Que serait une association sans ses bénévoles ? Pas grand-chose. Sans eux, les associations loi 1901 n’auraient aucun représentant pour accomplir leurs missions sur le terrain. Mais si le bénévole est “une personne qui s’engage librement pour mener une action non salariée en direction d’autrui, en dehors de son temps professionnel et familial”, comme le définit le Conseil économique, social et environnemental, aucun lien de subordination juridique n’existe. Il n’en demeure pas moins qu’une association est soumise à des obligations administratives envers ses bénévoles. Quelles sont-elles ?
La responsabilité de l’association loi 1901 envers les bénévoles
S’il n’y a pas de subordination juridique au sein d’une association, elle est néanmoins tenue d’indemniser le bénévole qui serait victime de dommages subis en participant à une mission ou à une activité de l’association. La relation créée entre l’association et le bénévole est définie comme une “convention tacite d’assistance”. De ce point de vue, l’association peut voir sa responsabilité engagée dans certaines situations.
Elle doit également communiquer à ses adhérents l’ensemble des documents liés à son fonctionnement. Si son statut l’y oblige, les informations relatives à la gestion de sa structure doivent être partagées et les membres doivent pouvoir les consulter. Les services et les privilèges prévus dans les clauses statutaires doivent être accessibles à chaque membre.
Le code général des associations n’oblige pas toutes les associations à souscrire une assurance. S’il est toutefois conseillé de souscrire une assurance responsabilité civile, certaines sont en effet dans l’obligation d’avoir une. C’est le cas des centres de loisirs, des centres de vacances, des établissements pour mineurs ou pour personnes handicapées, des associations sportives, etc. Lors de l’élaboration du contrat, l’association doit énumérer les bénévoles qui interviennent lors des missions et faire la liste des activités et des moyens nécessaires à leur bonne réalisation (les véhicules, le matériel, etc.).
Le remboursement des frais engagés par les bénévoles
Les bénévoles peuvent engager leurs propres frais pour le compte de l’association. Sur le terrain, ils peuvent être amenés, par exemple, à régler des achats de matériel, des déplacements et des frais de transport, des repas, etc. Pour chaque dépense justifiée, le bénévole peut en demander le remboursement des frais à l’association. Celle-ci dispose alors de 3 solutions pour le rembourser :
- Comme pour des salariés, l’association peut rembourser les frais sur présentation des justificatifs, en s’assurant que les frais soient proportionnés à la mission et à l’activité du bénévole. Ces remboursements ne sont toutefois pas considérés comme des revenus et ne sont pas imposables.
- L’association rembourse les frais sur justificatifs, mais le bénévole peut en faire don et bénéficier d’une réduction d’impôt sur le revenu. L’abandon de frais au sein d’une association répond à des règles strictes. La réduction d’impôt perçue par le bénévole est calculée sur un pourcentage du montant total des frais, comme pour les dons et les cotisations à l’égard de l’association.
- L’association peut aussi rembourser forfaitairement les frais engagés, suivant les mêmes règles que pour les salariés. Plutôt que de les rembourser, elle peut choisir d’allouer des allocations forfaitaires en fonction des barèmes administratifs fixés chaque année pour les frais kilométriques (qui varient suivant le nombre de CV) ou les frais de repas.
N2F, l’outil pour digitaliser les notes de frais de vos bénévoles
Notre outil N2F est adapté au fonctionnement des associations qui gèrent régulièrement des notes de frais et des remboursements. Le planning familial de la Croix-Rouge de Besançon a fait le choix de s’équiper de notre logiciel pour la dématérialisation de ses notes de frais, avec à la clé un gain de temps et la facilité de rembourser ses bénévoles. Aisément paramétrable avec les services comptables de la structure, N2F peut être testé afin de l’adapter aux besoins propres de chaque association. Un déploiement rapide du logiciel au sein de la structure est envisageable avec une formation pour l’ensemble du personnel.
Choisir un logiciel de digitalisation des notes de frais apporte 3 avantages :
- Une diminution du temps de travail alloué au traitement des notes de frais
- La fin des envois papiers et la réduction des coûts postaux
- Le partage de chiffres détaillés pour les financeurs
Quels que soient vos besoins, N2F est un outil facile à prendre en main, et ce, même pour les non Digital natives !
Lorsque les bénévoles engagent leurs propres frais pour l’association, cette dernière est dans l’obligation de les rembourser, lorsqu’ils en font la demande et pour une dépense justifiée. Afin de gérer cette obligation administrative inhérente à toute activité associative en développement, N2F est la solution idéale. Avec notre logiciel de comptabilité et de notes de frais, rembourser ses bénévoles et gérer la comptabilité de son association deviennent des jeux d’enfants !
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