Lorsque des collaborateurs se déplacent sur plusieurs jours pour des raisons professionnelles, il arrive qu’ils soient obligés de régler eux-mêmes les frais d’hébergement, de restauration ou de transport.

Cette accumulation de dépenses peut vite s’avérer coûteuse pour le salarié et impacter sa trésorerie personnelle lorsque l’employeur tarde à le rembourser. Alors pour éviter ce type de problème, les entreprises procèdent à des avances de frais afin d’anticiper au maximum les dépenses engagées par le collaborateur.

Comment cela fonctionne-t-il en pratique ? Quels sont les avantages, les inconvénients et les alternatives à ce mode d’organisation ? Explications.

Qu’est-ce qu’une avance de frais ?

Dans un premier temps, il est important de distinguer les avances de frais des notes de frais. Dans le premier cas, c’est l’employeur qui donne une somme d’argent au collaborateur en prévision d’une dépense précise : achat de matériel, déplacement, etc. Dans le second, c’est le collaborateur qui adresse une demande de remboursement à l’employeur pour les dépenses engagées lors d’une mission.

L’avance de frais permet au salarié de ne pas avoir à dépenser des sommes importantes pour se loger et se déplacer lors de ses missions professionnelles. Il n’a donc pas à souffrir de trou dans sa trésorerie en attendant le remboursement de ses frais. C’est l’employeur qui va ainsi verser une somme d’argent en amont afin de couvrir les dépenses.

En cas de trop-perçu par le salarié, ce dernier devra reverser le restant de la somme. L’employeur peut également le prélever directement sur le salaire du collaborateur. À l’inverse, en cas de somme insuffisante pour couvrir l’ensemble des dépenses, l’employeur devra rembourser le restant des frais couvert par le salarié.

L’avance de frais n’est pas une obligation légale. Néanmoins, elle peut être inscrite dans la convention collective, la convention d’entreprise ou de branche.

Avance de frais permanente ou ponctuelle : quelles différences ?

Il existe deux principaux cas de figure pour les avances de frais. En effet, ces dernières peuvent être permanentes ou ponctuelles. Selon le cas, la mise en application sera légèrement différente.

Avance de frais permanente

Dans le cadre d’un contrat de travail, l’employeur peut faire le choix d’allouer un budget permanent au collaborateur, qui viendra s’ajouter au salaire mensuel. La somme peut être fixe ou varier d’un mois à l’autre, en fonction des déplacements prévus. Ce type de fonctionnement est particulièrement pertinent pour les collaborateurs qui se déplacent beaucoup, comme les commerciaux.

Avance de frais ponctuelle

Autre cas de figure : l’avance ponctuelle des frais. Elle s’effectue en amont du ou des déplacements sans caractère systématique. Ce système permet de couvrir les frais des dépenses ou des missions occasionnelles.

Les alternatives aux avances de frais

Même si elle peut être considérée comme pratique pour le salarié, l’avance de frais n’est pas toujours simple pour l’employeur. D’abord parce que le montant total des dépenses n’est pas toujours aisé à évaluer. Il y a donc le risque de verser trop ou pas assez au collaborateur.

Autre désavantage : si l’entreprise compte de nombreux collaborateurs très mobiles, la gestion des avances de frais peut vite devenir très compliquée.

Il existe ainsi plusieurs alternatives à l’avance de frais qui permettent de simplifier considérablement le remboursement des déplacements :

  • Des cartes entreprises ou des cartes essence : de nombreux organismes bancaires proposent aux entreprises des cartes de paiement pour leurs collaborateurs. Cette solution permet de ne pas avoir à rembourser ou avancer les frais liés aux déplacements et simplifie donc la gestion administrative et financière de la société.
  • Les cartes à débit différé : le salarié peut opter pour une carte à débit différé quand il est en déplacement. Ainsi, il ne pourra être prélevé qu’au moment du remboursement des frais par l’entreprise.
  • Rationaliser les déplacements : enfin, il est indispensable, dans un contexte de réduction de l’empreinte carbone et de l’usage des énergies fossiles, de repenser les déplacements et de ne les envisager qu’en cas d’absolue nécessité. En effet, dans bon nombre de cas, les visioconférences peuvent parfaitement remplacer les déplacements. La limitation des déplacements permet donc de réduire les frais de gestion relatifs à ces derniers.

Avance de frais : quel fonctionnement ?

Si toutefois vous souhaitez mettre en place les avances de frais au sein de votre entreprise, voici comment procéder.

  • Évaluer avec le collaborateur ou votre responsable de missions, la somme nécessaire pour couvrir les frais de déplacement.
  • Lors de sa mission, le salarié utilise sa carte de crédit personnelle pour régler les factures et notes.
  • Une fois la mission terminée, le collaborateur présente à l’entreprise une note de frais ainsi que l’ensemble des factures pour justifier les dépenses engagées.
  • Le service comptabilité vérifie les documents et compare le total avec ce qui a été préalablement versé au salarié. Si l’avance ne couvre pas toutes les dépenses, il devra alors rembourser le reste dû. Dans le cas contraire, il peut directement prélever le trop-perçu sur le salaire du collaborateur.

Pour aller plus loin dans la simplification de la gestion des notes de frais, il est également possible d’opter pour une solution de dématérialisation comme N2F.

Cette dernière permet de réduire considérablement le temps de gestion en intégrant des fonctionnalités spécifiques. Ainsi, via la fonctionnalité « ordre de mission », il est possible d’approuver un déplacement, d’effectuer des avances ponctuelles ou permanentes auprès des collaborateurs et cela même depuis l’application mobile directement.

Les collaborateurs peuvent également demander des avances ou suivre leur consommation en envoyant leurs factures. La déduction du remboursement est également réalisée directement dans des fichiers d’écritures comptables.

Vous souhaitez simplifier la gestion de vos avances de frais ? N’hésitez pas à demander une démonstration ou à contacter l’un de nos experts.