Sobald Unternehmen wachsen und sich mit Auslandstöchtern erweitern, nimmt die Anzahl der Reisekostenabrechnungen fast automatisch zu. Die manuelle Verwaltung ist immer noch möglich. Aber die bringt zahlreiche Nachteile: Zeitaufwendig, kostspielig, fehlerhaft… Und bald wird sie nicht mehr gewünscht! Entdecken Sie 8 gute Gründe, Ihre Reisekostenabrechnungen zu digitalisieren, um den Bedürfnissen Ihrer Auslandstöchter Rechnung zu tragen.
1. Zeit sparen
Weniger Verarbeitungszeit, Überprüfung und Wartefrist bei der Behandlung der Reisekostenabrechnungen für Ihre Firma und Ihre Auslandstöchter. Wie klingt das? Die traditionelle Verwaltung der Reisekosten durch Excel-Tabellen ist nichts anderes als Zeitverschwendung. Jeder Mitarbeiter, der oft geschäftlich unterwegs ist, kann das bestätigen. Zuerst alle Belege zusammenstellen, dann die scannen und überprüfen lassen. Und die Buchhaltungsabteilung würde wahrscheinlich die gleiche Erfahrung teilen. Die Belege und Einträge kontrollieren – manchmal sogar mehrmals – und eventuell zusätzliche Informationen verlangen. Daher kann die Behandlungsdauer einer einzigen Reisekostenabrechnung 30 Minuten überschreiten.
Die Erstattung selbst kann mehrere Wochen erfordern. Und so sind 30 Tage zwischen der ersten Bearbeitung des Zahlungsantrags und der tatsächlichen Rückzahlung schon vergangen. Selbstverständlich kann eine solche Situation problematisch werden. Vor allem, wenn das zur Routine wird. Bei einem erheblichen Kostenvorschuss ist der Streitfall vielleicht unvermeidlich. Lassen Sie ein voll digitalisiertes Tool implementieren,das die automatisierbaren Aufgaben für Sie erledigt. Dank der eingesparten Zeit können die Mitarbeiter sich um interessantere und spannendere Aufgaben mit hoher Wertschöpfung kümmern.
2. Geld sparen
Das Sprichwort „Zeit ist Geld“ ist jedem bekannt. Am Arbeitsplatz wird es jeden Tag gehört. Zeit sparen, um Geld zu sparen? Mit Geschäftsreisen ist es so. Addieren Sie die Verarbeitungszeit, die Archivierung, die manuelle Arbeit des Angestellten und des Buchhalters. Das alles hat seinen Preis. Und am Ende ist der Betrag hoch. Es wird geschätzt, dass jede Reisekostenabrechnung mindestens ein paar Dutzend Euro kostet. Im besten Fall. Sollten dazu noch Fehler auftreten, entstehen natürlich Mehrkosten! Die Verwaltung in Realzeit und die Automatisation des Verfahrens nehmen den Druck und die Arbeitsbelastung von der Buchhaltung. So sparen Sie Zeit und Geld. Ohne Kompromiss.
3. Platz sparen
Nicht nur Zeit und Geld werden mit der digitalen Verwaltung gespart, sondern auch Platz. Und wie Zeit und Geld ist Platz auch eine endliche Ressource. Hier ist die Lage: Die Quittungen in Papierform nehmen viel Platz und erhöhen nochmal den Verwaltungsaufwand. Egal wie sorgfältig Sie sind, besteht immer die Gefahr, dass wichtige Daten zerstört werden. In jedem Fall wird die Papierform von der Zeit beschädigt. Dank der Digitalisierung und der automatisierten Verwaltung brauchen Sie Akten und Abrechnungen nicht mehr physisch zu lagern. Ihre Belege stehen sicher in der Cloud.
Das heißt weniger Papiere in Schränken, Schuhbladen und Aktenkammern. Und damit eine höhere Produktivität. Das ist einer der Vorteile der sogenannten „Clean Desk Policy“. Mit anderen Worten kann jeder von einem aufgeräumten und gereinigten Arbeitsplatz profitieren. Papierlos ist gleichzeitig praktisch und umweltfreundlich! Für Großkonzerne mit mehreren Auslandstöchtern und einem hohen Bedarf an Dienstreisen ist die Neugestaltung von Lagerräumen sogar denkbar. So erhalten Sie neue Büroflächen und Sitzungsräumen.
4. Fehler und Betrugsfälle vermeiden
Reisekostenabrechnungen richtig zu verwalten ist wichtig. Bei jeder repetitiven und manuellen Arbeit besteht aber das hohe Risiko menschlicher Fehler von der Buchhaltungsabteilung – Eingabefehler, Rechenfehler, übersehene Quittungen und Belege, usw. Oft mit weitreichenden Folgen! Und bei der Mitarbeiter unterwegs besteht das Betrugsrisiko – vorsätzliche verdoppelte Einträge, Überschreitungen des Höchstbetrags, usw. Solche Risiken werden durch eine automatisierte Verwaltungslösung behoben, die die Art der Datenkontrolle für Sie verbessern kann. Das System kann nämlich selbst Fehler prüfen lassen, egal ob die unbeabsichtigt oder bewusst gemacht wurden. Und im Fall einer Nichteinhaltung wird die Buchhaltung sofort informiert. So kann die ganze Firma fehlersicher und leistungsstärker weitergehen!
5. Die Daten sichern und zentralisieren
Vielleicht haben Sie Auslandstöchter in mehreren Ländern. Und die Verwaltungsregeln können sich je nach Land unterscheiden. Unabhängig von der Anzahl der Auslandstöchter und der verwendeten Verwaltungssysteme brauchen Sie eine zentralisierte und für alle geltende Lösung! Mit einer mobilen App werden Ihre Daten verschlüsselt, vereinheitlicht, geschützt und sicher und zentral abgespeichert. Die bleiben jederzeit abrufbar aber nur von Benutzern mit entsprechenden Zugangsrechten. Anschließend können Sie Statistiken und Berichte erzeugen, um die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter tiefer zu analysieren. Und im Fall einer behördlichen Kontrolle stehen alle Belege und Berechnungen ganz einfach zur Verfügung. Das ist Optimierung von A bis Z.
6. Das Vertrauen der Mitarbeiter gewinnen
Was wäre die natürliche Folge der Reduzierung der Verlustrisiken von Dokumenten? Was wäre der nächste logische Schritt kürzerer Auszahlungsfristen? Ja, mehr Vertrauen und mehr Rücksicht von den Mitarbeitern gegenüber der Buchhaltungsabteilung und dem Unternehmen im Allgemeinen. Jedes Mal, wenn Ihre Mitarbeiter geschäftlich unterwegs sind, genießen sie eine mobile und intuitive App, die ihnen überall folgen kann. Selbst die Manager sind damit zufrieden, da sie nicht mehr auf die Belege ewig warten sollen. Alles erfolgt mit einem Klick. Die digitale Verwaltung der Reisekosten kann darüber hinaus der erste Schritt zu umfassenden Digitalisierungsverfahren sein.
7. Die rechtlichen Anforderungen erfüllen
Natürlich können Sie Ihre Verwaltung selbst digitalisieren. Aber rechtlich kann der Prozess schon kompliziert sein. Zum Beispiel gelten in Deutschland die GoBD, die ziemlich technisch zu verstehen sind. Die Digitalisierung der Reisekostenabrechnungen durch eine speziell dafür entwickelte App verringert das Risiko einer mangelnder Einhaltung der geltenden Richtlinien und Vorschriften. Automatische Berechnung der Tagespauschalen nach Land, Aktualisierung der Sätze und der Regelungen… Jede Kleinigkeit der rechtlichen Anforderungen brauchen Sie nicht mehr zu wissen, wenn Sie über eine rechtssichere Lösung verfügen.
8. Genießen Sie eine maßgeschneiderte Lösung
Wählen Sie eine App aus, die Sie von A bis Z unterstützen kann. Und zahlen Sie lediglich für die Features, die Sie brauchen. Eine maßgeschneiderte Lösung steht auch für ein intelligentes System mit vielen Anpassungsmöglichkeiten. Wie einfacher wäre Ihre Arbeit mit einer App, die sogar offline funktioniert? Eine mobile App, die in 11 Sprachen verfügbar ist und die Währungen automatisch für Sie umrechnen kann. Das und mehr finden Sie bei N2F!
N2F bietet eine geeignete Lösung an, um den Bedürfnissen internationaler Firmen Rechnung zu tragen. Durch die App werden Ihre Reisekostenabrechnungen einfacher und sicherer verwaltet. Auch im Ausland können Ihre Mitarbeiter ihre Quittungen ganz einfach scannen. Ohne Fehler, Verzögerung und Geldverschwendung.
