Croissance de l’entreprise, augmentation de la mobilité, marchés internationaux, optimisation des process administratifs … quel que soit le besoin de votre entreprise, cinq fonctionnalités, liées à des enjeux de flexibilité, d’immédiateté et de productivité, sont essentielles au choix d’une application de gestion des notes de frais. Pour sélectionner la meilleure solution, suivez le guide !
1) La saisie automatique et intelligente des dépenses professionnelles
Cette fonctionnalité permet d’éliminer toute intervention manuelle. A ce titre, l’application de notes de frais doit être dotée d’un système de reconnaissance intelligent des caractères, connecté à vos logiciels « comptabilité et paie ». L’outil scanne les éléments caractéristiques d’une facture – type et montant de la prestation, TVA, moyen de paiement, émetteur – et renseigne automatiquement les champs du formulaire de notes de frais. Terminées les erreurs dues aux multiples saisies et la pénible récurrence de la tâche, sans compter le gain de temps considérable. En effet, la durée du travail relatif aux notes de frais pouvant être divisée par quatre, priorité est donnée aux tâches à forte valeur ajoutée, et à l’augmentation de la productivité !
2) La conversion automatique des devises
La gestion automatique des réglementations évolutives, comme les taux de change, constitue votre second impératif pour choisir votre application de notes de frais. En effet, selon les dates, la fréquence, et la diversité des pays de déplacement, le volume de conversions manuelles peut prendre des proportions considérables … chaque mois ! Un logiciel actualisant automatiquement à date les taux de change, permet de désengorger les services impliqués, et apporte une véritable sérénité aux collaborateurs. Il est une fois de plus, question de gain de temps et d’efficacité au sein de l’entreprise !
3) L’archivage à valeur légale
Depuis le 1er juillet 2019, l’archivage numérique des notes de frais est légal … à condition qu’il garantisse la pérennité et la sécurité des données. A cette fin, les documents stockés doivent être authentiques, identiques à l’original, et intelligibles. Lorsque l’application de notes de frais prend en charge l’intégralité de ces obligations, les données sont centralisées, accessibles en ligne en temps réel, et d’une traçabilité irréprochable, quel qu’en soit leur volume. Les méthodes de travail sont plus fluides, contribuant aussi à une réduction des coûts, dont 3% sont imputables au stockage sous forme papier. Un « must have » donc !
4) L’application mobile de notes de frais
La saisie automatique des factures n’a de sens que si le collaborateur en déplacement, a la possibilité, au fur et à mesure de ses dépenses, de photographier et envoyer ses justificatifs via son smartphone. L’application mobile de note de frais automatisant les différents flux de validation, nul besoin d’attendre son retour pour démarrer le processus. D’une part le manager contrôle et valide l’intégralité des notes de frais sur l’application, gagnant ainsi en visibilité et en rapidité. D’autre part, les services comptables sont déchargés. En conséquence, le délai de remboursement est fortement raccourci !
5) Les mises à jour automatiques
Comme pour l’actualisation des devises, l’outil de notes de frais doit prendre en compte les mises à jour concernant les différents taux de TVA, ainsi que les barèmes d’indemnisation kilométrique, pour les appliquer automatiquement aux formulaires. De cette manière, les risques inhérents à une gestion manuelle – erreurs et coûts dus aux multiples saisies, approximations liées à la difficulté d’estimer la TVA, et abus – sont substantiellement limités. Toute anomalie ou note de frais suspecte est automatiquement détectée et signalée. Ainsi, le pilotage des dépenses professionnelles de l’entreprise est optimisé.
N2F, application de gestion de notes de frais, constitue une solution complète, répondant de la manière la plus aboutie, aux cinq fonctionnalités essentielles à un tel outil, ainsi qu’à leurs exigences technologiques. Intuitive, évolutive, et dotée de fonctions intelligentes – dont le scan le plus rapide du marché – N2F combine web et mobile pour s’adapter aux usages de chacun de vos collaborateurs, et aux besoins de votre entreprise. La saisie, le contrôle et la validation de vos notes de frais sont simplifiés et accélérés ; la centralisation et la sécurisation de vos données est assurée ; enfin, vos process homogénéisés, bénéficient d’une totale fiabilité.
