CFOs: Wie viel kosten die Reisekosten Ihrer Angestellten Sie tatsächlich?

Die realen Kosten für die Verwaltung von Reisekosten werden oft unterschätzt. Papierbasierte Reisekostenabrechnungen sind in vielen Unternehmen immer noch weit verbreitet. Verarbeitungsfehler können sich aufaddieren, nicht zu vergessen das Risiko von verloren gegangenen Belegen…

Die schlechte Verwaltung von Reisekosten kann Unternehmen Tausende Euro pro Jahr kosten! Jedoch gibt es nun einfache und effiziente Lösungen, um die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen zu optimieren. Die N2F Anwendung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen unterstützt Unternehmen durch die signifikante Reduzierung der Kosten für die Verarbeitung der Reisekostenabrechnungen von Angestellten. Finden Sie heraus, wie das funktioniert…

Wie hoch sind die genauen Kosten, um eine Reisekostenabrechnung zu verarbeiten?

Viele Unternehmen kennen nicht die tatsächlichen Kosten, die durch die falsche Verwaltung der Reisekostenabrechnungen von Angestellten verursacht werden. Nach der Veröffentlichung einer Studie im Jahr 2015 waren viele Geschäftsführer und CFOs geschockt, als sie die Zahlen für die Reisekostenverwaltung sahen.

Die folgenden Zahlen aus dieser Studie sind immer noch relevant für Unternehmen, die ihre Verwaltung der Reisekostenabrechnungen noch nicht optimiert haben:

• die Kosten für die Verwaltung einer Reisekostenabrechnungen liegen bei ungefähr 53 €,
• Fehler treten bei der Verarbeitung bei einer von fünf Reisekostenabrechnungen auf,
• die Korrektur eines Fehlers erhöht die Verwaltungskosten um ungefähr 48 € und
• es dauert ca. 20 Minuten, um eine Reisekostenabrechnung zu verarbeiten.

Diese Zahlen zeigen, dass es für Unternehmen, welche die Verarbeitung der Reisekostenabrechnungen Ihrer Angestellten noch nicht optimiert haben, noch Raum für Verbesserungen gibt.

Ein weiteres Ergebnis dieser Studie ist, dass US-Unternehmen schnell den Wert der Optimierung Ihrer Reisekostenverwaltung erkannt haben, indem sie leistungsstarke Verwaltungssoftware einsetzten. In 2015 wurden 81% der Belege in Europa in Papierform übertragen. Wird in 2021 die Mehrheit der Unternehmen auf papierlose Reisekostenabrechnungen umgestellt haben? Keineswegs…

Im digitalen Zeitalter ist es möglich, sich für eine papierlose Lösung zu entscheiden, die sowohl die Bearbeitungszeit als auch das Fehlerrisiko bei der Rückerstattung von Reisekosten beträchtlich reduziert.

Optimierungslösungen

Zur Optimierung der Verwaltung von Reisekostenabrechnungen in Unternehmen können mehrere Mechanismen zum Einsatz kommen. Die wichtigsten, die schnell eingeführt werden können, sind:

• eine klare und detaillierte Reisekostenrichtlinie für Angestellte, welche die verschiedenen geschäftlichen Reisekosten beschreibt, die rückerstattet werden können, sowie die anzuwendenden Limits für die Rückerstattung (z.B. der maximal zu erstattende Betrag für ein Geschäftsessen);
• der Einsatz einer Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen, die eine schnelle, papierlose Verarbeitung ermöglicht durch Einscannen und Einreichen der Belege direkt an die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens; und
• die Verteilung eines Rundschreibens an die Angestellten hinsichtlich des zu befolgenden Prozesses zur Rückerstattung der Mehrwertsteuer bei ihren unterschiedlichen, geschäftlichen Reisekosten, um den Verlust beträchtlicher Beträge beim Vorsteuerabzug zu vermeiden.

Bei diesem letzten Punkt haben Benutzer der N2F Anwendung eine Steigerung ihrer erstattungsfähigen Mehrwertsteuer von 3% pro Jahr bemerkt, ein nicht zu vernachlässigender Betrag, wenn dieser auf Mehrwertsteuer der gesamten Reisekosten des Unternehmens umgerechnet wird.

Warum sich für die N2F Software entscheiden?

Die N2F Anwendung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen bietet mehrere Funktionen, die auf die Optimierung der Reisekostenverwaltung ausgelegt sind:

• Angestellte können ihre Belege einscannen und direkt einreichen an die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens,
• die Verwendung eines Tools zur Erfassung von Kilometerpauschalen mit Google Maps Integration, welches Berechnungsfehler bei der Anzahl der auf Unternehmenskosten zu erstattenden Kilometer vermeidet, und
• die Berechnung der erstattungsfähigen Umsatzsteuer einer Reisekostenabrechnungen.

Diese N2F Anwendung wurde darauf ausgelegt, die spezifischen Bedürfnisse von Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Reisekostenabrechnungen zu berücksichtigen, um sowohl die Verwaltungskosten als auch die möglichen Fehler bei Erfassung oder Rückerstattung dieser geschäftlichen Reisekosten in beträchtlichem Umfang zu reduzieren.