La rentabilité d’une entreprise dépend de votre capacité à générer du chiffre d’affaires et de votre capacité à réduire vos charges. Cela nécessite également que vos salariés soient pleinement concentrés sur des missions à forte valeur ajoutée et pas constamment sollicités sur des tâches administratives annexes. Dans cet article, nous vous proposons de passer en revue les 5 boulets qui empêchent votre entreprise de tutoyer les sommets en termes de rentabilité.
1. Des contrats fournisseurs qui n’ont pas été renégociés depuis longtemps
Dans l’idéal, une entreprise devrait renégocier l’ensemble de ses contrats fournisseurs une fois par an. En pratique, noyé dans la gestion du quotidien, peu sont celles qui prennent le temps de véritablement le faire. Pourtant, ce n’est qu’en examinant l’existant qu’il sera possible d’identifier les prestataires qui ne respectent pas suffisamment les délais de livraison, ou ceux dont le service tend à être insatisfaisant. De cette façon, il sera possible de challenger vos fournisseurs pour qu’ils améliorent la qualité de service et de vous séparer de ceux qui ne correspondent pas à vos besoins. En vérifiant l’ensemble des contrats noués avec des prestataires extérieurs, il sera également possible de mettre en évidence les différences de prix pratiqués pour des produits ou services similaires et d’éliminer ainsi les surcoûts éventuels. N’hésitez pas à mettre vos fournisseurs en concurrence. Autant que possible, tâchez de rationnaliser votre nombre de prestataires, en essayant de regrouper les commandes auprès de fournisseurs uniques. Attention enfin aux formules par abonnement, qu’on a tendance à oublier une fois souscrites, mais qui mises bout à bout représentent des charges non négligeables.
2. Du gaspillage à tous les étages
Lumières constamment allumées, chauffage qui tourne le week-end, ramettes de papier qui partent plus vite que du papier toilette… En plus d’être mauvais pour la planète, ce type de comportement finit par entraver votre rentabilité. Pour y remédier, commencez par sensibiliser vos employés en les invitant à être plus éco-responsables au quotidien. En ce qui concerne la consommation de papier, tâchez de dématérialiser tout ce qui peut l’être ! Factures, courriers, rapports divers et variés, documents transactionnels… Encouragez vos salariés à n’imprimer que ce qui est nécessaire et dotez vous d’outils digitaux pertinents pour votre activité.
3. Des salariés malheureux
Cet aspect a tendance à être complètement délaissé, mais c’est pourtant un important enjeu de rentabilité. Un salarié malheureux au travail s’impliquera au minimum dans son travail et sera davantage enclin à partir vers la concurrence. Or, trouver et former un remplaçant prend du temps. On ne parle même pas des salariés dont le mal-être pourra les pousser à se mettre en arrêt maladie, ce qui nuira au fonctionnement de tout un service et augmentera la charge de travail des autres salariés, qui a leur tour, seront moins épanouis au travail. Pour éviter ce genre de situations, faites-en sorte de proposer de bonnes conditions de travail. Vos salariés expriment le besoin d’avoir des horaires de travail plus souple ? Faites-le ! Ils souhaitent davantage de télétravail ? Donnez-leur les outils pour qu’ils puissent le faire dans de bonnes conditions. Sans vous la jouer à la Google avec des baby-foot et des mini-golfs à chaque étage, tâchez de proposer un cadre de travail agréable, en mettant à disposition un espace de repos, par exemple. Enfin, faites-en sorte que les salariés se sentent écoutés et entendus, en encourageant les pratiques managériales bienveillantes et le dialogue.
4. Une gestion des notes de frais archaïque
Chaque fin de mois, c’est la même corvée. Vos salariés doivent bloquer au moins une heure dans leur agenda pour faire leurs notes de frais. Les voici devant leur fichier Excel, à renseigner ligne par ligne telle note de restaurant avec un client, tel repas pris sur le pouce en déplacement professionnel, telle nuitée d’hôtel, tel achat de matériel de bureau, tel billet de train et tels frais de carburant… La liste s’allonge inexorablement, et chaque item nécessite de retrouver le bon justificatif. Ticket de caisse froissé, note d’hôtel partiellement déchirée, et où a bien pu passer ce fichu billet de train ? L’agacement de vos collaborateurs est proportionnel à celui du manager qui devra ensuite approuver chaque dépense, en s’assurant qu’elles ont bien été réalisées dans le cadre des missions professionnelles. Pour peu qu’un ou plusieurs collaborateurs ait tenté, intentionnellement ou non, de faire passer en notes de frais une dépense qui ne rentre pas dans la politique de remboursement de l’entreprise, et c’est le conflit assuré. La galère ne s’arrête pas là, puisqu’il faut ensuite que les notes de frais transitent vers le service comptable, qui devra à son tour vérifier chacune des dépenses saisies, en contrôlant que les justificatifs sont bien présents, afin de ressaisir les différentes données dans la comptabilité et calculer les taxes récupérables. Pour ce faire, il faut chercher sur chaque justificatif la date, le montant de la dépense, la TVA, la TVA récupérable… En cas d’erreur dans la note de frais, ce travail de fourmi s’éternise. Le traitement de vos notes de frais est lent, et les salariés en bout de chaîne râlent que leurs frais ne leur soient pas rapidement remboursés.
Avez-vous une idée de ce que vous coûte chaque mois en termes de productivité un tel fonctionnement ? Et encore, on ne parle même pas du risque de fraude et de contrôle de l’URSSAF ! Qu’il s’agisse d’oublis involontaires ou de fraudes intentionnelles, on estime que la fraude aux notes de frais coûte en moyenne 747 euros par salarié et par an. Un véritable tonneau percé ! Pour en finir avec ces écueils, il suffit de doter son entreprise d’un logiciel de gestion des notes de frais.
5. L’absence de solutions digitales adaptées
Ne pas sous-traiter et vouloir tout faire soi-même est la meilleure solution pour perdre du temps et ne pas disposer de moyens suffisamment importants pour faire croître son CA. Il existe désormais des outils très efficaces pour vous débarrasser des tâches à faible valeur ajoutée, alors profitez-en !
Pour les notes de frais, par exemple, en choisissant de vous équiper d’une solution telle que l’application N2F, l’ensemble de la chaîne de traitement des notes de frais gagne un temps précieux. Vos collaborateurs n’ont plus qu’à photographier leurs justificatifs depuis leur smartphone, pour que le scan intelligent détecte les informations importantes. Les notes de frais sont générées automatiquement et les managers peuvent les valider en temps réel, en un simple clic. Au niveau du service comptable, l’application alerte en cas d’anomalies au regard de la politique de remboursement de l’entreprise et calcule automatiquement la TVA récupérable. Grâce aux exports pré-paramétrés, plus aucune saisie n’est nécessaire. Au final, un logiciel de gestion des notes de frais vous permet de diviser par 4 le temps de traitement des notes de frais, et donc leurs coûts associés, pour seulement quelques euros par collaborateur. Le retour sur investissement est garanti ! Toujours pas convaincu ? Demandez une démo !
