Saviez-vous que 70 % des entreprises perdent du temps et de l’argent en raison d’une mauvaise gestion des notes de frais ? Dans cet article, découvrez comment simplifier ce processus et éviter les erreurs courantes.
Qu’est-ce qu’une note de frais et pourquoi est-elle essentielle ?
Commençons par redéfinir ce qu’est la note de frais : il s’agit d’un document permettant de demander le remboursement d’une dépense personnelle effectuée dans le cadre de son travail.
Quels sont les types de dépenses éligibles ?
- Repas professionnels
- Frais de déplacement : train, avion, taxi, parking et péage
- Hébergement : hôtel, AirBnb
- Achat de fournitures ou de consommables.
🔎 Le montant remboursé dans le cadre des notes de frais est exonéré de cotisations de Sécurité Sociale.
Les frais réels ou frais forfaitaires : comment choisir ?
Il existe aujourd’hui deux manières de gérer les remboursements de frais professionnels : au réel ou au forfait.
Remboursement aux frais réels
Le remboursement des frais professionnels au réel se fait selon le montant effectivement dépensé par le salarié. Celui-ci devra impérativement présenter une note de frais ainsi que les justificatifs associés (tickets de caisse, facture, etc.).
Remboursement forfaitaire
Il s’agit d’octroyer un forfait au salarié, ce qui lui évite de fournir des justificatifs.
Peu d’entreprises choisissent cette solution : en effet, si elle semble plus souple dans la mesure ou la gestion des notes de frais disparaît, elle est peu flexible et ne s’adapte pas aux variations de dépenses.
🔎 Si vous envisagez cette solution, une grille de remboursement est déterminée par l’URSSAF, l’entreprise n’est pas décisionnaire en la matière.
Ainsi, en 2024, les frais de restauration sont de :
- 7,30€ en cas de restauration sur le lieu de travail
- 10,10€ en cas de restauration hors des locaux de l’entreprise
- 20,70€ en cas de restauration lors d’un déplacement professionnel.
Au-delà de ce montant, le dépassement est considéré comme avantage en nature et donc soumis aux charges sociales.
Justificatifs : quelles sont les exigences de l’URSSAF ?
La gestion de notes de frais est très spécifique. Afin d’éviter tout risque de redressement fiscal, mieux vaut connaître les règles en la matière. Et cela commence par maîtriser les justificatifs qui doivent nécessairement accompagner une fiche de frais.
- Justificatif (facture, ticket de caisse) mentionnant le montant payé ainsi que la TVA
- Détails des convives lors d’un repas d’affaires (ex : client invité au restaurant).
Comment présenter sa note de frais ?
Il existe différentes manières de présenter une fiche de frais.
Vous pouvez utiliser un modèle de note de frais précisant :
- Votre nom et service
- Le lieu du déplacement
- La nature des dépenses
- Les montants
- La date.
Par exemple, si un salarié se déplace à Paris pour une rencontre avec un client, il pourra inclure dans sa note de frais :
- Ses frais de transports (billet SNCF et tickets de métro)
- Ses repas en incluant la facture et le nom du client.
Si la forme de votre note de frais importe peu, les détails en sont essentiels. L’objectif est de pouvoir présenter une note de frais qui comporte les éléments règlementaires pour identifier une dépense et s’assurer qu’elle a bien été réalisée dans un cadre professionnel, et dans l’intérêt de l’entreprise.
3 erreurs à éviter au moment de faire ses notes de frais
Aujourd’hui encore, la gestion de notes de frais n’est
pas encore maîtrisée.
Erreur n°1 – La perte du justificatif
C’est sans aucun doute l’erreur la plus fréquente. Malheureusement, sans celui-ci, l’entreprise ne peut prétendre au remboursement de la TVA ni à la récupération comptable de la charge.
Si certaines font le choix de rembourser le salarié malgré tout, d’autres décident que c’est impossible si la note de frais n’est pas complète.
Erreur n°2 – Le dépassement de la limite d’exonération de charges sociales
Une gestion à l’ancienne, sur papier, ne permet pas de déterminer le montant dépensé par chaque salarié en temps réel. Le risque est donc de dépasser les budgets prévus, et de générer ainsi des dépenses imprévues.
Erreur n°3 – Ne pas communiquer auprès des salariés
Certaines entreprises ou associations n’éduquent pas les collaborateurs aux frais professionnels, ou ne communiquent pas suffisamment sur leur politique de frais. Ceci engendre une méconnaissance du système, et donc des dépenses professionnelles non prises en charge.
Comment améliorer la gestion des notes de frais ?
Selon une étude, 65% des entreprises seraient en difficulté dans la gestion de leurs frais professionnels, et les PME perdraient en moyenne 20 000€ par an en raison d’une mauvaise gestion de leurs notes de frais.
C’est pour leur permettre d’alléger ce fardeau que nous avons conçu N2F – Notes de frais, une application simple et efficace pour mieux gérer les dépenses professionnelles.
Notes de frais papier ou logiciel de notes de frais, comment choisir ?
Parce qu’un petit comparatif vaut mieux qu’un long discours, voici selon nous les principaux avantages à passer par un logiciel de notes de frais :
| Critères | Gestion papier | Gestion numérique (ex : N2F) |
|---|---|---|
| Perte de justificatifs | Fréquente | Minime grâce à la capture mobile instantanée |
| Temps de traitement de la note de frais | En moyenne 18mn / fiche | 3 mn par note de frais grâce à l’automatisation |
| Archivage | Coûteux et encombrant | Dématérialisé et à valeur légale pendant 10 ans |
| Remboursement | Entre 1 et 3 mois | En fin de mois grâce à la génération automatique du fichier de virement SEPA |
Un logiciel tel que N2F – Notes de frais permet de parer à toutes les éventualités et d’empêcher toute erreur. Ainsi, lorsqu’un salarié réalise une dépense, il peut prendre en photo la facture depuis son smartphone : le scan intelligent extrait automatiquement toutes les informations importantes (lieu, montant, date, taux de TVA).
Une solution de gestion des frais professionnels assure une meilleure application de votre politique de frais. En effet, le salarié est alerté en direct dès qu’une dépense dépasse le plafond requis, ce qui évite les surcoûts et les éventuels conflits internes.
Enfin, tout est transmis automatiquement. Dites adieu à la gestion papier, la dématérialisation permet un meilleur archivage et limite les erreurs qui coûtent cher aux entreprises !
Comment choisir le bon outil de gestion des notes de frais ?
Pour gagner en efficacité et maîtriser vos coûts, vous devez choisir l’outil de gestion des notes de frais qui s’adapte le mieux à votre activité. Voici nos conseils pour faire un choix éclairé.
#1 – Evaluez vos besoins
- Taille de l’organisation : une PME et une multinationale n’ont pas les mêmes besoins
- Volume de notes de frais : évaluez le volume mensuel, ou le nombre de personnes qui en réalisent
- Mobilité des employés : si vos employés se déplacent fréquemment, privilégiez des solutions avec une application smartphone performante et accessible hors connexion.
#2 – Fonctionnalités clés
- Saisie simplifiée : l’outil doit capturer rapidement les données depuis une photo d’un justificatif
- Automatisation des règles de dépense : l’outil doit appliquer des plafonds préalablement paramétrés et alerter le salarié en cas de dépassement
- Gestion de la TVA : l’outil doit permettre de calculer et de récupérer la TVA simplement
- Intégration comptable : choisissez un logiciel de notes de frais qui s’intègre facilement à votre écosystème comptable ou ERP
- Rapports analytiques : ne faites pas l’impasse sur les rapports, indispensables pour suivre les dépenses en temps réel, par entité, service, etc.
#3 – Conformité et sécurité
- Réglementation en matière d’archivage : l’outil doit proposer un archivage à valeur probante pendant 10 ans (durée légale de conservation des justificatifs de dépenses professionnelles en France)
- Sécurité des données : la solution de notes de frais que vous choisirez doit respecter le RGPD et héberger ses données sur des serveurs sécurisés.
#4 – Comparatif des coûts
- Evaluez les abonnements mensuels ou annuels, ainsi que les éventuels coûts supplémentaires (mise en place, paramétrage, assistance technique, etc.)
- Vérifiez le retour sur investissement d’un logiciel de notes de frais.
Choisissez un outil de gestion des notes de frais aligné sur vos besoins actuels et évolutif, simplifiant les processus tout en renforçant le contrôle des dépenses.
Questions fréquentes sur les notes de frais
La note de frais peut concerner les repas, le déplacement (titres de transport, péage, parking), l’achat de fournitures ou d’autres dépenses professionnelles.
En France, les justificatifs (papier ou dématérialisés) doivent être conservés pendant 10 ans en cas de contrôle fiscal ou URSSAF.
Les notes de frais doivent être justifiées par des factures détaillées, respecter les plafonds URSSAF, et être en lien direct avec l’activité professionnelle.
