Les notes de débours constituent un élément essentiel de la gestion financière des associations, particulièrement lorsque leurs membres avancent des frais pour le compte de l’organisation.

Couramment utilisées dans le milieu associatif, ces notes sont parfois confondues avec les notes de frais classiques, ce qui peut entraîner des erreurs de gestion et de comptabilisation.

Qu’est-ce qu’une note de débours ?

Une note de débours représente un document qui atteste qu’une personne (un bénévole ou un membre) a effectué une dépense directement auprès d’un fournisseur au nom et pour le compte de son association.

Contrairement à une note de frais classique, le débours implique que la personne agit comme un intermédiaire transparent entre l’association et le fournisseur.

Un exemple concret pour mieux comprendre

Imaginons Marie, bénévole dans une association culturelle qui organise un événement. L’association doit acheter des fournitures pour un montant de 150€ auprès d’une papeterie. Plutôt que d’attendre un virement de l’association pour régler le fournisseur, Marie paie directement la facture avec ses propres fonds. La facture est établie au nom de l’association, mais réglée par Marie.

Dans ce cas :

  • Marie avance temporairement l’argent
  • La dépense est directement liée à l’activité de l’association
  • La facture est établie au nom de l’association
  • Marie sera remboursée ultérieurement par l’association

Cette situation illustre parfaitement le mécanisme du débours : Marie n’a pas effectué une dépense personnelle, mais a simplement servi d’intermédiaire pour faciliter le paiement d’une dépense de l’association. Ce système permet une plus grande flexibilité dans la gestion quotidienne des dépenses associatives, tout en maintenant une traçabilité comptable claire.

Note de débours vs note de frais

Les notes de débours et les notes de frais sont deux documents distincts qui répondent à des situations différentes.

La note de frais : une dépense personnelle remboursée

Une note de frais correspond à une dépense personnelle qu’un salarié ou un bénévole engage dans le cadre de ses missions. Par exemple :

  • Un repas d’affaires réglé par un salarié
  • L’achat de billets de train pour un déplacement professionnel
  • Des fournitures de bureau achetées avec ses propres deniers

Dans ces cas, la personne effectue l’achat en son nom propre et la facture est établie à son nom. L’association remboursera ensuite ces frais sur présentation des justificatifs.

A lire aussi : Comment faire une note de frais ?

La note de débours : une avance au nom de l’association

La note de débours, quant à elle, représente une situation où la personne agit comme simple intermédiaire financier. Les caractéristiques principales sont :

  • La facture est établie au nom de l’association
  • La personne avance uniquement les fonds
  • La dépense est directement rattachée à l’association
  • Le remboursement correspond exactement au montant avancé

Notes de frais vs notes de débours : principales différences à retenir

  • Nature de la dépense : Personnelle pour la note de frais vs directement associative pour le débours
  • Établissement de la facture : Au nom du salarié/bénévole pour la note de frais vs au nom de l’association pour le débours
  • Traitement comptable : Charge pour la note de frais vs opération de trésorerie pour le débours
  • TVA : Récupérable uniquement sur les débours (puisque la facture est au nom de l’association)

Cadre juridique et comptable des notes de débours

Aspects légaux

Le cadre juridique des notes de débours est précis et encadré. Pour être valide, une note de débours doit respecter plusieurs conditions :

  • La dépense doit être réalisée au nom de l’association
  • Le membre doit agir explicitement pour le compte de l’association
  • Les justificatifs originaux doivent être conservés (factures, tickets de caisse)
  • La facture doit obligatoirement être libellée au nom de l’association
  • L’engagement de la dépense doit être préalablement autorisé selon les statuts de l’association

Traitement comptable spécifique

Contrairement à une note de frais classique, la note de débours a un traitement comptable particulier :

  • Elle est considérée comme une opération de trésorerie et non comme une charge
  • Elle implique l’utilisation d’un compte de tiers (généralement le compte 467 “Débiteurs et créditeurs divers”)
  • Le remboursement doit correspondre exactement au montant avancé
  • La TVA peut être récupérée par l’association puisque la facture est à son nom

Exemple d’écriture comptable

  1. Au moment de la réception de la facture :
Débit : Compte de charge concerné (6xx)
Crédit : Compte de tiers (467)

  1. Lors du remboursement au membre :
Débit : Compte de tiers (467)
Crédit : Compte de banque (512)

Conservation des documents

L’association doit conserver :

  • La facture originale au nom de l’association
  • Le justificatif de paiement du membre
  • Le document de remboursement (ordre de virement, copie du chèque)
  • Le formulaire de note de débours complété et signé

Ces documents doivent être conservés pendant la durée légale de 10 ans.

A lire aussi : L’archivage à valeur probante – Tout savoir

Les 4 étapes pour bien comptabiliser une note de débours

1. Collecte et vérification des justificatifs

  • Vérifier que la facture est bien au nom de l’association
  • Contrôler la conformité des justificatifs (dates, montants, nature des dépenses)
  • S’assurer que la dépense est légitime et entre dans le cadre des activités de l’association
  • Mettre en place un formulaire type incluant :
    • Les coordonnées du membre ayant avancé les frais
    • Le détail des dépenses effectuées
    • La date et la nature des achats
    • Un espace pour joindre les justificatifs
    • Une zone de signature

2. Comptabilisation de l’avance

L’écriture comptable doit être passée dès réception des justificatifs :

Exemple pratique pour une facture de fournitures de 200€ :

Débit : 6064 Fournitures administratives - 200€
Crédit : 467 Débours membres - 200€

3. Procédure de remboursement

  • Définir un calendrier fixe de remboursement (par exemple, tous les 15 du mois)
  • Choisir le mode de remboursement (virement bancaire recommandé pour la traçabilité)
  • Enregistrer l’écriture comptable du remboursement :
Débit : 467 Débours membres - 200€
Crédit : 512 Banque - 200€

4. Clôture de l’écriture

La dernière étape consiste à :

  • Vérifier que le compte 467 est bien soldé
  • Classer les documents dans un dossier dédié
  • Archiver numériquement les justificatifs si possible
  • Noter la date de remboursement sur le formulaire original

Pour un suivi optimal, il est recommandé de tenir un tableau de bord des débours incluant :

  • La date de la dépense
  • Le nom du membre
  • Le montant
  • La date de remboursement prévue
  • Le statut (en attente/remboursé)

Éviter les erreurs courantes

Mauvaise gestion des justificatifs

Des justificatifs incomplets ou mal conservés peuvent poser problème :

  • Accepter uniquement les factures originales, pas de copies
  • Vérifier systématiquement que la facture est bien au nom de l’association
  • Mettre en place un système de classement chronologique
  • Numériser les documents dès réception pour éviter les pertes
  • Conserver l’ensemble des justificatifs pendant 10 ans

Erreurs de comptabilisation

Les erreurs comptables les plus courantes :

  • Utiliser un compte de charges au lieu du compte 467
  • Ne pas solder correctement les comptes de débours
  • Mélanger les écritures de notes de frais et de débours
  • Oublier de suivre les remboursements effectués
Pour aller plus loin : Comptabilité d’association : 5 points essentiels à connaître

Questions fréquentes sur les notes de débours

Quelle est la différence entre une note de débours et une note de frais ?

Une note de débours est une dépense effectuée par un membre au nom de l’association, avec une facture établie au nom de l’association. Une note de frais concerne une dépense personnelle (avec facture au nom du membre) effectuée dans le cadre des activités de l’association et qui sera remboursée.

Comment faire une note de débours ?

Pour rédiger une note de débours, il faut :
– Utiliser un formulaire dédié
– Joindre la facture originale au nom de l’association
– Indiquer la date et la nature de la dépense
– Préciser le montant exact avancé
– Signer le document et le faire valider par un responsable
– Joindre une preuve de paiement

Peut-on utiliser une note de frais pour débours ?

Non, il n’est pas recommandé d’utiliser une note de frais pour un débours car le traitement comptable et fiscal est différent. Chaque type de dépense doit être traité avec le document approprié pour garantir une gestion comptable correcte et une bonne récupération de la TVA quand c’est possible.