Les notes de frais en association peuvent aussi bien intervenir auprès des salariés d’une association qu’auprès des bénévoles. Une association ayant pour objectif de mener à bien un projet sans but lucratif, la gestion financière des notes de frais fait d’autant plus l’objet de contrôles. Le recrutement de salariés au sein d’une association doit répondre à des règles strictes explicitées dans un contrat de travail. Concernant les bénévoles qui ne sont pas rémunérés, il s’est posé la question du possible remboursement de leurs frais à l’occasion de leur action de bénévolat.
Quels sont les frais qui peuvent être remboursés ? Comment appliquer le remboursement des notes de frais aux bénévoles d’une association ? Nous faisons le point avec vous…
Qu’est-ce qu’une note de frais en association ?
Une note de frais en association présente la même nature qu’une note de frais en entreprise. Il s’agit d’une dépense occasionnée par une personne pour la réalisation de son travail ou de son action de bénévolat.
Si en entreprise ce sont les salariés qui émettent des notes de frais, en association ce sont les salariés, mais également les bénévoles qui peuvent remettre des notes de frais à l’association qui fait appel à leurs services.
Pour rappel, le recrutement de salariés au sein d’une association est fortement encadré et limité. Par conséquent, les associations fonctionnent aussi grâce au soutien de leurs bénévoles. Si les bénévoles offrent de leurs temps pour soutenir une association, la question s’est rapidement posée de savoir si ces bénévoles devaient également supporter les frais inhérents à leurs actions de bénévolat.
Si les bénévoles souhaitent se faire rembourser ces frais, ils peuvent le demander à leur association. Dans le cas où un bénévole refuse de se faire rembourser une note de frais, ce refus sera assimilé à un don octroyé à l’association éligible à une réduction d’impôt au bénéfice du bénévole.
Quels sont les frais qui peuvent être remboursés ?
Tous les frais occasionnés par un bénévole ne peuvent pas faire l’objet d’un remboursement de la part de l’association. En effet, comme dans une entreprise, il ne doit pas y avoir d’abus concernant les frais remboursés aux bénévoles.
En association, ce contrôle est d’autant plus renforcé en raison du risque de salariat déguisé. Le remboursement de notes de frais trop élevées pourrait ainsi être qualifié de salariat déguisé.
Pour éviter toute sanction prononcée à l’encontre d’une association accusée de salariat déguisé, une association doit pouvoir justifier que les notes de frais remboursées aux bénévoles sont occasionnées dans l’intérêt de l’association.
Les frais nécessaires à l’accomplissement d’une tâche de bénévolat
De façon générale, tous les frais occasionnés dans l’intérêt de l’association peuvent faire l’objet de notes de frais par les bénévoles. Bien évidemment, ces notes de frais ne doivent pas faire l’objet d’un montant disproportionné par rapport à leur nature et à l’objectif recherché.
Ces frais peuvent être par exemple :
- les frais de repas ;
- les frais de déplacement ;
- les frais d’équipement pour l’accomplissement des activités de bénévolat (ex. : du mobilier de bureau) ;
- les frais d’hébergement lorsque les bénévoles doivent partir en déplacement pour mener à bien leur mission ;
- etc.
Les indemnités kilométriques
Les notes de frais relatives aux frais kilométriques font l’objet d’une réglementation particulière. En effet, une association pourra rembourser les frais de déplacement à ses bénévoles qui utilisent leur véhicule personnel pour leur mission de bénévolat.
Dans ce cas, un bénévole a le choix d’accepter le remboursement de ses frais de déplacement ou de refuser ce remboursement, auquel cas il s’agira d’un don au profit de l’association si cette association est considérée d’intérêt général.
Dans le cas d’un remboursement des frais kilométriques, 2 cas de figure se présentent :
- un remboursement forfaitaire, lorsque le bénévole ne peut pas justifier des dépenses réelles liées à l’utilisation de son véhicule personnel ;
- un remboursement du montant réel des frais de déplacement en présence de justificatifs (ex. : ticket de caisse à la station essence).
Concernant l’application d’un forfait kilométrique, celui-ci sera calculé en application d’un barème kilométrique. Le montant de ce barème kilométrique diffère selon s’il s’agit d’un véhicule ou d’un cyclomoteur.
Les modalités de remboursement des notes de frais en association
Pour être remboursée, une note de frais devra notamment comprendre :
- la date de la dépense ;
- le montant ;
- le motif de la dépense (ex. : un repas d’affaires avec un affilié de l’association).
Ces notes de frais devront être accompagnées d’un justificatif, tel qu’une facture ou un reçu.
Mettre en place une politique de remboursement des notes de frais
Pour que l’association et ses bénévoles puissent connaître les modalités de remboursement applicables aux notes de frais, toute association doit mettre en place une politique de remboursement des notes de frais.
Il s’agit d’un document informant les bénévoles de l’association :
- des dépenses pouvant faire l’objet d’une note de frais ;
- des modalités de remboursement, c’est-à-dire de la procédure à suivre pour éditer et faire parvenir une note de frais au service comptable de l’association ;
- des éventuels plafonds de remboursement applicables selon la nature de la dépense ;
- du mode de calcul des indemnisations (application d’un remboursement forfaitaire ou d’un remboursement des frais réels).
Ce document concernant la politique de remboursement appliquée au sein de l’association doit être facilement accessible aux bénévoles. Pour plus de transparence sur ce point, l’association peut intégrer cette politique de remboursement des notes de frais dans son règlement intérieur communiqué à chaque bénévole lors de son affiliation à l’association.
Faciliter la gestion des notes de frais en association
Une association a bien souvent d’autres préoccupations à gérer que la gestion et le paiement des différentes notes de frais produites par leurs bénévoles.
Afin de faciliter la gestion des notes de frais au sein des associations, l’application de gestion de notes de frais N2F propose plusieurs fonctionnalités telles que :
- un scan qui permet directement sur smartphone de photographier un ticket de caisse et de détecter toutes les informations nécessaires pour générer une note de frais (date, montant de la dépense, etc.) ;
- le calcul automatisé des frais kilométriques avec les données actualisées de Google Maps ;
- un archivage à valeur probante pour s’assurer une conservation sécurisée des notes de frais sans se soucier d’un archivage papier.
Le service comptable de l’association pourra ainsi bénéficier d’un logiciel de gestion spécialement conçu pour réduire le temps de traitement des notes de frais et limiter le risque d’erreurs pouvant entraîner des surcoûts à l’association.
