Die Kontrolle der Reisekosten ist eine kritische Aufgabe für Unternehmen, jetzt mehr als je zuvor. Die Covid-19 Krise hat die finanzielle Stabilität vieler Unternehmen belastet. Der Zwang zur Neuorganisierung der Arbeit und die verschiedenen, mit der Bewältigung der Krise verbundenen Aufgaben haben unerwartete und zusätzliche Kosten verursacht. Die Frage lautet, wie geschäftliche Reisekosten besser zu kontrollieren sind und bei sich wiederholenden Aufgaben Zeit einzusparen ist. Hier sind vier Schritte zur effizienten Kostenreduzierung und zum Umgang mit vorübergehenden oder permanenten, wirtschaftlichen Schwierigkeiten.

Reisekosten Ihres Unternehmens reduzieren

Haben Sie jüngst Ihre Rechnungen überprüft? Telefon, Internet, Versicherung, Bankgebühren, Bürobedarf oder Reisekosten… Dies sind alles Felder, die untersucht  werden können, um die Kosten Ihres Unternehmens zu reduzieren. Zögern Sie nicht, unnötige Ausgaben zu eliminieren und denken Sie daran, Angebote von Wettbewerbern einzuholen, um die Kosten zu drücken.

Natürlich benötigt dies alles Zeit. Wenn Sie keine Zeit übrig haben, können Sie einen “Kosten-Killer” rufen. Was genau ist ein Kosten-Killer? Kosten-Killer sind auf die Reduzierung von Geschäftskosten spezialisiert. Ihr Job ist es, die Dokumente eines Unternehmens durchzugehen, um potentielle Einsparmöglichkeiten zu finden. Dies kann für Unternehmen sehr rentabel sein, insbesondere weil diesen Experten ein prozentualer Anteil der Ersparnisse gezahlt wird. Das ist eine Lösung, die Sie nicht außer Acht lassen sollten, wenn Sie nicht über die internen Ressourcen verfügen, um diese Arbeit zu erledigen.

Optimieren Sie Ihre Steuersituation

Die Optimierung von Unternehmenssteuern ist ebenfalls ein möglicher Hebel, um Kosten zu reduzieren. Jedoch erfordert dies den Rat eines Spezialisten. Da die Steuergesetzgebung regelmäßig aktualisiert wird, ist es manchmal schwierig, mit den neuesten Entwicklungen Schritt zu halten. Sprechen Sie mit Ihrem Buchhalter oder einem Experten für Steueroptimierung. Diese Strategie könnte sich schnell als profitabel erweisen.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Immobilien, wie etwa Ihre Büros, besitzt, könnte es eine gute Idee sein, die Daten zu diesen Büros bei der Steuerbehörde zu aktualisieren. Der Grundsteuerbetrag wird zu Beginn auf Basis der zum Zeitpunkt der Erbauung erhobenen Daten ermittelt. Jedoch könnten nachfolgende Entwicklungen den Betrag zu Ihren Gunsten verändert haben. Zögern Sie nicht, Ihre Grundflächenberechnung zu aktualisieren, so dass sie den vom Unternehmen gezahlten Beträgen entspricht. Dies könnte Ihnen 5-10% Ihres gesamten Grundsteuerbetrags einsparen.

Ein Experte kann Ihnen auch Tipps geben, wie Sie Ihre Unternehmenssteuern reduzieren, insbesondere in Bezug auf die Verwaltung von Verlusten. Mehr noch, dieser kann Sie auch über viele geschäftliche Hilfsprogramme informieren, wie etwa Steuergutschriften und -reduzierungen, Ausnahmen, Abzüge für aktuelle und finanzielle Kosten etc.

Überprüfen Sie Ihren Prozess zur Validierung von  Reisekostenabrechnungen

Reisekostenabrechnungen gehören zu den komplexesten und manchmal kostspieligsten, wiederkehrenden Ausgaben für ein Unternehmen. Daher ist es essentiell, sich die Zeit zu nehmen, diesen Aspekt Ihrer Ausgaben neu zu überdenken und sich auf die Zeit nach Covid vorzubereiten. Dies kann in drei Schritten erfolgen.

Überprüfen Sie Ihre Reisekostenrichtlinie

Wie werden die geschäftlichen Auslagen rückerstattet? Verfügen Sie über eine  klare und umfassende Richtlinie? Haben Sie einen Gesamtüberblick, der Ihnen ermöglicht, die wichtigsten Auslagen Ihrer Angestellten zu identifizieren? Wenn Sie dies nicht bereits getan haben, empfehlen wir Ihnen Ihre Reisekosten nach Typ zu gruppieren (Unterkunft, normale Transport-/Reisekosten, Auslandsreisekosten etc.). Halten Sie es einfach, aber stellen Sie sicher, dass Sie alle Reisekosten abdecken, so dass Sie diese im Griff haben.

Achten Sie auf “bleisure”, einer Wortkombination aus “business” (Geschäft) und “leisure” (Freizeit). Diese Kosten entstehen, wenn Angestellte Geschäftsreisen aus persönlichen Gründen verlängern. Führen Sie eine klare Richtlinie zu dieser Frage ein, um die Handhabung zu kontrollieren und eine klare Abgrenzung zwischen geschäftlichen und privaten Reisekosten sicherzustellen.

Verbessern Sie das Management Ihrer Rückerstattungen

Es ist schon lange kein Geheimnis mehr: Der Wechsel zu einem papierlosen, automatisierten Prozess ist ein definitives Plus. Warum? Weil ein paperloser Prozess das mühsame Einlagern vermeidet. Die Archivierung des Papiers verursacht 3% der Kosten für  Reisekostenabrechnungen und 15% der Belege werden beschädigt oder gehen verloren. Im Fall einer Steuerprüfung ist es absolut akzeptabel, digitale Dokumente vorzulegen, solange sie einer gewissen Anzahl von Regeln entsprechen. Anwendungen zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, wie etwa N2F, gestatten die digitale Speicherung der Reisekostenabrechnungen in Übereinstimmung mit der Gesetzgebung. Wenn Sie von den komplett papierfreien  Reisekostenabrechnungen nicht überzeugt sind, ziehen Sie die Standardisierung Ihrer Abrechnungen in Betracht, um die Effizienz zu steigern und die Verifikation zu ermöglichen.

Identifizieren Sie Kosten, die reduziert werden können

Erhalten Sie mit Hilfe von zusammengefassten Berichten ein klareres Bild von den Reisekosten Ihrer Angestellten. Sie werden in der Lage sein, Reisekosten zu identifizieren, die reduziert oder optimiert werden können oder Reisekosten, die strenger überwacht werden müssen etc.

Mit der Durchführung dieser drei Maßnahmen werden sich Ihre  Reisekostenabrechnungen signifikant verringern und Sie werden die Sache für Ihre angestellten vereinfachen (keine Reisekostenumschläge oder verlorene Quittungen mehr).

Digitale Tools, die Ihr Management unterstützen

Obwohl deren Einführung beängstigend erscheinen mag, sind papierlose und automatisierende Tools eine wichtige Quelle für viele Einsparungen. Zeitersparnis, bessere Kontrolle der Reisekosten, verbesserte Reaktivität etc. Es gibt eine Vielzahl von Argumenten für die Einführung in Ihrer Organisation.

Die Lösung von N2F kann beispielsweise sehr interessant sein für Unternehmen, die sehr viel Zeit auf die Verarbeitung von Reisekostenabrechnungen aufwenden oder die Fehler bei der Verwaltung Ihrer Reisekosten finden.

Das Tool hilft Ihnen, Zeit zu sparen und effizienter zu sein, dank zahlreicher Funktionen, wie etwa:

  • Automatische Erkennung von Betrug
  • Erkennung von Duplikaten
  • Automatischer Vorsteuerabzug. Die Hälfte der Reisekosten sind für die Mehrwertsteuererstattung berechtigt. Trotzdem machen Unternehmen im Vergleich zum Durchschnittssatz von 13% nur einen Durchschnitt von 7,6% geltend.
  • Automatische Zählung der Anzahl der zu verteilenden Restaurantgutscheine
  • Reduzierter Validierungskreislauf für  Reisekostenabrechnungen und
  • papierlose Archivierung, die zentralisierte, leserliche, zurückverfolgbare und sichere Speicherung bietet.

Diese Investition kann sich mittelfristig amortisieren, indem Sie Ihnen Zeit und Geld spart sowie Ihre Profitabilität steigert.

Durch Einführung dieser vier Maßnahmen werden Sie bei der Reduzierung Ihrer Reisekosten langfristig erfolgreich und in der Lage sein, die mit der Krise verbundenen Einschränkungen leichter zu verarbeiten.