Lorsqu’un collaborateur fait une dépense dans le cadre de son activité professionnelle, il peut en demander le remboursement en remettant à son employeur une note de frais, document récapitulant tous les frais de mission engagés (kilométriques, repas, hébergement, abonnement téléphone, etc.). Ces dépenses doivent être légitimes, c’est-à-dire être motivées par l’activité professionnelle, raisonnables, proportionnées et surtout justifiées pour éviter tout risque de fraude. La comptabilisation des notes de frais peut vite devenir un casse-tête pour les collaborateurs et le service comptabilité. Mais alors en quoi consiste-t-elle et comment la simplifier ? Explications.
Le dispositif comptable de traitement des notes de frais
Les comptes sur lesquels comptabiliser les dépenses professionnelles
A réception de la note de frais, l’employeur ou le service comptable vont devoir créditer le salarié sur le compte 421 « Personnel – rémunérations dues » et affecter les dépenses sur différents comptes de charges :
- 6251 – Voyages et déplacements (pour les indemnités kilométriques ou les frais de logement par exemple)
- 6256 – Missions (pour les frais de restauration entre autres)
- 6257 – Réceptions
- 626 – Frais postaux et de télécommunication
- 6234 – Cadeaux pour les clients
- 618 – Documentation générale
- 6183 – Documentation technique
- 6063 – Produits d’entretien et de petit équipement
- 6064 – Fournitures administratives
Les justificatifs à fournir
Le traitement des notes de frais se fait sur présentation de justificatifs comme les factures de déjeuner, les billets de train ou d’avion, les factures de taxi, celles d’hôtel, les tickets de caisses ou encore les documents indiquant le nombre de km effectués. Ces documents doivent notamment présenter la date du paiement, le prix HT, le montant de la TVA et le montant TTC. Ils sont à conserver au moins 10 ans (article L.123-22 du code du commerce) mais peuvent, depuis 2019, être scannés et archivés sous un format numérique.
Lire aussi : Justificatif de note de frais – A quoi doivent-ils ressembler ?
La comptabilisation des notes de frais
Celle-ci peut se faire manuellement par le service comptable ou l’employeur, selon les étapes suivantes :
- Récupération de la note de frais et des justificatifs par e-mail ou par papier auprès du collaborateur dans un délai raisonnable, généralement dans le mois qui suit la dépense.
- Extraction des informations de la note de frais et vérification de la conformité d’après les justificatifs transmis.
- Enregistrement dans le journal des achats.
- Débit sur les comptes de charges concernés.
- Débit de la TVA déductible si nécessaire.
- Crédit sur le compte du collaborateur dans un délai prévu par la politique interne de l’entreprise.
- Archivage des pièces.
Néanmoins, des solutions digitales comme N2F existent afin d’automatiser la gestion des notes de frais et l’export vers la comptabilité.
La récupération de la TVA issue des notes de frais
Certaines dépenses sont éligibles à la récupération de la TVA comme les frais de péage, ceux de stationnement et de carburant, les frais de restauration (repas, petits-déjeuners, boissons consommées à l’hôtel) et d’hébergement, ainsi que sur les fournitures et abonnements téléphoniques.
Lire aussi : TVA récupérable, ce que vous devez savoir !
N2F, solution digitale pour comptabiliser vos notes de frais
La gestion des notes de frais est souvent vécue comme chronophage et sans valeur ajoutée, que ce soit pour le collaborateur ou pour l’employeur qui les traite. Pour le service en charge de la comptabilité, cette procédure, quand elle est manuelle, peut s’avérer fastidieuse lorsqu’arrive l’étape de la récupération des justificatifs.
C’est pourquoi N2F a mis au point une solution digitale de gestion de note de frais facile d’utilisation. Disponible sur mobile ou PC, notre outil offre de nombreuses fonctionnalités comme la possibilité d’intégrer et d’envoyer des factures et tickets de caisse via une simple photo sur smartphone, de suivre les trajets des collaborateurs grâce au Module Google Maps, ou biende générer instantanément des justificatifs de déplacement.
Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution dématérialisée de gestion de note de frais ? Demandez un essai gratuit ou contactez directement notre équipe.
