Le service comptabilité est le système nerveux d’une entreprise : indispensable à tous les services et sollicité de toutes parts. Et à chaque fin de mois, la tension monte au sein des équipes qui doivent s’occuper de la clôture mensuelle, notamment des notes de frais, tout en continuant à répondre aux différentes exigences des autres services, qui demandent toujours plus de réactivité. Voici quelques pistes à suivre pour un directeur financier qui voudrait voir s’alléger cette pression sur ses équipes.
Bien préparer l’amont
Pour que la gestion des notes de frais ne soit plus un casse-tête à chaque fin de mois, il est indispensable de bien préparer les services qui interviennent sur le processus avant la comptabilité. Si les notes de frais sont saisies avec plus d’exactitude, vos équipes passeront moins de temps chaque mois à les traiter. Pour ce faire, deux dispositifs peuvent être mis en place simultanément.
Il est crucial d’avoir une politique de dépenses très précise et qu’elle soit communiquée aux différents collaborateurs de la façon la plus claire possible. Ils doivent avoir à leur disposition une ressource leur permettant de savoir quels frais ils peuvent se faire rembourser et dans quelles limites. Par exemple, si votre entreprise ne prend pas en charge les dépenses d’hébergement à plus de 100€ la nuit, les salariés doivent avoir facilement accès à ce type d’information. Avec une solution digitalisée, ils ont à disposition de manière claire toutes les précisions concernant les modalités de remboursement.
Il peut aussi être judicieux de communiquer clairement sur la TVA récupérable et les dépenses qui peuvent en faire l’objet afin qu’ils respectent scrupuleusement la marche à suivre pour la récupération de la TVA.
Avoir des outils efficaces
Pour éviter que le service comptabilité ne soit submergé au moment du traitement des notes de frais, il pourrait être adapté de s’équiper des outils de gestion les plus efficaces possibles, en ayant recours à une application de gestion des notes de frais comme N2F.
Une solution digitalisée permet d’automatiser les contrôles. Les collaborateurs leur ticket de caisse, et celui-ci est analysé par le système qui s’occupe de la transmettre aux interlocuteurs nécessaires. Le logiciel s’occupe d’extraire les informations importantes au traitement mais aussi de vérifier leur cohérence et de créer des alertes s’il détecte une anomalie. Un énorme gain de temps pour les équipes qui n’auront pas besoin de vérifier manuellement toutes ces informations.
Ce système permet aussi de transmettre les notes de frais en direct. Le service comptabilité les recevra donc au fil de l’eau et non plus de manière concentrée de manière concentrée en fin de mois ce qui leur permettra de les traiter au fur et à mesure et donc, d’engager les remboursements plus rapidement.
Enfin, vous pourrez mettre fin à l’archivage papier des demandes et de leurs justificatifs. Tout est conservé grâce à l’archivage numérique à valeur probante dans un centre de stockage répondant aux normes en vigueur. Vous faites gagner du temps à vos équipes, qui n’auront plus besoin de classer et archiver ces documents.
Conclusion :
Pour ramener un peu de sérénité au sein du service comptabilité, une solution permettant de digitaliser la gestion de vos notes de frais est le moyen le plus efficace. Vos équipes ne seront plus sous pression au moment de les traiter, elles n’auront pas à faire la chasse aux notes de frais à chaque fin de mois et elles ne perdront plus de TVA récupérable. Mais la comptabilité ne sera pas le seul service à en bénéficier : c’est tout l’entreprise qui va voir son traitement des notes de frais simplifié et les remboursements être effectués plus vite.
