La conformité des notes de frais permet de réaliser des économies considérables. Parmi les sources d’erreurs répandues : la gestion de la TVA. Reçus manquants, déclarations en double, défaut de mise à jour de la réglementation… découvrez comment évitez ces problèmes courants, pour réduire vos coûts.
3 points d’attention majeurs lors de la gestion de vos notes de frais
Considérez vos notes de frais comme vos factures – d’autant plus qu’elles représentent un poste de dépenses majeur en entreprise ! Chaque année, les professionnels abandonnent à l’administration fiscale des sommes considérables, faute de gérer leur TVA de manière conforme. Zoom sur vos 3 points d’attention pour éviter ces pertes.
Archivez les bonnes notes de frais
Adopter un système d’archivage fiable et performant contribue à éviter les problèmes de gestion de TVA dans vos notes de frais. 2 axes stratégiques au moment de mettre en place votre politique :
- N’acceptez que les justificatifs en bonne et due forme. A l’image d’une facture, la note de frais doit en effet comporter les mentions légales obligatoires. Un ticket de carte bleue, par exemple, n’est pas suffisant à justifier la dépense professionnelle. En écartant les reçus non conformes, vous évitez le risque de récupération injustifiée de TVA.
- Prêtez une attention particulière aux dépenses les plus importantes. Plus le montant de la note de frais est élevé, plus le montant de TVA récupérable est important ! Et en cas d’erreur, la perte financière peut également être significative… Sans pour autant négliger les faibles dépenses, vérifiez assidûment les dépenses supérieures.
Sur la base de ce tri, vous vous assurez d’archiver les seules notes de frais conformes, et toutes les notes de frais conformes. Le risque d’erreur de gestion de la TVA est réduit, la récupération de TVA est optimisée.
Renforcez votre processus de validation
Archiver les notes de frais conformes est indispensable, mais attention à ne pas les archiver en double ! Pour éviter les doublons, mettez en place un processus de validation strict. Le manager dans un 1er temps, puis le service administratif et enfin le service comptable doivent suivre un workflow d’approbation préalablement défini. Les objectifs à chaque stade :
- Approuver la note de frais à condition qu’elle soit conforme.
- S’assurer de l’absence d’anomalies – notamment pour fiabiliser la gestion de la TVA.
- Rembourser le salarié de ses dépenses professionnelles, et récupérer le bon montant de TVA.
Tenez-vous à jour des réglementations
La réglementation en matière de TVA est mouvante, mettez en place un système de veille pour vous tenir à jour. Vous évitez ainsi les risques suivants :
- Accepter une note de frais qui n’est plus conforme ;
- Vous priver de l’opportunité de récupérer de la TVA devenue récupérable.
En savoir plus sur la TVA récupérable.
N2F, la solution pour éviter les erreurs liées à la TVA
Application de gestion de notes de frais, N2F résout les problématiques de gestion conforme de la TVA.
- Détection automatisée des anomalies – et des fraudes : N2F intègre l’intelligence artificielle pour identifier les erreurs. Tentative de fraude ou simple erreur du collaborateur, vous êtes protégé contre les défauts de conformité. Grâce à l’IA et à la fonctionnalité d’analyse prédictive, vous gagnez non seulement en fiabilité mais aussi en temps dans la gestion de vos notes de frais et de votre TVA.
- Mise à jour automatique de la réglementation : l’application, à jour en temps réel des réglementations évolutives, est paramétrée pour gérer la récupération de TVA de manière fiable. Aucune mauvaise surprise !
- Processus de validation simplifié : vous configurez votre processus de manière personnalisée, pour s’adapter parfaitement à votre politique et vos conditions. La traçabilité de chaque note de frais de bout en bout garantit la sécurité et la conformité des données saisies.
A noter : N2F s’interconnecte à tous les logiciels comptables du marché, pour éviter le travail fastidieux de ressaisie.
Nos clients témoignent : au-delà d’une automatisation complète de la récupération de TVA, c’est un montant de TVA récupérable augmenté de 3% par an grâce à N2F.
Pour éviter les erreurs courantes de conformité à la TVA, soulagez vos équipes et digitalisez-vous…
