La gestion des notes de frais est souvent synonyme de calvaire ! Et pourtant, cette tâche est essentielle au bon fonctionnement de n’importe quelle entreprise. Personne ne peut se permettre de l’écarter. Vous vous reconnaissez dans cette situation et aimeriez trouver une façon de l’améliorer ? Pas de panique, des solutions existent !
N2F, application de gestion des notes de frais, vous livre 5 conseils à appliquer pour vous simplifier la vie : c’est parti !
1. Définir une politique de remboursement
À travers un audit de vos dépenses et un comparatif par rapport aux moyennes de votre secteur, vous pourrez déceler d’éventuelles incohérences et définir une politique de remboursement en accord.
Par exemple, vous pouvez choisir de plafonner les dépenses de repas et les indemnités kilométriques afin d’inciter vos employés à être précautionneux lors de leurs déplacements. Préférez une politique dissuasive plutôt que répressive afin de responsabiliser naturellement chaque collaborateur.
2. Ne pas dépasser 2 niveaux de validation
Pour ne pas créer une véritable usine à gaz, veillez à vous limiter à deux niveaux d’approbation au risque de perdre énormément de temps.
Par exemple, nommez un responsable hiérarchique qui s’assure que la dépense faite est conforme à la mission, et un contrôleur de gestion au sein du service comptable. Ce dernier veillera à ce que la dépense en question s’inscrive dans la politique de remboursement et que tous les justificatifs nécessaires sont présents.
3. Réaliser des contrôles ponctuels
N’importe quel comptable qui se respecte n’avancera jamais que le contrôle des notes de frais n’est pas toujours fait de la façon la plus rigoureuse. Dans les faits, près de 4 notes de frais sur 10 ne sont pas soumises à un contrôle poussé.
La mise en place d’une politique de frais clairement définie met plus facilement en lumière les dépenses qui ne respectent pas les règles. Et c’est encore plus facile avec l’aide d’un outil adapté comme N2F !
Par le biais de l’analyse et de la comparaison des données, tentez aussi d’identifier les collaborateurs qui auraient tendance à abuser et à les en notifier. N’hésitez pas à contrôler de façon plus pointue les nouvelles recrues et profitez-en pour les informer sur les modalités internes à l’entreprise.
Doublons, justificatif manquant, dépense déclarée sur un jour de congé… La gestion manuelle reste sujette à trop d’erreurs, volontaires ou non d’ailleurs. Le mieux reste encore de se reposer sur un système de détection automatique de la fraude, inclus dans un logiciel de gestion des notes de frais.
4. Enterrer les justificatifs papier
L’utilisation d’un outil digital pour la gestion des notes de frais permet d’éviter de nombreuses erreurs et coûte moins cher que l’archivage papier. L’aspect dématérialisé permet d’optimiser la traçabilité et la lisibilité mais aussi une plus longue conservation. Désormais, la loi autorise l’archivage numérique alors, pourquoi s’en priver ?
5. Automatiser la récupération de la TVA
Le respect des règles fiscales permettrait aux entreprises de faire baisser la charge des notes de frais d’environ 2,5% : rien que ça ! Une dépense sur deux implique une récupération de TVA à un taux moyen de 7% alors qu’il est possible d’en récupérer 13%. Résultat : 40% de la TVA afférente à la dépense sont laissés à l’État.
En savoir + : TVA récupérable : le guide
Le cas des repas est le plus flagrant : 6% du prix est récupéré sous la forme de TVA, le reste est taxé à 10%… Alors, il est grand temps de veiller à récupérer la TVA sur l’ensemble des dépenses et pas seulement sur les plus importantes !
Pour appliquer facilement ces différents conseils, l’utilisation d’un logiciel de notes de frais reste sans aucun doute la meilleure option. Un investissement mensuel de quelques euros peut vous permettre de gagner un précieux temps au quotidien, d’éviter les erreurs et les fraudes, de simplifier la collecte des informations grâce au scan en temps réel, d’effectuer le suivi des dépenses… Bref, de faire baisser le coût de votre gestion des notes de frais de 75% ! Alors, intéressé ?
