Der Bereich der Buchhaltung unterliegt einem ständigen Wandel durch die zunehmende Digitalisierung. Dies hat gute Gründe, denn kaum eine andere Abteilung im Unternehmen kämpft mit derart vielen Papierbergen. Gerade in Unternehmen, deren Mitarbeiter häufig auf Reisen gehen, fallen täglich unzählige Mengen an Dokumenten an.
Die Reisekostenabrechnung gehört zu den unleidlichen Tätigkeiten, die vielen Unternehmen Kopfzerbrechen bereiten. Mit den richtigen digitalen Tools können Sie sich allerdings einigen Stress ersparen und vor allem Zeit gewinnen. Im folgenden Artikel möchten wir Ihnen die Vorteile digitaler Helfer vorstellen und Ihnen den Schritt hin zu einer digitalen Reisekostenabrechnung erleichtern.
Von den Papierbergen zu modernen Lösungen
Bei dem Wort „Buchhaltung“ kommen Ihnen sicherlich Gedanken an lange Aktenschränke voller Ordner in den Sinn. Stapel von Papierbergen, in denen gerne mal wichtige Dokumente verloren gehen und erst Jahre später wieder auftauchen. Dieses Bild war lange Zeit Realität und ist es in manchen wenig modernen Unternehmen leider immer noch. Es ist jedoch Zeit, im wahrsten Sinne des Wortes aufzuräumen und sich von digitalen Helfern das Leben erleichtern zu lassen. Gerade bei der Reisekostenabrechnung können Sie enorm viel Zeit und Energie sparen. Es sind zahlreiche Software-Lösungen auf dem Markt und es ist sicherlich auch für Ihr Unternehmen die passende dabei. Zunächst sollten Sie sich jedoch vor Augen halten, welches Ziel Sie mit der Digitalisierung Ihrer Reisekostenabrechnung verfolgen.
Vorteile der Digitalisierung
Fehlerreduzierung
Papier ist geduldig – Papier ist jedoch auch fehleranfällig. Lange Zeit galten digitalisierte Dokumente als weniger seriös und gerade im Bereich der Rechtssicherheit gab es zahlreiche Bedenken. Gerade die Frage der Akzeptanz digitaler Unterschriften stellt sich in deutschen Unternehmen noch häufig. Dennoch ist es ein Irrglaube, dass Digitalisierung gleichbedeutend mit einem höheren Fehler- und Betrugsrisiko ist.
Moderne digitale Tools sind so konzipiert, dass sie Ihnen helfen, Fehler erst recht zu erkennen. Die Technik ist dem Menschen in Sachen Fehlerquote in vielen Bereichen längst überlegen. Und da Sie in der Regel dennoch einen letzten Blick auf alles werfen, haben Sie sogar doppelte Sicherheit.
In der Regel bieten Ihnen Tools zu Reisekostenabrechnung Warnmechanismen, die Sie auf Fehler und Betrugsversuche aufmerksam machen. Sie können damit die Fehlerquote in Ihrer Buchhaltung um ein Vielfaches reduzieren. Dies ist bereits ein immenser Vorteil, den die Digitalisierung mit sich bringt.
Erleichterte Archivierung
2015 trat in Deutschland die sogenannte „GoBD“ in Kraft, was für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ steht. Diese neuen Gesetze regeln die Pflichten der sogenannten Langzeitarchivierung. Die Archivierung von Daten stellt eine komplexe Herausforderung dar, denn es gibt zahlreiche Lösungen, die mit verschiedenen Vor- und Nachteilen einhergehen.
Bei einer komplett digitalen Archivierung besteht oft die Furcht, dass Daten verloren gehen. Aufgrund dessen entscheiden sich immer noch viele Unternehmen für eine doppelte Archivierung (in Papierform) oder zögern, welche digitale Lösung die richtige sein könnte.
Gerade Cloud-Lösungen bieten Ihnen heutzutage nicht nur höchste Sicherheit und Flexibilität, sondern auch einen einfachen Zugang zu Ihren Daten. Sie müssen nicht lange Akten wälzen, sondern finden in wenigen Klicks alles was Sie brauchen.
Mit der richtigen Reisekosten-Software können Sie alle wichtigen Dokumente direkt und automatisch archivieren. So geht darüber hinaus keine Quittung mehr verloren und Sie sparen Zeit und Nerven.
💡 Sollten Sie sich detaillierter zum Thema Langzeitarchivierung informieren wollen, lesen Sie gerne unseren ausführlichen Artikel zum Thema.
Zeitersparnis für Ihre Mitarbeiter
Gehen Ihre Mitarbeiter regelmäßig auf Geschäftsreisen, stellt das für Sie einen hohen Stressfaktor dar. Je komplizierter Sie dabei auch noch die Reisekostenabrechnung im Unternehmen gestalten, desto weiter steigt das Stresslevel. Mitarbeiter sollten sich auf Geschäftsreisen in erster Linie auf Ihre Arbeit konzentrieren können statt sich Gedanken über jede Hotel- und Restaurantrechnung zu machen.
In vielen Unternehmen ist hierbei jedoch noch einiges an Nachholbedarf vorhanden. Oft sind Prozesse zur Reisekostenerstattung nur unzureichend definiert und die Mitarbeiter kennen nicht alle ihre Rechte und Pflichten. Dies führt zu unnötigen Missverständnissen und Fehlern und kostet Sie und den Mitarbeiter enorm viel Zeit.
Ersparen Sie beiden Seiten den Zeitverlust und gehen Sie auf Geschäftsreisen komplett digital. Besonders OCR-Software kann Ihnen hierbei helfen. OCR steht für „Optical Character Recognition“, was sich auf Deutsch mit „optischer Zeichenerkennung“ übersetzen lässt. Derartige Software kann Ihnen helfen, Rechnungen und Quittungen direkt zu digitalisieren, indem Sie von der Software gelesen werden. Dies kann beispielsweise über eine App funktionieren. Der Mitarbeiter muss hierfür lediglich ein Foto aufnehmen und schon werden die Informationen direkt übermittelt.
OCR-Software kann Ihnen darüber hinaus ebenfalls helfen, das Fehlerrisiko zu verringern, da Tippfehler aufgrund der automatischen Erfassung leichter vermieden werden.
So kann N2F Ihnen helfen, Ihre Reisekostenabrechnung zu digitalisieren
Nun da Sie alle Vorteile der Digitalisierung Ihrer Reisekostenabrechnung kennen, fragen Sie sich, welche digitalen Tools Ihnen konkret zur Verfügung stehen. Der Markt ist unübersichtlich und Sie suchen genau die für Sie passende Reisekosten Software. Gerne möchten wir Ihnen daher an dieser Stelle N2F vorstellen.
N2F ist eine Reisekosten-Software, die alle der drei genannten Vorteile der Digitalisierung in sich vereint. N2F ist als App konzipiert, um Ihre Mitarbeiter auf Reisen direkt und bequem begleiten zu können.
Die SmartScan-Funktion erlaubt es den Reisenden, alle Rechnungen bequem per Foto in die Software zu übermitteln. Die Mitarbeiter können also alle wichtigen Dokumente direkt einscannen, statt sie wochenlang in der Tasche herumliegen zu lassen. Das Verlustrisiko wird so stark minimiert. Ein weiterer Vorteil: Die Dokumente können auch ohne Internetzugang gescannt werden. So sind Sie immer flexibel.
Für die Buchhaltung bedeutet dies ebenso wie für den Mitarbeiter eine hohe Zeitersparnis und Verringerung des Fehlerrisikos. Alle Informationen werden über die OCR-Funktion aus dem Beleg entnommen. Darüber hinaus werden auf dem Foto alle wichtigen Informationen hervorgehoben, um die Kontrolle in der Buchhaltung zu erleichtern.
Auch über die Archivierung müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen. Alles wird bequem in einer Cloud gespeichert und Sie brauchen keinen Stauraum mehr für Ihre Papierberge. Dies erleichtert Ihnen auch eventuelle Steuerprüfungen.
Noch Fragen? Für alle Anliegen zu unserer Software N2F steht Ihnen unser Experten-Team zu Verfügung.
