Aujourd’hui, trouver un logiciel de notes de frais est très simple. Mais trouver un outil complet capable de vous faire gagner du temps et de l’argent tout en gérant de manière optimale et personnalisée les notes de frais de vos collaborateurs, c’est un peu plus complexe. Nous allons ici vous lister les points essentiels à vérifier avant de choisir votre logiciel de gestion de notes de frais.
1 – Une personnalisation possible
Avant toute chose, pour choisir votre logiciel de gestion de notes de frais, assurez-vous que celui-ci est personnalisable. Ce n’est pas votre structure qui doit s’adapter à votre outil, c’est lui qui doit se conformer à votre mode de fonctionnement. Qu’il s’agisse de taux de TVA, de catégories de dépenses, de politique de frais, de connexion avec votre banque, d’export comptable, les développeurs de votre application doivent pouvoir répondre à vos attentes.
2 – Une application mobile
La note de frais s’adresse spécifiquement à des professionnels mobiles. Il est donc inenvisageable de choisir un logiciel qui ne soit pas couplé avec une application mobile. L’objectif étant de gagner du temps, une application de gestion de note de frais doit pouvoir vous accompagner partout. Vous sortez du restaurant, scannez votre facture, apportez les informations nécessaires (facture liée à un projet, déjeuner avec un client, etc.) et tout doit parvenir en direct à votre manager. Cela permet d’avoir accès en permanence à ses informations et surtout, de ne plus prendre le risque de perdre une note de frais. Il faudra ici vérifier que le logiciel puisse fonctionner sans réseau, et qu’il comprend un scan intelligent de qualité.
3 – Une application de gestion de notes de frais conforme à la législation
Naturellement, avant de faire votre choix, vous devez vous assurer que votre logiciel de notes de frais vous permet d’être en règle. Un contrôle URSSAF pour vos notes de frais peut avoir lieu à tout moment, ne prenez pas le risque de vous exposer à un redressement fiscal. L’archivage à valeur probante permet de stocker ses factures sur un support informatique et de les présenter simplement en cas de contrôle URSSAF. De plus, la gestion des notes de frais s’adapte aux membres d’une entreprise et à leur fonction, tout doit pouvoir être paramétré selon les règles en vigueur.
4 – Un logiciel paramétrable
Nous l’évoquions précédemment, votre logiciel de note de frais doit s’adapter à vous. Son interface doit ainsi être évolutive pour répondre à vos besoins réels. Lorsque vous accédez à votre tableau de bord sur votre application de note de frais, vous devez trouver des fonctionnalités dont vous avez réellement besoin. Si vous et vos collaborateurs n’allez jamais à l’hôtel par exemple, inutile de conserver cette information dans vos catégories de dépenses. Un logiciel paramétrable, c’est aussi un outil qui s’adapte à chaque utilisateur. Ainsi, vous pouvez choisir de faire apparaître ou non certaines informations sur l’interface de vos employés.
5 – Un outil pour maîtriser son budget
Une telle application a notamment pour vocation de générer des économies. Cela passe par une maîtrise parfaite de votre budget. Ainsi, vous devez pouvoir déterminer des plafonds de dépenses (par exemple, dans le cadre d’un déjeuner au restaurant, vous pouvez déterminer un plafond de 25 euros par convive). Mais cela ne suffit pas. Vous devez disposer d’un système d’alertes qui vous indiquent si un collaborateur a dépassé son plafond, s’il a enregistré une note de frais un jour où il n’est pas censé travailler, etc. Si votre application est dotée d’un scan intelligent, celui-ci surlignera sur la facture la date de la dépense, vous pourrez ainsi en coup d’œil déterminer si cette dépense doit être remboursée ou non.
6 – Une gestion optimisée
Encore une fois, trouver un logiciel de note de frais doit permettre une maîtrise totale de son budget et de la gestion de ses clients. Nous vous conseillons de choisir une solution qui vous propose des fonctionnalités de reporting avancé ou de business intelligence.
Ainsi, vous pouvez classer vos dépenses par mois, par semaine, mais aussi par client ou par projet. Cela permet très rapidement de s’apercevoir s’il y a un souci en matière de dépenses avec tel ou tel client et si vous devez de suite limiter les frais pour rentabiliser votre mission.
7 – Une analyse de ses notes de frais
Votre application de notes de frais doit également être dotée d’une fonctionnalité incontournable : l’analyse des dépenses. Des statistiques doivent vous éclairer sur les dépenses réalisées. Mais de simples statistiques ne suffisent pas. Vous devez disposer d’un outil capable de vous permettre d’effectuer des requêtes multiples pour croiser les informations et obtenir rapidement les données dont vous avez besoin.
8 – Un logiciel ergonomique
Votre application doit vous permettre de gagner du temps. Si cela passe par des exports divers et une intervention minimale (avec N2F, les employés ne consacrent que 10 minutes par mois à leurs notes de frais en moyenne tandis que du côté de l’administration, le temps consacré à cette tâche est divisé par 4), il faut également bénéficier d’un outil ergonomique. Des catégories classées par couleur, un scan qui met en relief chaque information essentielle de la facture, des alertes visibles en un clin d’œil, tout ceci est indispensable pour analyser en un instant les notes de frais.
9 – Une entreprise pérenne
Lorsque vous décidez d’utiliser un logiciel, pour optimiser votre gestion des frais professionnels ou pour être certain d’éviter tout contrôle URSSAF pour vos notes de frais, assurez-vous que vous vous adressez à une entreprise pérenne. En effet, si vous commencez à gagner du temps avec votre application et que l’entreprise qui l’a développée fait faillite, vous allez devoir tout reprendre à zéro pour retrouver une application fiable, sécurisée et efficace.
10 – Une équipe disponible
Enfin, adressez-vous de préférence à une entreprise de taille qui dispose d’une équipe disponible. En effet, nous évoquions précédemment la nécessité de pouvoir bénéficier d’un logiciel de gestion de notes de frais personnalisable. Pour cela, il est nécessaire qu’un service client puisse vous conseiller et prendre en compte votre demande et que des développeurs soient disponibles pour vous.
Tous ces points sont incontournables pour profiter pleinement de votre logiciel de note de frais.
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