Réalisez-vous des déplacements client dans le cadre de vos missions ? Sachez que les frais peuvent être engagés en votre nom mais refacturés au client final. Cette pratique est très encadrée, mais pas de panique, on vous donne toutes les clés pour une refacturation et une gestion comptable sans stress !
Frais de déplacement : de quoi parle-t-on ?
Les frais de déplacement concernent toutes les dépenses réalisées par un collaborateur dans le cadre de ses missions. Il peut s’agir de :
- Indemnités kilométriques
- Billets de train, d’avion
- Taxi
- Parking, péage
- Carburant
- Frais d’hébergement et de restauration.
Peut-on facturer les frais de déplacement à un client ?
Oui, il est possible de facturer les frais de déplacement à un client dès lors qu’il s’agit bien de dépenses professionnelles effectuées sur ses heures de travail et avec justificatif.
💡 A noter : la facturation des frais de déplacement au client n’est pas une obligation. Cependant, les dépenses engendrées peuvent représenter un coût important pour une entreprise. Dès lors, il peut être intéressant de refacturer ces frais au client final. Attention cependant, pensez que la facturation des frais de déplacement peut représenter un désavantage commercial face à vos concurrents si ceux-ci ne la pratiquent pas. A vous donc de voir ce qui convient le mieux à votre entreprise !
Comment calculer la refacturation des frais de déplacement ?
Il existe deux méthodes pour déterminer la refacturation des frais de déplacement à un client : la facturation au réel sur la base des indemnités kilométriques, ou le forfait de déplacement.
#1 – Facturation au réel : indemnités kilométriques selon la distance parcourue
Les indemnités kilométriques, dont le barème est chaque année édité par l’administration fiscale, permet de compenser les dépenses liées :
- Au carburant
- A l’usage du véhicule (entretien, réparation)
- Aux frais d’assurance
- Et à l’usure du véhicule.
Le calcul des indemnités kilométriques se fait selon le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule. Il est soumis à une revalorisation chaque année.
Pour découvrir le barème kilométrique de l’année, c’est par ici 👉 Barème kilométrique pour les voitures et les deux-roues
Comment facturer facilement les frais réels ?
Si elle est plus juste au niveau de votre comptabilité et pour votre client, la facturation au réel est aussi très chronophage. Vous devez prendre en compte détailler la distance parcourue, calculer selon le barème des indemnités kilométriques, et ajouter les éventuels frais annexes (péage, repas).
Pour gagner du temps, nous vous conseillons de vous doter d’une solution de notes de frais telle que N2F. En effet, vous bénéficierez ainsi d’un module spécialement dédié aux déplacements. Directement connectée à Google Maps, l’application calcule automatiquement les IK ! Il vous suffit ensuite de scanner en un clic vos éventuels reçus de péage et de restaurant, et vous pouvez éditer une note de frais facilement transmissible à votre client.
#2 – Facturation au forfait : un tarif fixe pour couvrir vos frais de déplacement
Le forfait de déplacement est certainement la solution la plus simple et la plus couramment utilisée pour refacturer les frais de déplacement à un client. Le principe ? Vous définissez un montant fixe pour couvrir vos déplacements clients.
Comment facturer les frais de déplacement au forfait ?
Contrairement à la facturation sur la base des indemnités kilométriques, la facturation au forfait n’est pas encadrée légalement. Ainsi, c’est vous qui fixez vos tarifs. Pour être au plus juste et que cela ne vous porte pas préjudice dans le cadre d’un éventuel accord commercial, nous vous conseillons de regarder les tarifs pratiqués par vos concurrents.
Vous pouvez facturer au forfait de deux manières :
- Soit par un tarif fixe, identique quelle que soit la distance parcourue (ex : 25€ de frais de déplacement, que le client soit à 10 ou 75 km).
- Soit par un tarif fixé par tranche de trajet. En règle générale, la facturation se fait dès 20km, mais vous pouvez tout à fait décider de facturer vos clients même si la distance est moins élevée. Par exemple :
- 15€ pour un déplacement jusqu’à 20km
- 25€ pour des déplacements entre 20 et 70km
- 10€ pour chaque 10km supplémentaire parcouru.
Evidemment, ceci ne sont que des exemples : à vous de faire le calcul et de voir ce qui est avantageux pour vous et pourrait constituer un avantage concurrentiel !
🚨 Attention : si vous choisissez de refacturer vos déplacements sous forme de forfait, vous devez impérativement le faire apparaître dans vos conditions générales de vente.
Facturer les frais de déplacement à un client : la checklist
Pour vous assurer d’être dans les règles et de ne rien oublier, vérifiez les points suivants :
1/ Politique de frais : assurez-vous qu’elle est bien la même pour tous vos clients. Que vous choisissiez un remboursement au forfait ou au réel, vous devrez utiliser la même solution pour l’ensemble de vos clients.
2/ Intégration au devis : le devis est un contrat de vente. Il est donc indispensable que vous y fassiez figurer tous vos frais, y compris les frais de déplacement, qu’il s’agisse du forfait ou de frais réels. Nous vous conseillons de les intégrer sous une ligne “déplacement professionnel”.
🚨 Un client peut refuser de vous rembourser les frais de déplacement s’ils ne sont pas mentionnés sur le devis.
3/ Intégration de la TVA : vous ne devez intégrer la TVA dans la facturation du déplacement que si vous avez choisi le forfait au réel et si votre entreprise est bien assujettie à la TVA. Le barème des indemnités kilométriques ne comprend en effet pas la TVA.
En tant que micro entrepreneur, vous pouvez facturer vos frais de déplacements professionnels. Cependant, il ne sera pas possible de déduire ces dépenses du résultat imposable de votre activité. C’est pour cela qu’il est plutôt conseillé aux auto-entrepreneurs de réaliser une note de débours.
4/ Estimation des frais : pensez à bien estimer vos frais professionnels en amont. En cas de facturation selon le barème des indemnités kilométriques, vous devez vous aider d’outils tels que Mappy ou Maps pour estimer le nombre de kilomètres, ou de N2F pour réaliser directement le calcul et être au plus proche des frais dépensés.
🚨 En cas de dépassement des frais, prévenez votre client et réalisez un avenant au devis 🚨
5/ Facturer les frais : se faire rembourser les frais implique d’établir une facture, que vous transmettrez à votre client. Vous pouvez choisir :
- Soit de réaliser une facture globale, mentionnant les produits ou services et avec une ligne dédiée aux déplacements professionnels
- Soit de réaliser une facture à part pour les déplacements professionnels.
Savez-vous qu’une solution de notes de frais telle que N2F dispose directement d’un module de refacturation client ? En un clic, vous pouvez ainsi éditer une facture que vous pourrez transmettre à votre client, pour faciliter votre intégration comptable et la sienne !
FAQ
Pour justifier vos frais de déplacement en mission, conservez tous les justificatifs de vos frais : restaurant, hôtel, péage, etc. Vous pourrez ainsi remplir une note de frais manuellement, ou en éditer une grâce à un logiciel tel que N2F.
Oui, vous pouvez facturer vos frais de déplacement au client en tant qu’auto entrepreneur : attention cependant, comme vous ne pouvez pas les déduire de votre résultat imposable, ils vont venir s’ajouter à votre CA. C’est pourquoi nous vous conseillons plutôt de réaliser une note de débours.
La note de débours concerne les dépenses engagées pour le compte des clients. Réalisée au nom du client, elle doit comporter des lignes correspondant aux produits ou service, et une ligne correspondant aux dépenses engagées au nom du client. Dans ce cas, c’est aussi votre client qui récupère la TVA.
En principe, oui, mais cette marge est soumise à l’impôt sur le bénéfice. En pratique, nous vous déconseillons de le faire car vous pouvez entamer votre relation de confiance avec le client.
