Pour toute entreprise, la note de frais est un document incontournable, et bien pratique. Mais quand la société se développe, le nombre de missions augmente et les documents papiers s’accumulent. Face à la complexité de toutes les règles à respecter pour valider les notes de frais, leur gestion peut vite tourner au cauchemar. Pas de panique ! Une solution existe : l’automatisation via un logiciel de gestion. Facile à mettre en place, il a plusieurs avantages pour vous et pour votre société, dont voici les principaux.
Économiser du temps
Chaque collaborateur de l’entreprise gagne un temps précieux quand il utilise une solution numérique pour la gestion des notes de frais. L’ensemble de la démarche s’effectue en quelques clics, tout est centralisé sur la plateforme et les calculs sont automatisés.
Le salarié déclare ses dépenses en temps réel depuis le tableau de bord du logiciel, et ajoute ses justificatifs. Une fois numérisés, plus besoin de chercher les documents dans les tiroirs !
Ensuite, les managers et le service comptabilité contrôlent, analysent et valident les notes de frais via une interface intuitive et claire. L’outil calcule les dépenses et les montants à rembourser, ce qui facilite grandement le travail des comptables.
Puis les remboursements sont transmis automatiquement au logiciel de paie ou de virement bancaire. La durée de traitement des notes de frais étant réduite, le salarié est remboursé plus rapidement.
Réduire les erreurs de calcul des notes de frais
L’autre atout du logiciel de gestion de notes de frais est d’éviter les nombreuses erreurs de saisies, oublis et fraudes qui entraînent des pertes conséquentes pour l’entreprise. Le salarié rentre les données dans les champs prédéfinis et le logiciel repère les éventuelles incohérences.
L’outil permet notamment de calculer avec précision :
- Les frais kilométriques selon les barèmes ;
- La TVA ;
- Les conversions des montants dans la devise de l’entreprise, en cas de voyage d’affaire à l’étranger.
Grâce à l’automatisation, le comptable n’a plus qu’à vérifier les justificatifs numériques avant de valider le remboursement des montants.
Appliquer la politique de remboursement de l’entreprise
Pour le salarié, demander le remboursement de ses frais professionnels implique la connaissance d’un certain nombre de règles définies par la société. Il est parfois difficile de s’y retrouver et de bien respecter la politique de remboursement. Grâce à la solution numérique, le processus d’entrée des informations et des montants est simplifié : le salarié est guidé par l’interface.
De son côté, le manager peut facilement paramétrer le logiciel pour adapter les règles de calcul, ce qui évite des allers-retours constants avec les collaborateurs pour vérifier si la politique a bien été appliquée. Mais une mise à jour manuelle n’est pas nécessaire : le logiciel s’actualise automatiquement pour être conforme à la conjoncture et aux changements de réglementations, internes et externes.
Analyser les dépenses
Avec un logiciel de gestion des notes de frais, l’entreprise gagne en temps mais aussi en rentabilité !
Sur le tableau de bord, le manager peut visualiser en temps réel et de manière rétroactive le nombre et la nature des dépenses de ses employés. L’analyse de ces données lui donne l’occasion de faire des modifications dans la politique de remboursement, pour améliorer la compétitivité et la productivité selon les besoins de la société.
Au niveau international, la centralisation des informations liées aux frais professionnels est un précieux atout : le siège peut observer et piloter les politiques de remboursement locales. De leur côté, les firmes ont la possibilité de planifier les prochaines dépenses sur le calendrier, et d’adapter leur stratégie en fonction du contexte économique et des projets à venir.
Améliorer les relations inter-services
Diminution du temps passé sur la gestion des notes de frais, centralisation des données et transparence : l’automatisation du processus génère moins de pression et facilite donc les relations internes de l’entreprise.
Avec la solution de gestion numérique, les échanges entre le service commercial et le service comptable sont plus fluides. Le risque d’erreurs et de fraude est considérablement réduit, les documents sont accessibles en ligne sans danger de perte, et le salarié se voit rembourser ses frais professionnels en un rien de temps. Tout le monde est gagnant !
En résumé, un outil numérique comme N2F, application de gestion de notes de frais, est un allié de taille dans une entreprise.
Les collaborateurs rentrent leurs dépenses depuis leurs smartphones, via une interface intuitive qui signale toute incohérence et calcule automatiquement les montants à rembourser.
La comptabilité valide les justificatifs numérisés en un rien de temps.
Enfin, le manager peut visualiser directement l’ensemble des dépenses et prendre des décisions bénéfiques pour la société.
