La gestion des factures fournisseurs correspond à une fonction clé de votre entreprise, avec des impacts directs sur la chaîne de production, sur la relation commerciale et sur la trésorerie. Pour gagner en efficacité dans ce domaine, vous devez adopter des solutions innovantes et évolutives, capables de relever les défis à venir, comme la mise en place de la facturation électronique.
Dans cet article, découvrez comment la digitalisation, l’automatisation et la formation des équipes améliorent nettement le traitement de vos factures fournisseurs.
1. Comprendre les enjeux d’une bonne gestion des factures fournisseurs
Maîtrisez votre cycle d’achat
La gestion du poste fournisseurs ne représente qu’une des composantes de votre cycle d’achat. Généralement, vous commencez par déterminer vos besoins, puis vous procédez au sourcing de vos fournisseurs et prestataires. Cette sélection repose sur la qualité des biens et services proposés, mais peut aussi tenir compte d’autres critères comme :
- les prix
- les conditions d’achat ;
- les facilités de paiement ;
- la santé financière ;
- les services complémentaires (assistance, livraison…) ;
- les coûts cachés ;
- la réputation…
Une fois votre partenaire identifié et les termes du contrat négocié, vous effectuez votre première commande, réceptionnez la marchandise et payez la facture. Le cycle d’achat se conclut par l’archivage des justificatifs comptables.
Chaque étape de ce processus doit être clairement définie en amont pour garantir la continuité de l’exploitation et une gestion financière saine.
Préservez vos relations avec vos prestataires
Entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs est bénéfique à plus d’un titre. C’est tout d’abord indispensable pour assurer un approvisionnement conforme aux besoins de la production. Cela permet aussi de créer un réseau d’entreprises qui pourront vous recommander ou vous faire profiter de leur bonne réputation. Enfin, l’instauration d’un climat de confiance simplifie la négociation d’échéances de paiement plus favorables.
Pour parvenir à établir un partenariat constructif, il convient de maintenir une communication ouverte et transparente. Mais il faut avant tout payer vos factures à temps. Le non-respect des délais de paiement nuit à la relation. Vous renvoyez une image de mauvais payeur et vous mettez votre fournisseur dans une posture délicate, au risque de fragiliser son activité.
Vous avez donc tout intérêt à bien gérer vos factures et à vous conformer aux échéances.
Organisez votre entreprise
En fonction de la taille de votre entreprise, le cycle d’achat peut impliquer un grand nombre de services. Vous devez organiser votre activité de manière à faciliter les échanges et à accélérer vos processus administratifs.
Pour traiter efficacement une facture fournisseur, votre service financier doit :
- maîtriser les conditions de vente des fournisseurs ;
- vérifier la concordance entre la livraison et la facturation ;
- enregistrer la dette en comptabilité ;
- payer le montant dû à échéance ;
- archiver le document dans le respect de la législation en vigueur.
L’essor du numérique et la digitalisation de l’économie favorisent l’émergence de solutions innovantes pour répondre aux nombreuses problématiques de l’entreprise.
2. Digitaliser le traitement des factures fournisseurs
La gestion des factures fournisseurs peut-être entièrement digitalisée à l’aide de solutions numériques ou de logiciels de gestion.
Anticipez la réforme de la facturation électronique
Inutile d’attendre la réforme de la facturation électronique pour bénéficier des avantages du numérique ! Elle entrera en vigueur le :
- 1er septembre 2026, pour les grandes entreprises et les ETI ;
- 1er septembre 2027, pour les PME et les microentreprises.
Il existe, d’ores et déjà sur le marché, des outils de dématérialisation de la chaîne facturaturation, adaptés aux différents formats de facture (papier, PDF, Factur-X, UBL…). De la collecte à l’archivage électronique, l’intégralité du processus est gérée au sein d’une même plateforme.
Vous améliorez ainsi la productivité des fonctions supports. Une intégration progressive et maîtrisée du numérique permet d’éviter les écueils d’une mise en place précitée.
Centralisez vos données
Avec la digitalisation des factures fournisseurs, vous pouvez centraliser l’ensemble de vos données et en gérer l’accès à distance.
Chaque service peut interagir et accomplir les tâches dont il a la responsabilité : vérification, approbation, comptabilisation, paiement ou export comptable. En cas de litiges sur les quantités livrées, par exemple, le processus de traitement de la facture est interrompu et notifié en direct aux autres parties prenantes.
Par ailleurs, la centralisation optimise le suivi des paiements et la gestion des délais.
Archivez au format numérique
Le numérique est un atout considérable en matière d’archivage. Outre le gain de place et la réduction des coûts associés au stockage papier, il offre une meilleure conservation et une meilleure traçabilité des justificatifs.
Avec l’archivage à valeur probante, vous remplissez vos objectifs RSE de zéro papier et garantissez l’intégrité de vos factures. En effet, les outils de dématérialisation les plus performants proposent ce service qui assure l’authenticité et l’intelligibilité des documents.
3. Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée
Les avancées technologiques telles que le scan OCR ou l’intelligence artificielle accélèrent l’automatisation de certaines tâches administratives.
- Récupération et centralisation des factures : il est possible de paramétrer la collecte quotidienne des documents reçus par mail, ou mis à disposition sur les espaces clients, et de les centraliser au sein d’un même logiciel.
- Contrôles et alertes : l’outil se charge de vous notifier les doublons, les risques de fraude, les dates d’échéance ou de déclaration de TVA.
- Saisie comptable : les scans intelligents sont capables d’extraire les données de la facture et de produire les écritures comptables correspondantes.
- Rapprochement bancaire : les mouvements financiers sont catégorisés et réconciliés instantanément.
Ces automatisations sont un levier stratégique pour votre entreprise. Elles vous font gagner un temps précieux, en particulier si vous traitez de gros volumes de factures. Vous réduisez les risques d’erreurs qui peuvent se révéler coûteux. On pense notamment aux sanctions financières applicables pour non-paiement des factures à échéance.
4. Former ses équipes
Pour une gestion efficace des factures fournisseurs, vous devez sensibiliser vos équipes aux problématiques de l’entreprise : respect des délais de paiement, sauvegarde de la relation client… Vous devez les accompagner par tous les moyens que vous jugerez utiles : réunions, sessions de formation, ressources documentaires…
En présence de nouvelles exigences réglementaires, telles que la mise en place de la facturation électronique, tenez-les informées des avancées de la réforme et des solutions que vous avez choisies. Vous susciterez alors davantage l’adhésion que si vous imposez du jour au lendemain de nouveaux processus.
Incitez-les également à rédiger les procédures ou à proposer des axes d’amélioration de l’organisation existante.
5. Réussir sa transition numérique : les outils indispensables
Aujourd’hui, il n’est plus question de savoir si vous devez opter ou non pour une solution digitale pour gérer vos factures fournisseurs. Le principal enjeu est de sélectionner un outil performant, adapté aux besoins de votre entreprise et compatible avec les évolutions réglementaires à venir.
Dans le cadre de la facturation électronique, la législation prévoit l’intervention de différents acteurs, dont les opérateurs de dématérialisation (OD). Il s’agit de prestataires de services privés, spécialisés dans la dématérialisation des factures. Ils disposent déjà de la technologie nécessaire pour se mettre en conformité au travers d’un logiciel ou d’une plateforme en ligne. Dès 2026, ils pourront servir d’intermédiaires entre votre entreprise et le Portail public de facturation (PPF) ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
N2F se positionne comme un opérateur de dématérialisation avec son logiciel de gestion des factures fournisseurs. Cet outil comporte de nombreuses fonctionnalités telles qu’une piste d’audit fiable, des contrôles internes automatisés et l’export comptable. Il est également pleinement compatible avec N2F – Notes de Frais.
