En tant que Directeur Administratif et Financier (DAF), vous savez à quel point la gestion des notes de frais est chronophage et coûteuse pour votre entreprise.
D’ailleurs, peut-être avez-vous pensé à automatiser la gestion des dépenses professionnelles, sans savoir comment faire ni comment calculer le ROI d’un outil de gestion des notes de frais. Pas de panique, nous vous donnons dans cet article tous nos conseils pour prendre une décision éclairée.
Gestion des notes de frais : quel coût pour votre société ?
Même s’il est difficile de chiffrer le coût exact de la gestion des dépenses professionnelles pour une entreprise, on sait que plusieurs facteurs rentrent en compte dans le calcul :
- Temps humain : le temps passé par vos employés à collecter, saisir, vérifier et soumettre les notes de frais, y compris le temps passé par le service comptable pour examiner, approuver les dépenses et lancer le remboursement.
- Coût de traitement : saisie manuelle des données, gestion des justificatifs, vérification des dépenses, export comptable, préparation du remboursement… Ces coûts comprennent le salaire des employés, les logiciels, mais aussi les fournitures de bureau (papier, enveloppes, classeurs, etc.) ainsi que le coût du stockage des justificatifs papier.
- Coût des erreurs et fraudes : la fraude à la note de frais touche les entreprises de tous les secteurs et de toutes les tailles, et impacte fortement ses finances.
- Conformité : des irrégularités dans les notes de frais peuvent coûter cher en cas de contrôle fiscal.
- Manque de visibilité : un manque de visibilité sur les notes de frais conduit à une mauvaise gestion des ressources financières ou à une mauvaise allocation des ressources.
- Manque d’opportunité : le temps que passent les employés à gérer les notes de frais pourrait être utilisé pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Mais un logiciel de gestion de notes de frais peut-il vraiment vous aider ? Voici pour nous les principaux avantages à dématérialiser la gestion de ses frais professionnels.
#1 – Diviser ses coûts de gestion par 6
Une note de frais coûte cher ! On l’a dit, plusieurs personnes sont impliquées dans le processus, coûtant du temps (et donc de l’argent) :
- Salarié : doit conserver tous les justificatifs et passer du temps à réaliser sa note de frais
- Manager : vérifie chaque dépense et l’approuve au regard de la mission du salarié
- Comptable : vérifie que les justificatifs correspondent aux dépenses, enregistre la note de frais, réalise les exports pour la récupération de TVA, lance le remboursement.
🔎 On estime qu’une note de frais coûte en moyenne 53€ à l’entreprise, depuis sa création jusqu’à son remboursement. Et ce n’est pas tout ! Sachez que 19% des notes de frais comportent des erreurs, et que leur correction coûte 48€ de plus par dépense (source : HRS – Fondation GBTA).
Une étude de l’Association of Certified Fraud Examiner (ACFE) a pourtant révélé qu’un logiciel de notes de frais permettait de diviser ces coûts par 6 !
En effet, il automatise des processus répétitifs et chronophages :
- Saisie manuelle des données
- Vérification des justificatifs et des tickets de caisse
- Connexion bancaire
- Lancement du remboursement.
#2 – Lutter contre la fraude
89% des cas de fraude en entreprise sont liés aux notes de frais, d’après l’Institut Français de Prévention de la Fraude.
Kilométrage revu à la hausse, présentation d’une même dépense plusieurs fois, dépenses réalisées sur des jours non travaillés… On estime que la fraude représente 730€ par salarié et par an, et que les TPE et PME sont particulièrement touchées (respectivement 10 et 15% de notes de frais frauduleuses).
🔎 Près de 12% des notes de frais remboursées seraient frauduleuses, et les entreprises perdraient jusqu’à 5% de leur revenu annuel à cause de la fraude (source : Les Echos Business).
Utiliser un logiciel dédié est idéal dans cette lutte. En effet, ces outils utilisent la reconnaissance optique des caractères (OCR) et l’IA pour vérifier la conformité d’une note de frais. Cela permet de valider en un clic les dépenses fiables, et de se concentrer sur les notes de frais à risque.
“Chez N2F, nous utilisons le machine learning, c’est-à-dire que grâce à l’étude des millions de dépenses que nous traitons chaque semaine, notre moteur d’intelligence artificielle sait reconnaître les dépenses présentant des irrégularités”, Jérémy Jouigneau, Product Manager chez N2F.
Lorsqu’on sait que les entreprises qui utilisent une solution de gestion des notes de fais constatent une réduction de 30% des fraudes et erreurs, on comprend l’importance de la dématérialisation !
#3 – S’assurer de la conformité des notes de frais
La fraude à la note de frais existe, c’est un fait. Mais les erreurs sont aussi courantes ! D’ailleurs, on estime qu’une mauvaise gestion des notes de frais coûte 300€ par salarié et par mois à une entreprise. Un sujet d’autant plus complexe que les réglementations évoluent régulièrement.
Or, les erreurs de notes de frais peuvent vous coûter cher en cas de contrôle fiscal ! C’est pour cela que les solutions de gestion des dépenses professionnelles sont régulièrement mises à jour, évitant les risques de non-conformité.
De plus, l’archivage à valeur probante assure un stockage des justificatifs validé par les administrations fiscales pendant 10 ans.
🔎 Selon une enquête réalisée par PayStream Advisors, 70% des entreprises constatent une amélioration de la conformité aux réglementations grâce à leur solution de notes de frais.
#4 – Meilleure visibilité sur les dépenses
L’accès aux données financières récentes ou en temps réel est crucial pour la stratégie de votre entreprise, qu’il s’agisse :
- D’analyser les tendances de dépenses,
- D’identifier les opportunités d’économies,
- De moduler la politique de frais.
Justement, une solution de notes de frais doit pouvoir vous apporter une visibilité en temps réel sur les dépenses de l’entreprise. C’est pour cela que N2F vous propose un module de reporting avancé (ou business intelligence) afin de :
- Identifier les tendances
- Voir les données comptables en temps réel
- Identifier les postes de dépenses excessives
- Prendre des décisions éclairées pour optimiser les budgets de l’entreprise.
🔎 D’après une étude menée par Aberdeen Group, les sociétés qui utilisent un logiciel de notes de frais ont une visibilité accrue de 45% sur leurs dépenses !
Bien qu’il soit difficile de chiffrer le coût des notes de frais de votre entreprise sans réaliser un audit spécifique, on sait que les solutions de notes de frais permettent de réduire les coûts liés à la gestion des dépenses professionnelles de 20 à 70% (selon la taille de l’entreprise et le degré d’automatisation).
C’est justement notre pari chez N2F : vous permettre de mieux gérer les finances de votre entreprise et d’en améliorer l’efficacité opérationnelle !
Envie d’une gestion plus intelligente et efficace de vos notes de frais ? Nos experts ont réalisé pour vous ce guide complet pour choisir la solution adéquate !
