Selon les chiffres de la 20e édition de la France associative dévoilés en octobre 2022, il existe entre 1,4 et 1,5 million d’associations en activité dans le pays. Environ 1,8 million de salariés travaillent pour un organisme à but non lucratif. Dans ce contexte, la tenue d’une comptabilité devient un sujet majeur, en particulier lorsque l’association a du personnel.
Cependant, il n’est pas toujours évident de comprendre les problématiques administratives ou de savoir quel type de comptabilité adopter pour une association. Pour vous aider, nous vous proposons d’aborder quelques notions comptables fondamentales dans cet article.
#1 – Comptabilité des associations : quel intérêt ?
Si la tenue d’une comptabilité s’avère parfois contraignante et chronophage, elle se révèle souvent stratégique pour les entreprises comme pour les associations.
Optimiser la gestion de l’association
La comptabilité exige de conserver scrupuleusement les justificatifs des mouvements financiers de l’association afin d’enregistrer les différentes transactions dans un livre-journal. Ce document comptable liste de manière chronologique, sans rature ni blanc, les opérations financières.
L’association dispose alors d’informations suffisantes pour mieux gérer son fonctionnement et :
- maîtriser sa trésorerie, le risque de découvert peut être rapidement identifié et résolu ;
- assurer la continuité de l’activité ;
- dresser un bilan des actions menées ;
- planifier les projets à engager.
Assurer la transparence de l’activité
Une association a besoin de financements pour exister, qu’il s’agisse de subventions ou encore des cotisations des adhérents. La tenue rigoureuse et fiable de la comptabilité est un moyen de préserver la confiance des différentes parties prenantes.
- Les dirigeants s’appuient sur les états financiers pour contrôler la gestion de l’association et l’impact de leurs décisions.
- Les adhérents peuvent mieux comprendre à quoi servent leurs contributions.
- Les partenaires actuels ou potentiels peuvent vérifier l’emploi des fonds alloués.
Se conformer aux obligations légales
Sincérité, prudence, image fidèle… des principes comptables fondamentaux que les associations se doivent de respecter afin de répondre aux obligations légales.
Toute structure qui emploie des salariés peut être soumise aux contrôles de l’URSSAF et doit être capable de fournir les justificatifs demandés. Il en est de même avec l’administration fiscale ou au cours de procédures juridiques. La comptabilité d’une association constitue un élément de preuve tangible en cas de litige.
#2 – Quelles associations sont soumises à l’obligation de tenue de comptabilité ?
Les associations sont régies par la loi Waldeck-Rousseau du 1er juillet 1901. Ce texte fondateur ne prévoit aucune obligation comptable. En pratique, la tenue d’une comptabilité s’impose aux associations selon diverses modalités.
- Les statuts peuvent mentionner une clause spécifique qui exige de réaliser une comptabilité. C’est le cas notamment pour les organismes reconnus d’utilité publique.
- Certaines situations impliquent l’établissement des comptes annuels : la délivrance d’un agrément par une administration, l’obtention d’une subvention, l’emploi de salariés, etc.
- Si l’association exerce une activité commerciale ou est soumise à l’impôt sur les sociétés ou à la TVA, alors, elle doit s’appuyer sur une comptabilité à jour pour faire ses déclarations.
Par ailleurs, depuis le 1er janvier 2020, les personnes morales de droit privé à but non lucratif disposent d’un plan comptable spécifique. Ce dernier est incontournable pour certaines catégories d’associations en fonction de leur taille, du niveau des aides publiques reçues, de leur activité ou du montant de leur chiffre d’affaires, etc. Il prévoit la tenue d’une comptabilité d’engagement et la production des documents de synthèse (bilan, compte de résultat et annexe).
Pour connaître les associations concernées par le plan comptable, découvrez notre guide sur le sujet !
#3 – Quel type de comptabilité adopter pour une association ?
Quand l’activité d’une association se développe, généralement, les obligations comptables et légales s’intensifient. Si au départ une simple comptabilité de trésorerie peut suffire, la comptabilité d’engagement se révèle parfois plus efficace pour la gestion d’un organisme en pleine croissance.
Comptabilité de trésorerie
La comptabilité de trésorerie convient aux petites structures. Le trésorier de l’association enregistre les recettes et les dépenses de façon chronologique, sur un cahier ou un tableur informatique. Il se sert des renseignements figurant sur le relevé bancaire : date du mouvement, objet, montant du débit ou du crédit. Il joint également la référence du justificatif correspondant. On parle alors de comptabilité en partie simple.
Le trésorier n’a pas besoin de posséder des compétences comptables particulières. En revanche, les comptes ne donnent aucune information sur les encaissements ou les décaissements à venir. Il est donc impossible de prévoir les difficultés de trésorerie éventuelles ou d’élaborer des états financiers.
Comptabilité d’engagement
La comptabilité d’engagement va de pair avec l’obligation d’établir des comptes annuels. Il faut alors raisonner en partie double et saisir les créances et les dettes en plus des opérations de trésorerie.
Concrètement, dans le cas d’une facture fournisseur, le trésorier de l’association l’enregistre dès réception, dans un compte de tiers et un compte de charges. Puis, il saisit la dépense réalisée lors du paiement sur un compte de banque et il solde le compte de tiers.
La comptabilité d’engagement est plus complexe à tenir et l’utilisation d’un logiciel comptable est recommandée. Celui-ci facilite le traitement des données et la production des comptes annuels.
#4 – Quels sont les documents comptables obligatoires pour une association ?
Pour les associations soumises au plan comptable, l’établissement des comptes annuels est obligatoire. Ils comportent 3 documents.
- Le bilan regroupe l’actif et le passif de l’association, également nommé emplois et ressources. Il se présente sous la forme d’un tableau et recense les actifs immobilisés, les actifs circulants, les fonds propres, les provisions et les dettes.
- Le compte de résultat est un second tableau qui calcule le bénéfice ou la perte de l’association sur l’exercice comptable (1 an). Il liste l’ensemble des charges et produits et différencie le résultat d’exploitation, du résultat financier ou exceptionnel.
- Enfin, l’annexe a pour objectif d’apporter un complément d’information au bilan et au compte de résultat.
Le besoin de transparence dans le milieu associatif ne cesse de croître. L’Autorité des normes comptables (ANC) veille à mettre à jour les obligations comptables en fonction de la loi et des nouvelles pratiques en matière de financement. Ainsi, depuis le 1er janvier 2023, les associations concernées doivent produire un état séparé des avantages et ressources provenant de l’étranger.
#5 – Comment tenir la comptabilité d’une association ?
Il est tout à fait possible de tenir sa comptabilité sous format papier à l’aide d’un cahier où le trésorier pourra lister les différentes opérations. Pour stocker les divers justificatifs, il est alors conseillé d’utiliser des classeurs par catégories (ventes, achats, banque, caisse, organismes publics, etc.).
Néanmoins, cette méthode a des limites (erreurs, oublis…) et les associations ont tout intérêt à se doter d’un logiciel performant, en cohérence avec leur développement. Ces outils ont l’avantage d’être conformes avec la réglementation en vigueur et le plan comptable associatif. Ils offrent des solutions de gestion plus globales et sont compatibles avec d’autres logiciels essentiels pour les associations.
Ainsi, pour maîtriser les notes de frais des bénévoles ou des salariés, N2F propose une application qui simplifie le traitement et l’archivage des notes de frais. Celle-ci prévoit aussi l’export des écritures vers plus de 200 logiciels comptables.
Les associations doivent avant tout mener à bien leurs missions initiales. Pour y parvenir, il faut réduire les tâches administratives chronophages comme la tenue de comptabilité ou la gestion des notes de frais.
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