Les membres d’une association peuvent être amenés à voyager à l’étranger dans le cadre de leur mission, pour participer à des conférences, des évènements ou des projets internationaux. Mais comment gérer les remboursements des frais engagés, surtout si l’association n’a pas de politique de dépenses clairement définie et que ses membres sont essentiellement des bénévoles ? Nos experts vous donnent toutes leurs astuces dans cet article !
Rappel : quelles dépenses engagées en milieu associatif ouvrent droit à remboursement ?
💡 Toutes les dépenses engagées par les bénévoles ne peuvent pas être remboursées par l’association, et ceci, afin d’éviter les abus et de se prémunir du risque de requalification du statut de bénévole en salariat déguisé.
Pas de panique néanmoins, si vous avez la charge de la trésorerie de l’association. Vous pouvez rembourser la plupart des frais engagés par vos bénévoles à l’étranger, dès lors qu’ils sont justifiés par l’intérêt de l’association. On citera, par exemple, les frais de repas, de déplacement (billet d’avion, de train) et d’hébergement.
Certains bénévoles peuvent refuser de se faire rembourser une note de frais, afin de soutenir la trésorerie de l’association. Dans ce cas, ce refus sera assimilé à un don octroyé à l’association et éligible à une réduction d’impôt, au bénéfice du bénévole.
Conseil 1 – Elaborer une politique interne de gestion des dépenses
Vous manquez de cadre pour gérer les dépenses des membres de votre association ? Elaborez votre propre politique de frais ! Vous pouvez y spécifier les catégories de dépenses autorisées et leurs limites, les méthodes de remboursement mais également les procédures de validation.
Fait important : vous pouvez également y établir le budget que vous allouez par voyage (qui peut être adapté selon les destinations) afin que chaque personne sache exactement combien elle peut dépenser sur place et ce qui lui sera remboursé.
Une fois élaborée, la politique de gestion des dépenses devra être expliquée et clarifiée à travers des supports pédagogiques ou des sessions de formation pendant lesquelles les membres qui partent le plus à l’étranger, devront comprendre les implications en cas de non-respect des règles.
Autre point important, le document doit préciser le mode de remboursement des frais engagés :
- Au forfait ou au réel :En pratique, les associations optent pour le remboursement au réel des dépenses occasionnées par leurs membres bénévoles, afin d’éviter toute requalification en salaire ;
- S’il est distinct selon le statut de la personne qui demande le remboursement (bénévole ou salarié) ;
- La procédure à suivre et les délais à respecter pour obtenir le remboursement de ces frais ;
- Le modèle de note de frais à remplir.
Conseil 2 – Informer clairement les salariés de l’association sur les modalités de gestion des dépenses réalisées à l’étranger
Sans que ces règles ne prennent la forme d’une politique de gestion de dépenses stricte, elles doivent pouvoir être partagées aux membres en déplacement. Par exemple, vous pouvez imposer qu’une fois sur place, ils conservent une trace rigoureuse de leurs dépenses. Cela peut inclure la collecte de reçus pour chaque transaction effectuée, qui sera complétée, si nécessaire, par la tenue d’un journal de bord quotidien pour consigner les détails de chaque dépense. Par ailleurs, ils doivent également être conscients des taux de change pour éviter toute confusion lors de la conversion des devises étrangères.
Enfin, il n’est pas rare qu’une association ouvre un compte bancaire pour gérer sa trésorerie. Le cas échéant, elle peut mettre sa carte de crédit à disposition d’un des membres en déplacement à l’étranger, pour payer des dépenses communes (un restaurant à plusieurs ou un transport en taxi par exemple). En activant une option internationale, elle leur fera également profiter de certains avantages tels que la réduction des frais de change de devises ou la gratuité des frais de transaction. En contrepartie, la personne habilitée à l’utiliser devra respecter un certain nombre de règles : impression des justificatifs bancaires, dépense réalisée dans le cadre de la mission, dépense non exagérée au regard de son objet…
Conseil 3 – Vous équiper d’une solution de gestion des notes de frais
Cette solution peut prendre la forme d’une application mobile (pratique en cas de déplacements à l’étranger) ou d’un logiciel en ligne qui permet aux membres de l’association de suivre leurs dépenses en temps réel et de les soumettre facilement pour remboursement. Autre point fort : ils peuvent enregistrer leurs dépenses au fur et à mesure qu’ils les réalisent. Finis les oublis de justificatifs !
Par ailleurs, votre association a instauré une politique de gestion des dépenses ? Là encore, la solution peut intégrer ces règles telles que les délais de remboursement, les types de dépenses acceptées, etc.
Enfin, une solution de gestion des dépenses peut offrir des avantages indéniables pour les trésoriers de l’association : génération de reporting sur les dépenses réalisées par les membres, ou encore identification des types de dépenses sur lesquelles les membres de l’association peuvent réduire les coûts lors de leurs voyages.
N2F, partenaire 100 % digital de votre association
La charge d’activité des associations est souvent importante, sans que le personnel – salarié ou non – responsable de la partie administrative ne soit en nombre suffisant. C’est avec l’objectif de réduire les tâches chronophages que peuvent constituer le traitement des notes de frais et automatiser certains processus, que N2F a créé une application dédiée à cette gestion, proposant plusieurs fonctionnalités telles que :
- Permettre aux membres de l’association (salariés et bénévoles) de créer et de déclarer directement une note de frais en envoyant une photo du justificatif de paiement au service comptable. Les données scannées (montant de la dépense, devise, date, taxe de séjour…) sont automatiquement récupérées grâce au scan intelligent (OCR) , puis transmises au trésorier pour validation ;
- Utiliser une interface simple et rapide pour suivre le traitement et le remboursement de leurs notes de frais ;
- Se connecter à votre agence de voyage si votre association à l’habitude d’en solliciter une ;
- Rembourser les membres de l’association (génération de fichier de virement SEPA) ;
- Archiver en ligne les notes de frais (la fin de l’archivage papier !) pendant 10 ans.
En automatisant une partie du traitement des notes de frais, les associations peuvent garantir leur conformité au regard des règles en vigueur, en cas de contrôle fiscal. Si vous gérez une association dont les membres sont habitués à se déplacer à l’étranger, notre solution est faite pour vous.
