[Comptables] Comment se concentrer sur les notes de frais à risque ?

Saviez-vous que 89% des cas de fraude en entreprise sont liés aux notes de frais ? *  

Part essentielle de la gestion comptable d’une entreprise, les notes de frais permettent de rembourser les dépenses professionnelles engagées par les salariés et de justifier des charges déductibles du résultat fiscal. Mais elles peuvent aussi être une source de fraude ou d’erreurs, faisant risquer un litige avec l’administration fiscale !  

On comprend donc l’importance, pour les comptables, de se concentrer sur les notes de frais à risque et de mettre en place un processus et des contrôles pour les détecter et les corriger.  

Source : Institut Français de Prévention de la Fraude 

Quelles sont les notes de frais à risque ?  

Les notes de frais à risque sont celles présentant des anomalies ou irrégularités, qu’elles soient le fait d’erreurs involontaires ou de tentatives de fraude. Or, lorsque la validité et la conformité des notes de frais sont mises en cause, le risque d’amende en cas de contrôle fiscal est décuplé.  

Note de frais non conforme : que vérifier ?  

Les irrégularités conduisant à la non-conformité d’une note de frais peuvent être :  

• Note de frais sans justificatif 
• Justificatif incomplet ou falsifié 
• Dépense dépassant le cadre de la politique de frais  
• Dépense réalisée sur un jour non travaillé ou hors mission 
• Dépenses avec des motifs ou bénéficiaires fictifs ou non autorisés 
• Kilométrage erroné  
• Note de frais en doublon.  

🔎 A lire aussi : Comment s’assurer de la validité d’une note de frais ?  

Quels sont les risques des notes de frais irrégulières ?  

Qu’elles soient volontaires ou non, les erreurs et irrégularités aux notes de frais sont un risque réel pour les entreprises :  

• Risque de perte financière en raison du remboursement indu de dépenses non professionnelles ou non justifiées 
• Amende en cas de redressement par l’administration fiscale 
• Atteinte à la réputation ou à l’éthique de l’entreprise en cas de fraude avérée.   

Comment se concentrer sur les notes de frais à risque ? 

 Pour se concentrer sur les notes de frais à risque, nous vous conseillons de mettre en place un process rigoureux en amont, basé sur les étapes suivantes :  

#1 – Etablir une politique de frais claire  

Première étape : mettre un cadre ! Définissez une politique de frais claire et transparente, précisant les règles et plafonds à respecter en matière de dépenses professionnelles, les modalités de remboursement et le circuit de validation.  

Vous pouvez aussi évoquer les éventuels contrôles effectués et les sanctions encourues en cas de non-respect de la politique de frais.  

💡 Besoin d’aide dans l’établissement de votre politique de frais ? Lisez notre article : comment faire appliquer la politique de frais de votre entreprise ?  

#2 – Sensibiliser les salariés 

Parce que mieux vaut prévenir que guérir, nous vous conseillons de sensibiliser les salariés aux bonnes pratiques en matière de notes de frais, par exemple lors de sessions de formation ou lors de l’onboarding de nouveaux collaborateurs. Ces sessions de formation seront aussi le moment de présenter la politique de frais et l’occasion d’alerter vos équipes sur les risques encourus en cas d’abus ou de fraude.  

#3 – Utiliser une solution de notes de frais 

Une application de notes de frais telle que N2F simplifie l’ensemble du processus des notes de frais, depuis la soumission jusqu’au remboursement. Surtout, une solution de notes de frais permet d’automatiser les vérifications, d’alerter sur les anomalies et de conserver une traçabilité des opérations

Pour faciliter le travail comptable et la détection des dépenses frauduleuses, une solution de notes de frais doit être dotée de plusieurs caractéristiques :  

• Smart scan : pour extraire de la photo d’un justificatif les informations importantes (date, montant, taux de TVA) 
• Vérification prédictive et système de scoring des dépenses, afin d’alerter sur les dépenses à contrôler  
• Détection des doublons et des éventuelles complications (ex : dépense réalisée sur un jour non travaillé) 
• Respect de la politique de frais 
• Connexion à Google Maps pour un kilométrage juste.  

#4 – Mettre en place un workflow de validation 

Un workflow de validation est une façon de faire passer chaque note de frais par plusieurs filtres. Chez N2F, nous vous proposons de mettre en place un workflow de validation spécifique à votre entreprise. Par exemple :  

• Soumission de la note par le salarié 
• Validation par le manager : vérification des dates de la mission et de la cohérence des justificatifs 
• Approbation comptable : vérification de la cohérence des justificatifs et dépenses avant approbation et remboursement. 

En cas de doute, vous pouvez tout simplement refuser la note ou la renvoyer au collaborateur afin qu’il la modifie. Vous agissez ainsi en amont, afin de vous assurer d’entrer une dépense correcte en comptabilité.  

#5 – Contrôler les notes de frais 

Nous vous conseillons de réaliser des contrôles réguliers et aléatoires de certaines dépenses et justificatifs soumis par vos équipes. Pas question de faire n’importe comment ! Vous devez d’abord vérifier la cohérence entre la note soumise et son justificatif, et utiliser des critères objectifs :  

• Montant 
• Date 
• Motif 
• Invité (client ou personnel).  

Il est évidemment impossible de distinguer les réelles erreurs des tentatives de falsification. Cependant, en cas de fraude avérée, vous devrez peut-être sanctionner le salarié responsable.  

Vous l’avez compris, se concentrer sur les notes de frais à risque est un enjeu majeur pour les équipes comptables, garantes de la fiabilité et de la conformité de l’ensembles des dépenses professionnelles remboursées aux salariés.  

Une politique de frais claire est un socle de base, ainsi que des contrôles réguliers des dépenses professionnelles. Mais surtout, un outil de notes de frais pourra vous permettre de mieux prévenir et détecter les fraudes et erreurs, et ainsi de réaliser des économies tout en protégeant l’intérêt financier de l’entreprise.   

Envie d’en savoir plus sur la façon dont un outil de notes de frais peut vous aider dans votre quotidien comptable ? Nos experts sont à votre écoute, et ont réalisé pour vous ce guide pour bien choisir une solution de notes de frais !