorteile der E-Rechnung sind klar: Sie steigert die Effizienz, reduziert Kosten und verbessert die Nachverfolgbarkeit und Transparenz. Die einfache Digitalisierung und der Versand von Rechnungen per E-Mail genügen jedoch nicht den Anforderungen für zukünftige E-Rechnungen.
Unternehmen sollten sich früh auf die neuen gesetzlichen Vorgaben vorbereiten, um rechtzeitig von diesen Vorteilen zu profitieren und ihre Prozesse zukunftssicher zu machen.
Was ist eine E-Rechnung?
In Deutschland wurde ein neues Gesetz verabschiedet, um das Wachstum anzukurbeln und bürokratische Hürden abzubauen: das Wachstumschancengesetz. Es wurde am 23. Februar 2024 vom Bundestag beschlossen und am 22. März 2024 vom Bundesrat genehmigt. Das Gesetz sieht vor, in den kommenden Jahren die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich verpflichtend zu machen.
Mit diesem Schritt soll die Nutzung von Technologie zur Optimierung von Finanzvorgängen gefördert werden. Dadurch setzen Firmen auf moderne digitale Finanzprozesse und reduzieren den Verwaltungsaufwand, der durch herkömmliche Papierrechnungen entsteht.
Eine elektronische Rechnung – kurz E-Rechnung oder eRechnung – ist eine digitale Form der üblichen Papierrechnung. Im Gegensatz zum Papierformat wird die E-Rechnung elektronisch erstellt, versendet und empfangen, wodurch Rechnungsdaten schneller und sicherer übermittelt werden können. Die digitale Rechnungsstellung ermöglicht es Firmen, ihre Arbeitsschritte zu automatisieren und effizienter zu gestalten.
Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen gilt für alle B2B-Rechnungen, die den Kleinbetrag von 250 Euro – inklusive Umsatzsteuer – überschreiten.
Verschiedene Formate der E-Rechnung
E-Rechnungen müssen künftig in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das der Norm EN 16931 entspricht und die elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Es gibt verschiedene gültige Formate, die je nach Bedarf und technischen Anforderungen eingesetzt werden:
- XRechnung ist ein Standard für die Art und die technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen in einem XML-Datensatz, der einer elektronischen Rechnung entspricht.
- ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, das strukturierte Daten (XML) mit lesbaren PDF-Dokumenten kombinieren.
- Word- oder reine PDF-Formate entsprechen nicht dem neuen Format einer E-Rechnung.
- EDI-Standards können weiterhin verwendet werden, wenn sich Rechnungssteller und -empfänger einigen.
E-Rechnungspflicht: Wie sieht der Zeitplan aus?
Den folgenden Zeitplan für die schrittweise Umsetzung des Mandats zur elektronischen Rechnungsstellung sollten Sie genau beachten:
– ab 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.
Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller für 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden.
Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen – wie etwa PDF-Dateien – sind erlaubt, wenn der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist.
– ab 1. Januar 2027 müssen deutsche Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro ihre Rechnungen für inländische elektronische B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen.
Sie können weiterhin Rechnungen ausstellen, die mittels EDI-Verfahren übermittelt werden. Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermitteln.
Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen – wie etwa PDF-Dateien – bleiben zulässig, wenn der Rechnungsempfänger damit einverstanden ist.
– ab 1. Januar 2028 müssen deutschen Unternehmen Rechnungen für inländische elektronische B2B-Rechnungen elektronisch ausstellen.
Welche Vorteile hat die E-Rechnung?
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bietet Firmen zahlreiche Vorteile, die weit über die Digitalisierung hinausgehen. Die digitale Transformation im Rechnungswesen, die sich dem Bedarf der Unternehmen anpasst, ist somit ein wichtiger Schritt in Richtung Zukunft.
Kostenersparnis
Der Umstieg auf elektronische Rechnungen ermöglicht Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen, indem Papier, Druckkosten und Porto entfallen sowie der Verwaltungsaufwand reduziert wird. Langfristig gesehen amortisieren sich die Investitionen in E-Rechnungssysteme durch die erreichten Einsparungen.
Effizienzsteigerung
E-Rechnungen ermöglichen eine deutlich schnellere Bearbeitung im Vergleich zu Papierrechnungen. Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand bei der Erstellung, dem Versand und der Verarbeitung von Rechnungen. Dadurch entstehen auch weniger Fehler und die Abwicklung wird beschleunigt. Die Integration von E-Rechnungen in ERP- und Buchhaltungssysteme ermöglicht nahtlose Abläufe und vereinfacht Ihr Rechnungsmanagement erheblich.
Transparenz und Nachverfolgbarkeit
E-Rechnungen bieten Ihnen eine bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz im Rechnungsprozess. Alle Schritte von der Erstellung bis zur Bezahlung sind digital dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar. Dies erleichtert die Überwachung des Zahlungsstatus und die Einhaltung von Zahlungsfristen, was die Liquiditätsplanung optimiert.
Sicherheit
Elektronische Rechnungen bieten durch den Einsatz von Verschlüsselung und digitale Signaturen eine erhöhte Sicherheit. Die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnungen können zuverlässig sichergestellt werden.
Nachhaltigkeit
Der Umstieg trägt deutlich zur Reduktion des ökologischen Fußabdrucks eines Unternehmens bei. Der geringere Papierverbrauch schont natürliche Ressourcen und reduziert den CO2-Ausstoß, der mit der Produktion, dem Transport und der Entsorgung von Papierrechnungen verbunden ist. Das unterstützt die Nachhaltigkeitsziele eines Unternehmens.
Tipps für eine reibungslose Umstellung auf die E-Rechnung
Vielleicht nutzt Ihr Unternehmen bereits jetzt E-Rechnungen, um Kosten zu sparen, effizienter zu arbeiten und Prozesse zu verbessern? Unternehmen, die frühzeitig umstellen, können einen schnellen Return on Investment erzielen, sich besser auf die gesetzlichen Änderungen vorbereiten und auch finanzielle Risiken minimieren.
Obwohl es derzeit noch keine Verpflichtung gibt, bewegt sich der Markt klar in Richtung Digitalisierung. Falls Ihr Unternehmen noch nicht mit dem Umstieg begonnen hat: fangen Sie frühzeitig an!
-Analysieren Sie derzeitige Prozesse: Wie versenden Sie aktuell Ihre Rechnungen, wie viele Rechnungen erhalten Sie und in welchem Format?
-Prüfen Sie vorhandene IT-Systeme: Welche Software nutzt Ihre Buchhaltung bereits? Welche Angebote sehen die Anbieter für die E-Rechnungspflicht für Updates vor?
-Passen Sie interne und externe Prozesse an: Was müssen Ihre Teams über das neue Rechnungsformat wissen? Ihre Teams sollten rechtzeitig informiert und intern geschult werden. Kommunizieren Sie auch klar mit den verschiedenen Geschäftspartnern.
Technische Voraussetzungen
Die Formate XRechnung und ZUGFeRD haben sich bereits als etablierte Standards für elektronische Rechnungen für KMU bewährt.
Im B2B-Bereich müssen Unternehmen, die E-Rechnungen nutzen, bestimmte technische und rechtliche Anforderungen erfüllen. Dazu gehören etwa:
- Authentizität der Herkunft: Die Identität des Rechnungsausstellers muss gewährleistet sein.
- Integrität des Inhalts: Der Inhalt der Rechnung darf nicht verändert werden können.
- Lesbarkeit: Die Rechnung muss gut lesbar sein.
Ab 2025 müssen dann alle Buchhaltungssysteme auch in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten und zu archivieren. Diese Systeme müssen die strukturierten Daten einer E-Rechnung lesen und automatisch in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme übertragen können. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software kompatibel ist und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Die GoBD verlangen eine revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen. Das bedeutet, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist in einem elektronischen Archivsystem gespeichert werden müssen, das bestimmte Auflagen erfüllt. Eine wichtige Anforderung ist die Unveränderbarkeit der Dokumente, die durch fälschungssichere Datenträger und Protokollierung gewährleistet wird.
Einfaches Speichern auf USB-Sticks oder Festplatten reicht nicht aus, da die Dateien verändert werden können. Elektronische Rechnungen müssen auf Datenträgern abgelegt werden, die das unveränderte und dauerhafte Speichern der Dokumente ermöglichen.
Die meisten Anbieter haben ihre Programme bereits entsprechend angepasst. Implementieren Sie außerdem geeignete Sicherheitsmaßnahmen, um die Vertraulichkeit und Integrität der digitalen Daten zu gewährleisten. Ihr Software-Anbieter kann Sie dabei unterstützen, indem er ein revisionssicheres Archiv anbietet. Eine fortlaufende Überwachung und Evaluierung der Implementierung sorgt für stetige Verbesserungen und maximiert die Vorteile der E-Rechnung.
Darüber hinaus sollten Sie darauf achten, dass die Systeme folgende Features beinhalten:
- Automatische Vervollständigung der Daten: Dank OCR-Technologie werden Rechnungsdaten von Formaten wie etwa PDF, die nicht als E-Rechnung gelten, automatisch erfasst und vervollständigt.
- Zuverlässiger Audit Trail: Ein Audit Trail dokumentiert, wer wann Änderungen an einem Beleg oder einer Rechnung vorgenommen hat, wer sie bezahlt und wo sie abgelegt wurde.
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