Zur Weiterberechnung geschäftlicher Reisekosten ist es essentiell, detaillierte Buchhaltungsdaten aufzubewahren, um so die angefallenen geschäftlichen Reisekosten nachverfolgen zu können, deren Betrag, Art und den anzuwendenden Mehrwertsteuersatz.

Um Profis bei dieser Aufgabe zu unterstützen, kann die N2F Anwendung zur Verwaltung von  Reisekostenabrechnungen für die Generierung von  Reisekostenabrechnungen eingesetzt werden, um jegliche Fehler oder Verzögerungen bei der Weiterberechnung geschäftlicher Reisekosten zu vermeiden.

Weiterberechnung von Reisekosten – was bedeutet das?

Die Weiterberechnung von Reisekosten ermöglicht Dienstleistungsunternehmen, vom Klienten für die im Zusammenhang mit der Erbringung einer Dienstleistung angefallenen Reisekosten entschädigt zu werden. Zu den wichtigsten weiterberechneten Reisekosten zählen

  • Fahrkosten,
  • Kosten für Unterbringung,
  • Verpflegungskosten.

Um Reisekosten weiterberechnen zu können, benötigt der Dienstleister das vorherige Einverständnis, diese Kosten in Angebot und Rechnung mit aufnehmen zu dürfen.

Zwecks besserer Übersichtlichkeit und je nach Anzahl der Positionen, die dem Kunden wahrscheinlich weiterberechnet werden, ist es ebenso möglich, zusätzlich zur Hauptrechnung für die Erbringung der Dienstleistung eine separate Rechnung zu stellen.

Weiterberechnung von Reisekosten – existiert ein Höchstbetrag?

Es gibt keinen gesetzlichen Höchstbetrag für weiter zu berechnende Reisekosten. Im Wesentlichen ist dies eine Sache der Vereinbarung mit dem Klienten, der sich zur Rückerstattung der angefallenen Kosten des Dienstleisters bereit erklärt hat.

Je nach Art der Dienstleistung kann daher der Betrag der zu berechnenden Reise- und Unterbringungskosten variieren.

Zusätzlich zu dem weiter zu berechnenden Betrag muss auch die Umsatzsteuer berücksichtigt werden und insbesondere, ob diese vorsteuerabzugsfähig ist oder nicht.

Wenn die MwSt der weiter berechneten Reisekosten abzugsfähig ist, muss der Dienstleister diesen Betrag exklusive Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Der Dienstleister ist dann in der Lage, die MwSt der Kosten, die bei der Erbringung der Dienstleistung angefallen sind, geltend zu machen. In diesem Fall wird das übliche Verfahren zur Umsatzsteuererklärung angewendet.

Bei der Weiterberechnung von Reisekosten, die nicht vorsteuerabzugsfähig sind, muss der Dienstleister den Betrag inklusive MwSt berechnen.

Beachten Sie, dass manche Unternehmen bei der Weiterberechnung eine Marge generieren, indem sie den bezahlten Betrag (inklusive MwSt) weiterberechnen als wenn dieser exklusive MwSt wäre. Dies ermöglicht ihnen das Erzielen einer Marge in Höhe des Umsatzsteuerbetrags. Obwohl diese Praxis nicht per se illegal ist, wird sie im Allgemeinen als mangelnde Transparenz gegenüber dem Klienten angesehen.

Weiterberechnung von Reisekosten und Umsatzsteuer – Beispiele

Für die Weiterberechnung von Reisekosten mit Mehrwertsteuer gelten nicht die gleichen Regeln wie für Aufwendungen.

Zur Erinnerung: Die Praxis der Weiterberechnung entspricht der Vorauszahlung der geschäftlichen Auslagen durch den Dienstleister. Wenn das Kundenunternehmen dieser Praxis zustimmt, kann es dem Dienstleister anschließend die mit dem Auftrag verbundenen geschäftlichen Kosten wie Reisekosten erstatten. In diesem Fall kann der Dienstleister seinem Kunden die Reisekosten ohne Mehrwertsteuer erneut in Rechnung stellen, wenn die Mehrwertsteuer abzugsfähig ist. Er kann dann die Mehrwertsteuer für eigene Rechnung zurückfordern.

Eine Aufwendung ist ein Aufwand, der dem Dienstleister im Auftrag eines Kundenunternehmens entsteht. Die Rechnung wird daher auf den Namen des Kundenunternehmens ausgestellt. Bei einer Aufwendung kann die Mehrwertsteuer vom Dienstleister nicht geltend gemacht werden. Dem Dienstleister werden die tatsächlich angefallenen Kosten erstattet.

Beachten Sie beispielsweise, dass die Mehrwertsteuer auf Hotelübernachtungskosten nicht abzugsfähig ist. Ein Dienstleister, der 80 € für eine Nacht in einem Hotel zahlt, muss daher diese Übernachtungskosten in Höhe von 80 € einschließlich Steuern erneut in Rechnung stellen.

Weiterberechnung von Reisekosten – Zeit sparen!

Um Reisekosten weiterberechnen zu können, müssen Sie die Begriffe der abzugsfähigen und nicht abzugsfähigen Mehrwertsteuer sowie der Rechnungsstellung exklusive oder inklusive Mehrwertsteuer usw. beherrschen.

Dies kann schnell zu einer lästigen Aufgabe werden. Sie können die Verwaltung Ihrer Reisekostenabrechnungen mithilfe der N2F Software zur  Reisekostenabrechnungen optimieren, welche alle erforderlichen Funktionen zum schnellen Bearbeiten und Verwalten von Reisekostenabrechnungen bietet.