Im Digitalen Zeitalter ist das Bekenntnis zu veralteten Arbeitsverfahren schwer nachzuvollziehen. Ein Thema ist insbesondere davon betroffen: Auslandsreisen. Wie können die immer zahlreicheren Dienstreisen besser verwaltet werden? Entdecken Sie, wie N2F durch einen optimierten Tagespauschalen-Rechner Ihre Perspektive ändern kann!
Auslandsreisen und Tagespauschalen: Was Sie wissen müssen
Auslandsreisen selbst verwalten: Geld- und Zeitverschwendung
Wahrscheinlich reisen Ihre Mitarbeiter immer häufiger ins Ausland. Mehr Dienstreisen bedeuten vor allem Geld- und Zeitverschwendung für die Buchhaltung. Es kommt sogar nicht selten vor, dass die Buchhaltungsabteilung eine Angst vor Quittungen und Excel-Tabellen entwickelt. Gleiches gilt für Angestellte, die regelmäßig reisen und Spesenabrechnungen ansammeln. Manchmal warten die Mitarbeiter bis zum Monatsende, um alle Reisekosten auf einmal zu erfassen. Ein besonderer Fall von Aufschieberei, der zu Versehen und Fehlern führen kann. Nehmen wir an, 100 Mitarbeiter beruflich reisen. Davon 50 in Deutschland und 50 ins Ausland. Manche bezahlen selbst für Frühstück, andere nichts. Manche sind nur ein paar Stunden unterwegs, andere tagelang bzw. wochenlang. Manche bleiben in der gleichen Stadt, andere reisen nach verschiedenen Ländern. Es kann schnell zum Alptraum werden. Und da macht Ihre Firma keine Ausnahme!
Verpflegungsmehraufwand und Tagespauschalen: Das deutsche System verstehen
In Deutschland gelten Tagespauschalen nach Dauer und Reisezielen. Für eine Dienstreise aus Berlin nach München ist die Vergütung anders als für eine Geschäftsreise nach Mailand, Wien oder Madrid. In jedem Fall wird der Pauschalbetrag erst ab 8 Stunden gewährt. Die Summe steigt aber nach 24 Stunden. Und jedes Jahr werden die Sätze neu gesetzt! Im Rahmen einer Geschäftsreise nach Paris kann jeder 39 Euro* ab 8 Stunden und 58 Euro* für mehr als 24 Stunden erhalten. Nach Lyon wird der Mitarbeiter 36 Euro* bzw. 53 Euro* bekommen. Und nach Marseille 31 Euro* und 46 Euro*.
Und die Übernachtungspauschalen wurden noch nicht erwähnt! Hier gelten auch unterschiedliche Sätze je nach Reiseziel. Natürlich wird das ganze Verfahren noch komplizierter, wenn die Firma schon für das Frühstück oder das Mittagessen bezahlt hat. Solche Mahlzeiten sollen zusätzlich gekürzt werden. Dafür sind bestimmte Prozentsätze vorgesehen – 20 Prozent für Frühstück und 40 Prozent für Mittag- und Abendessen. Was ist denn, wenn mehrere Kombinationen, mehrere Städte und mehrere Länder berücksichtigt werden sollen? Wie können Reisekostenabrechnungen ohne Kopfschmerzen verwaltet werden?
*2020 geltende Sätze
Tagespauschalen durch einem Experten durchführen lassen
Vorteile für alle Mitarbeiter
Zum Glück können Experten, diese langweilige Arbeit übernehmen. Von den Angestellten unterwegs über die Manager im Büro bis zur Buchhaltungsabteilung und den Führungskräften erbringt eine digitale und automatische Verwaltung Vorteile für alle:
– Angestellte können Ihre Reisekosten mit der mobilen App direkt hochladen. Dazu wird nicht mehr als ein Bild der Quittung gebraucht. Dann werden die Reisekosten
abrechnungen der Buchhaltung bzw. dem Vorgesetzen zugewiesen.
– Manager können Reisekosten aus der Ferne genehmigen, egal ob der Mitarbeiter sich in einem anderen Bundesland oder in einer Filiale im Ausland befindet.
– Die Buchhaltung kann durch den automatischen Import von Daten Zeit sparen. Verpasste Termine und übersehene Erstattungsanträge sind nicht länger ein Problem.
– Die Führungskräfte – und dadurch die ganze Firma und deren Tochtergesellschaften – sparen damit Geld.
Eine völlig digitale Verwaltung dank einer mobilen App
Papierlos und Smart Scan sind die Schlagworte des digitalen Ansatzes von Reisekosten. Wissen Sie, wie weit nur ein Bild Ihrer Quittung Ihnen bringen kann? Smart Scan (oder OCR, Optical Character Recognition) macht Formulare obsolet. Die auf der Quittung angegebenen Daten werden dadurch automatisch erkennt. Das Einscannen ersetzt ganz einfach das mühsame Ausfüllen von Excel-Tabellen und die Ablage von Papierfassungen. Mit einem Klick erhalten Sie als PDF-Datei alles, was Sie brauchen – und nur, was Sie brauchen. Das ist keine Magie – aber fast. Bloß Technologie! Und zur besseren Übersicht des ganzen Prozesses sind zahlreiche und ausführliche Statistiken vorhanden.
Der Tagespauschalen-Rechner von N2F kann Ihnen helfen!
Tagespauschalen-Rechner: Was bietet N2F für Sie an?
Mit N2F geht alles schnell und einfach! Teilen Sie Ihre Bedürfnisse mit und genießen Sie eine maßgeschneiderte mobile App. N2F bietet eine vollständige Lösung an, die Tagespauschalen für Sie automatisch rechnet. Damit sparen Sie Zeit. Alle Schritte der Reisekostenabrechnungen sind dabei schon enthalten. Doch behalten Sie jederzeit die Kontrolle. Die App gilt zur Vereinfachung des Prozesses und dessen Prüfung. Nach Anlegen der Reisekostenabrechnung wird der Status in Realzeit übermittelt. Besondere Farbmarkierungen sorgen für eine bessere Übersichtlichkeit. In Vorbereitung, in Bearbeitung, genehmigt oder schon zurückerstattet: Ihre Geschäftskosten wurden noch nie so intuitiv verwaltet. Wichtiger noch: N2F ist flexibel und stets immer für Sie da.
Eine App für Ihre internationalen Bedürfnisse
N2F ist speziell auf deutsche Firmen zugeschnitten. Aber auch auf die deutschen Tochtergesellschaften ausländischer Firmen. Die internationale Dimension ist ein Kernstück der angebotenen Dienstleistung. Und da jede Firma anders ist und unterschiedliche Bedürfnisse hat, wird die App individuell vorkonfiguriert. Zum Beispiel können Sie zwischen 11 Sprachen auswählen, unter anderem Deutsch, Englisch und Französisch aber auch Italienisch, Spanisch oder Portugiesisch. Zusätzliche kundenspezifische Features können dazu immer zur Verfügung gestellt werden. Die Entscheidungen nehmen Sie selbst, da Sie am besten wissen, was Sie genau brauchen.
Natürlich bedeuten internationale Dienstreisen auch internationale Währungen. Vergessen Sie alles über manuelle Umrechnungen! Mit N2F kann die Umwandlung automatisch erfolgen. Das System basiert auf heutigen Wechselkursen. Und in nicht weniger als 170 Währungen. Egal wie oft und weit Sie beruflich unterwegs sind, ist die digitale Verwaltung Ihrer Reiseanträge mit N2F immer möglich und verfügbar. Ihre Verwaltungs- bzw. Buchhaltungsabteilung wird konkret mit in den Prozess integriert.
Wählen Sie Verfügbarkeit und Anpassungsfähigkeit aus!
Mit N2F sind Ihre Daten immer abrufbar. Und mit „immer“ wird wirklich immer gemeint. Sogar offline! Die auf iOS und Android verwendbare App verfügt über ihr eigenes System zur Datensynchronisation. Jede Speicherung erfolgt automatisch bei der nächsten Internetverbindung. Mit der App besteht auch die Möglichkeit, leere Reiseanträge zu erstellen. Das heißt, dass eine Benachrichtigung Ihnen zur späteren Vervollständigung geschickt wird. Das nennen wir eine intelligente Komplettlösung! Als grenzenlose Anwendung kann N2F unbeschränkt installiert werden. Egal, wie viele Geräte und Benutzer.
N2F ist eine geeignete App zur Verwaltung der Tagespauschalen. Die mobile App rechnet für Sie die geltenden Pauschalen. Einfach, schnell, effizient und sicher. 5.000 Kunden und 250.000 Anwender in 30 Ländern vertrauen uns bereits. Wollen Sie auch unsere Lösung testen? Registrieren Sie sich schon jetzt für eine kostenlose Testversion!
