Avec la vaccination massive de la population, les entreprises peuvent avoir une meilleure visibilité à long terme, et organiser plus facilement le travail des collaborateurs. Ainsi, alors que certaines préfèrent faire revenir l’ensemble des effectifs dans leurs locaux, d’autres favorisent une organisation hybride (télétravail et présentiel).

Dans tous les cas, cette organisation inédite dans un contexte complexe peut être un véritable casse-tête pour les entreprises. Et face à cette situation sans précédent, difficile parfois de savoir comment gérer certains aspects, comme les tickets resto.

Comment gérer les tickets restaurant des collaborateurs en télétravail ou en travail hybride ? Comment faciliter la distribution des titres restaurant ? On vous dit tout dans cet article !

Les salariés en télétravail ont-ils droit aux tickets restaurant ?

Si les collaborateurs présents dans les locaux de l’entreprise bénéficient des titres restaurant pour manger à la cantine de l’entreprise ou à l’extérieur, il doit en être de même pour les personnes en télétravail.

En effet, qu’ils soient entièrement en télétravail ou qu’ils effectuent leurs missions dans les locaux, les collaborateurs ont les mêmes droits : c’est ce qu’on appelle l’égalité de traitement.

Cette égalité de traitement concerne tous les droits individuels et collectifs des salariés. Ainsi, ils doivent avoir les mêmes droits en matière de rémunération, de formation ou d’évolution professionnelle, qu’en matière d’avantages sociaux (tickets restaurant, chèques vacances, etc.).

Vous l’avez compris, le salarié continuera à percevoir des tickets restaurant dès que le repas sera inclus dans son horaire de travail journalier, qu’il soit en télétravail ou dans les locaux de l’entreprise.

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Une décision rappelée récemment

En 2021, le Tribunal Judiciaire de Paris a d’ailleurs rappelé ce principe d’égalité de traitement. Une société souhaitait en effet stopper la distribution des tickets restaurant aux télétravailleurs, faisant valoir qu’ils disposaient de leur cuisine personnelle pour préparer leurs repas.

Or, il n’a pas pu être démontré que ces salariés se trouvaient dans une situation distincte de ceux qui étaient présents sur le site.

Et effectivement, on ne télétravaille pas toujours depuis son domicile ! Dans ces conditions, les salariés sont bien soumis à un surcoût au moment du repas.

D’ailleurs, c’est bien ce que précise l’URSSAF sur sa page dédiée : « Les conditions de travail du télétravailleur doivent être équivalentes à celles des travailleurs exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise, pour l’attribution des titres-restaurant : une journée organisée en deux vacations, entrecoupées d’une pause réservée à la prise d’un repas ».

🔎 A lire aussi : Contrôle URSSAF et notes de frais : comment éviter le redressement ?

Comment faciliter le calcul et la distribution des tickets restaurant ?

Tout d’abord, il faut savoir que l’employeur n’a pas l’obligation de mettre en place un système de tickets restaurants. Ensuite, l’attribution des chèques restaurant est limitée à un titre par collaborateur et par jour travaillé : si les horaires de travail couvrent deux repas, il sera alors possible d’attribuer deux titres par salarié.

Tout comme les notes de frais, les tickets resto sont une façon de prendre en charge le repas du collaborateur. En revanche, ces deux systèmes ne peuvent se cumuler sur le même repas. Ainsi, il ne sera pas possible de percevoir un ticket restaurant :

  • Si on a déjà été remboursé d’un repas sur présentation d’une note de frais ;
  • Si l’on a été invité par un collaborateur qui s’est fait rembourser l’ensemble des repas sur présentation d’une note de frais ;
  • Ou si le repas a été payé par une carte d’entreprise (ex : déjeuner d’équipe).

Pour les RH et la Direction Administrative et Financière, la distribution des titres restaurant peut rapidement devenir un véritable casse-tête ! Il faut en effet comparer les notes de frais du collaborateur pour lui enlever le nombre de tickets resto correspondants sur le mois suivant. Et pas question de passer outre, car l’administration est très stricte sur le sujet : l’entreprise comme le salarié s’exposent d’ailleurs à de lourdes sanctions en cas de contrôle URSSAF !

Automatiser le calcul et la distribution des tickets restaurant

Une solution de gestion des notes de frais peut vous permettre d’automatiser ces processus chronophages, et ainsi de limiter les risques d’erreurs.

En effet, un logiciel de note de frais générera automatiquement à la fin de chaque mois un état du nombre de tickets restaurant à donner ou retirer à chaque collaborateur.

Comment faciliter le calcul des titres-restaurant ?

C’est simple : lorsque le déclarant fait une note de frais, il enregistre une dépense de type repas. Il précisera sur l’application de notes de frais s’il s’agit d’un petit-déjeuner, d’un déjeuner ou d’un dîner.

Le logiciel de notes de frais va ensuite compiler les dépenses repas de l’ensemble des collaborateurs, et compter le nombre de dépenses de type « déjeuner » par personne, en tant que déclarant ou invité. Ainsi, on saura que Madame Dupuis a eu 4 repas du midi en tant que déclarante et 5 en tant qu’invitée : elle aura donc 9 tickets restaurant en moins sur la période.

🔎 Avec un logiciel de congés associé, ce calcul sera encore facilité, puisque vous saurez à quel moment les collaborateurs étaient effectivement présents dans l’entreprise. L’ensemble des informations pourront donc être automatiquement transmises à votre émetteur de tickets restaurant !

Grâce à l’export Excel réalisé par le logiciel de notes de frais, le calcul des titres restaurant est simplifié, et c’est un gain de temps précieux pour les personnes chargées de la paie ! Et ceci fonctionne évidemment aussi bien avec les tickets papiers que les titres dématérialisés.

Anticiper la dématérialisation des tickets resto en 2022

Pour gagner encore plus de temps et rendre plus agiles l’ensemble des process administratifs, nous vous conseillons d’ailleurs dès à présent d’anticiper le passage à la dématérialisation des titres restaurant, prévu pour 2022.

Concrètement, les collaborateurs n’auront plus un carnet avec le nombre de tickets correspondants, mais des cartes créditées chaque mois du montant accumulé le mois précédent.

Pour les utilisateurs, les avantages sont nombreux ! Ils ont désormais la possibilité de payer sans contact, et au centime près. Il devient également possible de payer par carte directement sur certains sites, avec prélèvement sur le compte bancaire en cas de dépassement du plafond journalier.

Pour les entreprises, c’est aussi un gain de temps certain. Plus besoin de passer des heures à distribuer les carnets, le montant est automatiquement crédité sur les comptes des collaborateurs. De plus, c’est aussi une façon de mieux s’aligner avec des objectifs RSE (sécurité des données des collaborateurs, protection de l’environnement).

Vous l’avez compris, vous équiper d’un logiciel de note de frais vous permettra de simplifier des processus lourds et chronophages pour vos équipes. Besoin d’aide pour choisir la meilleure solution de notes de frais ? Ça tombe bien, nos experts ont réalisé un guide sur le sujet ! 👇