Reisekostenabrechnungen sind für alle Unternehmen unverzichtbare und praktische Dokumente. Wenn das Unternehmen jedoch wächst, steigt die Anzahl der Aufgaben und Belege in Papierform sammeln sich an. Bei den komplexen Regeln, die es bei der Prüfung von Reisekostenabrechnungen zu berücksichtigen gilt, kann sich dieser Prozess schnell zu einem Albtraum entwickeln. Aber, keine Panik! Es existiert eine Lösung: die Automatisierung mittels einer Verwaltungssoftware. Einfach einzurichten, bietet sie Ihnen und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile, einschließlich der folgenden.

Zeitersparnis

Jeder Angestellte im Unternehmen spart kostbare Zeit durch die Nutzung einer digitalen Lösung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen. Der gesamte Vorgang ist in ein paar Klicks abgeschlossen, alles ist auf der Plattform zentralisiert und die Berechnungen sind automatisiert.

Die Angestellten geben in der Übersicht der Software ihre Reisekosten in Echtzeit ein und fügen ihre Belege hinzu. Sobald deren Dokumente eingescannt sind, werden sie sicher abgespeichert – sie werden nicht in einer Schublade verloren gehen!

Manager und Buchhaltungsabteilung kontrollieren, analysieren und validieren dann die Reisekostenabrechnungen über eine intuitive und übersichtliche Oberfläche. Das Tool berechnet die Reisekosten und die zu erstattenden Beträge, was die Arbeit der Buchhaltungsabteilung um ein Vielfaches vereinfacht.

Die Rückerstattungen werden dann automatisch an die Lohn- oder Banküberweisungssoftware übertragen. Da die Verarbeitungszeit für Reisekostenabrechnungen kürzer ist, erhalten die Angestellten ihre Rückerstattungen schneller.

Reduzierung von Fehlern bei der Berechnung von Reisekostenabrechnungen

Ein anderer Vorteil der Software zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen ist das Vermeiden der vielen Eingabefehler, Auslassungen und Schummeleien, die für das Unternehmen zu bedeutenden Verlusten führen können. Die Angestellten geben die Daten in vordefinierte Felder ein und die Software erkennt jegliche Unstimmigkeiten.

Das Tool berechnet präzise:

  • Kilometerpauschalen entsprechend den relevanten Tabellen,
  • Kilometerkosten,
  • Umsatzsteuer,
  • Umrechnung der Beträge in die Heimatwährung des Unternehmens bei Auslandsreisen.

Dank der Automatisierung muss die Buchhaltung vor der Validierung der Rückerstattung nur die digitalen Quittungen prüfen.

Implementierung der unternehmenseigenen Rückerstattungsrichtlinie

Für die Angestellten beinhaltet der Antrag auf Erstattung der geschäftlichen Reisekosten, dass sie eine gewisse Anzahl von Regeln kennen, die vom Unternehmen festgelegt werden. Sich in diesen Regeln zurecht zu finden sowie die Rückerstattungsrichtlinie einzuhalten, kann jedoch kompliziert sein. Die digitale Lösung vereinfacht den Eingabeprozess der Daten und Beträge, der Angestellte wird von der Oberfläche angeleitet.

Der Manager kann unterdessen die Software einfach konfigurieren, um die Regeln für die Berechnungen bei Bedarf anzupassen, was ein ständiges Hin und Her mit den Angestellten vermeidet, welches sonst bei der Prüfung hinsichtlich der Einhaltung der unternehmenseigenen Richtlinien anfällt. Manuelle Updates sind jedoch nicht erforderlich, die Software aktualisiert sich automatisch selbst, um die sich ändernden Marktbedingungen und Änderungen der internen und externen Regeln zu übernehmen.

Analyse der Reisekosten

Mit einer softwarebasierten Verwaltung von Reisekostenabrechnungen können Unternehmen sowohl ihre Profitabilität steigern als auch Zeit sparen!

Manager können die Übersicht verwenden, um sich die Anzahl und die Art der Reisekosten ihrer Angestellten anzusehen, in Echtzeit und rückwirkend. Die Analyse dieser Daten hilft ihnen bei der Anpassung der Rückerstattungsrichtlinien des Unternehmens und bei der Verbesserung von Wettbewerbsfähigkeit und Produktivität in Abhängigkeit von den betrieblichen Bedürfnissen.

Vom internationalen Standpunkt aus ist die Zentralisierung der mit den Reisekosten verbundenen Daten ein wertvolles Gut: Firmenzentralen können die lokalen Rückerstattungsrichtlinien beobachten und verwalten. Firmen können ihrerseits ihre kommenden Ausgaben planen und ihre Strategien dem ökonomischen Zusammenhang und den zukünftigen Projekten entsprechend anpassen.

Verbesserte Beziehungen zwischen Abteilungen

Die Zeit, welche für Verwaltung der Reisekostenabrechnungen, Zentralisierung und Transparenz der Daten aufzuwenden ist, wird reduziert. Das Automatisieren des Prozesses verringert den Druck und ermöglicht unternehmensinterne Beziehungen.

Mit einer digitalen Verwaltungslösung ist der Austausch zwischen Verkaufs- und Buchhaltungsabteilung fließender. Das Risiko von Fehlern und Betrug wird beträchtlich reduziert, Belege sind online ohne Verlustrisiko verfügbar und die Rückerstattung an die Angestellten erfolgt im Handumdrehen. Dies ist eine Win-win-Situation für jeden!

Zusammengefasst ist ein digitales Tool wie die N2F Anwendung zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen ein wichtiger Verbündeter in den Unternehmen.

Angestellte erfassen ihre Reisekosten mit ihrem Smartphone über eine intuitive Schnittstelle, die alle Inkonsistenzen anzeigt und automatisch den zu erstattenden Betrag berechnet.

Die Buchhaltungsabteilung kann die Validierung der gescannten Belege im Handumdrehen erledigen.

Am Schluss können Manager direkt alle Reisekosten sehen und Entscheidungen zum Vorteil des Unternehmens treffen.