Wenn Sie in der Buchhaltung arbeiten oder ein Unternehmen leiten, kennen Sie die Probleme, die häufig bei der Berechnung und Erstattung der Umsatzsteuer entstehen. Diese Steuer ist zwar jedermann bekannt, aber ihr Sinn und Zweck ist für viele Unternehmer und Verbraucher ein Buch mit sieben Siegeln. Gerade bei komplizierteren Fällen der Buchhaltung wie der Reisekostenabrechnung können Sie schnell den Überblick verlieren.
Daher möchten wir Ihnen eine kleine Übersicht mit den wichtigsten Fakten zur Umsatzsteuer und ihrer Erstattung geben und Ihnen Tipps zur richtigen Handhabung Ihrer Buchhaltung geben.
Sinn und Zweck der Umsatzsteuer
Haben Sie sich schonmal gefragt, was der Unterschied zwischen der Umsatzsteuer und der Mehrwertsteuer ist? Dann haben Sie sich umsonst Gedanken gemacht, denn in Deutschland werden diese Begriffe in der Regel identisch verwendet. Mehrwertsteuer ist dabei der umgangssprachlichere Begriff. Grob gesagt handelt es sich bei der Umsatzteuer, wie der Name schon sagt, um eine sowohl dem Bund als auch den Ländern zustehende Steuer auf Umsätze.
Dabei sollen jedoch nicht Unternehmen belastet werden, sondern der Endverbraucher. Sie als Unternehmen haben die Aufgabe, die Umsatzsteuer einzusammeln und an das Finanzamt abzuführen. In Deutschland muss der Endverbraucher in der Regel 19 Prozent Umsatzsteuer zahlen, ein ermäßigter Umsatzsteuersatz von 7 % gilt beispielsweise bei kulturellen Veranstaltungen.
Einsammeln der Umsatzsteuer
Im Umsatzsteuerrecht gilt, dass die Umsatzsteuer nach vereinbarten Entgelten direkt ans Finanzamt abgeführt werden muss. Das bedeutet für Sie als Unternehmen jedoch häufig, dass Sie in Vorleistung gehen müssen. Eine Ausnahme gibt es jedoch: Wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 600.000 Euro lag, dürfen Sie nach dem Prinzip der „vereinnahmten“ Entgelten die Umsatzsteuer erst ans Finanzamt abführen, wenn die Rechnung beglichen wurde. Jedes Unternehmen ist in Deutschland dazu verpflichtet, bis zum 10. Kalendertag eines Monats eine Umsatzsteuervoranmeldung bei der Finanzbehörde einzureichen.
Falls Sie mit dem Ausland Handel betreiben, bekommen Sie eine Umsatzsteueridentifikationsnummer. Diese müssen Sie bei allen Transaktionen und auf Rechnungen angeben.
Umsatzsteuererstattung bei Reisekosten
Etwas komplizierter kann die Umsatzsteuer und ihre Erstattung im Fall von Reisekosten Ihrer Mitarbeiter wirken. Sie müssen sich jedoch keine Sorgen machen, denn mit der richtigen Reisekosten-Software sollte die Berechnung in der Regel recht simpel ablaufen. Dennoch möchten wir Ihnen die Grundsätze näherbringen:
Was sind Reisekosten?
Reisekosten setzen sich in der Regel aus folgenden Kostenbereichen zusammen:
- Fahrtkosten: Flugtickets, Benzinkosten, Taxi…
- Übernachtungskosten: Hotelkosten, Pauschalen für private Unterbringung…
- Verpflegungskosten: Essen und Getränke
- Reisenebenkosten: Kosten für Telefonate, Parkgebühren, Gepäckgebühren, Trinkgelder…
Als Unternehmen sind Sie verpflichtet, diese Kosten (mit Ausnahme bestimmter Reisenebenkosten) zu erstatten. Dabei können Sie die Umsatzsteuer auf Reisekosten zurückfordern und das sowohl im Inland als auch im Ausland. Im Ausland hängt Ihr Anspruch auf Erstattung der Umsatzsteuer jedoch von den Vorschriften des Reiselandes ab, wie wir Ihnen im folgenden Punkt näher erörtern möchten.
So holen Sie sich die Umsatzsteuer bei Reisekosten zurück
In Deutschland liegt die Mehrwertsteuer bei 19 %, in der Schweiz bei 7,7 %, in Ungarn sind es sogar 27 % – wer hier den Überblick nicht verliert, ist ein echter Buchhaltungsexperte. Alle Details müssen Sie nicht kennen, aber es sollte Ihnen bewusst sein, dass die Mehrwertsteuer weltweit in mehr als 40 Ländern erstattungsfähig ist und Sie diese unter Einhaltung der geltenden Richtlinien zurückfordern können – solange Deutschland mit diesen Ländern entsprechende Abkommen hat. Viele Unternehmen machen Ihre Ansprüche aus Unwissenheit oder Überforderung nicht geltend und verlieren so jedes Jahr viel Geld. Das muss nicht sein!
Das Zurückholen der Umsatzsteuer war lange Zeit relativ aufwendig, da Sie alle Anträge auf Papier in der jeweiligen Landessprache ausfüllen mussten und bei der landesspezifischen Behörde einreichen mussten. Teilweise mussten sogar externe Dienstleister engagiert werden, die sich auf die Erstattung der Umsatzsteuer spezialisiert haben. Dies ist inzwischen nicht mehr der Fall: Seit 2010 müssen Sie als Unternehmen Ihre Anträge nicht mehr beim Mitgliedsstaat einreichen, sondern können sich an das Bundeszentralamt für Steuern wenden. Was Sie jedoch unbedingt benötigen, sind alle erforderlichen Belege. Die Behörden müssen genau sehen können, auf was und in welcher Höhe Sie Umsatzsteuer gezahlt haben.
Erleichtern Sie sich hierbei bitte selbst das Leben und nutzen Sie die passende Reisekosten-Software. Durch Digitalisierung im Unternehmen erleichtern Sie sich im Allgemeinen viele Prozesse, doch gerade bei der recht komplizierten Erstattung der Umsatzsteuer sollten Sie keine Kompromisse eingehen und Risiken nach Möglichkeit vermeiden.
So kann N2F Ihnen in Sachen Umsatzsteuer helfen
Nachdem Sie nun erfahren haben, wie Sie im Allgemeinen und im Falle der Reisekostenabrechnung die Umsatzsteuer zurückholen können, stellen Sie sich sicher die Frage nach den idealen digitalen Helfern. Gerade im Falle der Umsatzsteuererstattung ist jede Form der Automatisierung eine große Hilfe.
Ein Meister in Sachen Automatisierung ist dabei unsere App N2F. In N2F finden Sie endlich die Reisekosten-Software, die Ihnen die Umsatzsteuer-Verwaltung zu großen Teilen abnimmt und Ihnen zugleich hilft, Fehler zu vermeiden.
Da wäre zunächst die intelligente Smartscan-Funktion mithilfe derer Ihre Mitarbeiter ganz einfach ein Foto der bezahlten Rechnungen aufnehmen können. So entsteht keine Zettelwirtschaft und sowohl Sie als auch der Mitarbeiter behalten die volle Kostenkontrolle Der Clou dabei: N2Fs Smart Scan extrahiert automatisch die Umsatzsteuer aus dem Foto – und das sogar dann, wenn mehrere Sätze auf dem Beleg ausgewiesen sind. So sinkt die Fehlerquote signifikant!
Die Hilfe in Sachen Buchhaltung geht aber noch weiter. N2F erlaubt es Ihnen durch Anbindung an Ihre FiBu-Software, die Umsatzsteuer automatisch zu importieren. So sparen Sie sich eine erneute Eingabe der Daten und damit eine Menge Zeit. Der abzugsfähige Betrag ist für jede N2F Reisekostenkategorie vorkonfiguriert und das sogar für besondere Treibstoffregeln oder für andere Verknüpfungen.
Über verschiedene Währungen bei Auslandsreisen müssen Sie sich übrigens auch keine Sorgen mehr machen. N2F erkennt alle Währungen und rechnet diese bequem für Sie um. Auch für internationale Unternehmen stellt N2F daher eine große Hilfe dar. N2F unterstützt nicht nur verschiedene Währungen, sondern spricht auch zahlreiche Sprachen und kennt alle ausländischen Regelungen.
N2F ist wie Sie sehen das ideale All-in-One-Tool und ein wahrer Rechtsexperte. Falls Sie N2F einfach mal ausprobieren möchte, kontaktieren Sie gerne unser Experten-Team für eine ausführliche Beratung.
