Que vous soyez DAF, comptable ou directeur d’une petite entreprise, les dépenses professionnelles des collaborateurs demandent un suivi et un encadrement qui peut vite s’apparenter à un casse-tête… La solution ? Opter pour une carte de paiement professionnelle offrant une meilleure traçabilité des dépenses engagées par les salariés. Carte entreprise ou carte affaires, reste à faire le bon choix entre ces deux moyens de paiement en fonction de ses besoins, notamment dans en matière de gestion des notes de frais. Découvrez notre comparatif et notre solution pour gagner du temps.
Carte entreprise vs carte affaires : le match
Les cartes entreprise et les cartes affaires ont les mêmes objectifs : simplifier et sécuriser la gestion des dépenses réalisées par les collaborateurs dans le cadre de leurs missions (carburant, repas d’affaires, péages, fournitures, matériel…). Elles ont également vocation à limiter les erreurs, gagner du temps et éviter l’avance de frais. Pour autant, ces deux moyens de paiement diffèrent dans leur fonctionnement. Explications.
1. Carte entreprise : une carte bleue professionnelle adaptée aux PME
Plus pratique qu’une avance de frais, souvent compliquée à gérer lorsque l’entreprise compte plus d’une dizaine de collaborateurs, la carte entreprise fonctionne à première vue comme une carte bleue classique qui peut être utilisée en France comme à l’étranger, et gérer plusieurs devises. Son débit, immédiat ou différé, est rattaché au compte bancaire de l’entreprise.
Pour les collaborateurs, la carte entreprise est très pratique : plus besoin d’avancer les notes de taxi, de restaurant ou d’essence, ils règlent directement leurs dépenses sans attendre les remboursements. Ce fonctionnement oblige dans le même temps les collaborateurs à faire preuve de vigilance. S’ils n’ont plus besoin d’attendre la validation de leur manager pour réaliser un achat, ils sont dans le même temps « responsables » de leurs dépenses. C’est pourquoi la carte entreprise est souvent réservée aux collaborateurs confirmés.
La carte entreprise sera plus intéressante pour les PME, les startups et les freelances. Attention toutefois au risque de surconsommation des collaborateurs : assurés de voir leurs notes de frais remboursées, ils peuvent avoir tendance à dépenser plus que ne l’autorise l’entreprise. D’autant que les notes de frais doivent toujours être fournies au service comptabilité afin d’éviter tout litige avec l’URSSAF en cas de dépenses non justifiées.
2. Carte affaires : une carte bancaire salarié à débit différé pour les grands comptes
La plupart des cartes affaires sont à débit différé. Concrètement, les dépenses du salarié sont débitées chaque fin de mois sur le compte courant du salarié. C’est ici la grande différence avec la carte entreprise : le prélèvement des achats étant différé, l’entreprise a théoriquement le temps de rembourser les notes de frais du collaborateur. Attention, dans le cas d’un retrait à un guichet automatique, il n’y a pas de débit différé ! Le décompte du montant apparait immédiatement sur le compte bancaire du salarié.
Appréciée par les grandes entreprises et les services comptables qui gèrent beaucoup de collaborateurs, la carte affaire offre des fonctionnalités intéressantes : possibilité de l’activer chez certains fournisseurs ou de paramétrer les plafonds de paiement… Plus sécurisée que la carte entreprise, elle permet une plus grande maîtrise budgétaire. Toutefois, du point de vue du collaborateur, la carte affaires oblige d’attendre le remboursement des notes de frais, parfois conséquent, selon un processus de validation et de remboursement qui peut être long. Sans compter que la perte de justificatif peut entraîner un non-remboursement des frais avancés.
Carte entreprise vs carte affaire : les avantages et inconvénients
| Fonctionnalités | Carte entreprise | Carte affaires |
| Avance des frais | NON | OUI |
| Paramétrage (plafonds, horaires d’utilisation ou encore types de dépenses) | OUI | NON |
| Prélèvement sur le compte personnel du collaborateur | NON | OUI |
| Prélèvement sur le compte de l’entreprise | OUI | NON |
| Risque de découvert | NON | OUI |
Chacune de ces deux cartes ayant des avantages et des inconvénients, des solutions alternatives existent pour faciliter à la fois le quotidien des collaborateurs et le travail des services comptables.
Découvrez notre dossier spécial carte professionnelle, avantages et inconvénients
Cartes de paiement professionnelles et outil de gestion des notes de frais : des solutions complémentaires
Si les cartes d’entreprise et les cartes affaires sont pratiques pour contrôler la gestion des frais d’une entreprise, elles ne proposent pas une expérience optimale pour les collaborateurs et les services RH/comptabilité. Voilà pourquoi N2F a conçu un outil qui automatise le traitement des notes de frais en complément de l’utilisation d’une carte de paiement professionnelle : en quelques minutes, grâce à un scanner innovant et intelligent intégré directement dans la solution, le collaborateur prend en photo sa note de frais afin que celle-ci soit analysée instantanément (type d’achat, volume de carburant, pourboires, taxes appliquées…).
Pour le collaborateur, la solution N2F permet de gagner un temps considérable, sans peur d’égarer ses justificatifs. Pour le service comptabilité, c’est moins de papier et plus d’efficacité: les notes de frais scannées sont immédiatement analysées – les frais kilométriques peuvent par exemple être calculés automatiquement via Google Maps – et soumises au manager qui reçoit une notification. Une fois validée, la note de frais est archivée dans un coffre-fort numérique sécurisé à valeur probante, conformément à la loi.
Mais pour aller encore plus loin dans la gestion des dépenses professionnelles, la solution N2F utilise le rapprochement bancaire. Cela signifie que chaque dépense est contrôlée en fonction de la banque choisie et des taux de change appliqués. Opérationnel sur le web comme sur l’appli mobile N2F, ce système intelligent permet de faciliter la comptabilisation des dépenses réalisées sur l’ensemble des cartes professionnelles utilisées par l’entreprise et de centraliser ces mêmes dépenses dans un seul endroit. À noter que cette connexion entre la carte bancaire et la solution N2F est aussi un moyen de rembourser plus rapidement les salariés.
À la clé, c’est donc moins de temps passé à gérer les dépenses des collaborateurs, moins d’erreurs de saisie et une meilleure visibilité sur les frais mensuels professionnels. Vous voulez en savoir plus sur notre application dédiée aux notes de frais ?
