Réduction du risque d’erreurs, limitation des oublis, diminution des coûts jusqu’à 60 %… La dématérialisation des notes de frais attire de plus en plus d’entreprises désireuses de concilier rapidité, efficacité et fonctionnalités avancées. Pour choisir la meilleure solution et profiter d’une plus grande transparence, certaines entreprises passent par l’élaboration d’un dossier de consultation ou rédigent un appel d’offres.
Projet de dématérialisation : quels sont les enjeux autour de la procédure d’appel d’offres ?
Aujourd’hui, ce sont essentiellement les entreprises de taille intermédiaire (ETI) et le secteur public qui rédigent des appels d’offres concernant la dématérialisation des notes de frais ; pour les premières, on parle généralement de « consultation ». Quant aux PME, elles demeurent encore frileuses et préfèrent suivre un schéma classique pour nouer des partenariats : essais et tests d’un ou deux produits en interne avant de choisir une solution qui correspond à leurs attentes.
Pour les ETI, la démarche est plus complexe. Il faut faire valider le produit par différents services avant de prendre une décision. Validation des métiers concernés directement par la dématérialisation des notes de frais (services comptabilité et Relations Humaines), validation des services IT, notamment en ce qui concerne la RGPD, la démarche Responsabilité sociétale des entreprises (RSE) et l’hébergement de la solution. Sans oublier qu’il est indispensable d’avoir l’approbation des utilisateurs, des services commerciaux ou des services techniques qui sont concernés en première ligne par le sujet des notes de frais.
Face à tous ces interlocuteurs et pour simplifier ces procédures internes, l’appel d’offres est une solution qui offre aux ETI et grandes entreprises plusieurs avantages.
Appel d’offres : de l’intérêt de rassembler les parties prenantes autour de la table
Possibilité de rencontrer de nouveaux fournisseurs et de trouver des produits plus attractifs, opération économique plus intéressante… Passer par un appel d’offres présente des avantages pour les entreprises, notamment pour les ETI. Qu’il soit restreint (sélection préalable des potentiels fournisseurs) ou ouvert (possibilité pour n’importe quelle société de soumettre une proposition), cela permet de rassembler toutes les personnes de l’entreprise autour d’un même objectif : exprimer leurs besoins.
En général, des ateliers sont organisés par service afin que chacun puisse exprimer ses attentes. A la fin de ces échanges, l’ensemble des besoins est notifié dans un « cahier des charges » : celui-ci est la base qui permet de rédiger le dossier de consultation. Parfois, une première sélection est effectuée lors de l’envoie du dossier de consultation via la sélection de plusieurs fournisseurs. Les acteurs intéressés pour répondre à l’appel d’offre voient ensuite leur réponse traitée et analysée avant de pouvoir présenter leur offre, leur produit et leur société. Au terme de ces échanges, un fournisseur est choisi, sans forcément passer par une phase de test : dans le cadre d’un projet de dématérialisation de notes de frais, il s’agit généralement de questions/réponses.
L’avantage de passer par un appel d’offres est donc double :
- Cela permet de mettre tous les services autour d’une même table pour évaluer et prendre en compte les besoins des différents services (comptabilité, administratif, informatique, juridique…) ;
- De faire émerger des nouvelles problématiques autour de la RGPD, des contraintes environnementales et de la RSE.
Dans le cadre d’un projet de dématérialisation, les appels d’offres permettent d’être plus précis sur certaines notions. Au-delà de la gestion « classique » des dépenses (justificatifs, conversion des devises, gestion du nombre maximal de dépenses par période (alertes ou bloquant), etc…) ou du remboursement des indemnités kilométriques, cela offre la possibilité d’opter pour une solution complète. Spécificités par pays, module avance de frais, statistique intelligente pour réaliser des audits, suivi RGPD par l’éditeur… Autant d’éléments qu’il est devenu important de prendre en compte.
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