Lorsqu’un bénévole engage des frais pour le compte d’une association, il peut se les faire rembourser ou les conserver à sa charge, s’il considère qu’ils font partie de son action bénévole.
Dans le cas où le bénévole choisit de faire don à l’association des frais engagés, on parle d’abandon de frais. Si l’association est d’intérêt général et à but non lucratif, le bénévole peut alors bénéficier d’une réduction d’impôt.
Abandon de frais : de quoi parle-t-on ?
Dans le cadre de ses missions associatives, un bénévole peut être amené à réaliser un certain nombre de dépenses :
- Déplacement sur le lieu de la mission, réunions : essence, péage…
- Rencontre de partenaires : repas, achat de matériel, etc.
L’association doit avoir déterminé en amont sa politique de frais, et notamment ses engagements vis-à-vis des frais réalisés par les bénévoles. Deux choix sont possibles :
- Le remboursement des dépenses engagées au profit de l’association sur présentation des justificatifs et établissement d’une note de frais.
- L’abandon de frais des bénévoles au profit de l’association, ouvrant droit à une réduction d’impôts.
Cependant, un bénévole peut décider de renoncer au remboursement de ses frais, bien que la politique de frais existe déjà dans l’association. On parle alors d’abandon de frais : le bénévole fait ainsi don à l’association des frais qui pourraient lui être dus.
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Comment ça marche ?
L’abandon de frais obéit à des règles strictes. Ainsi, le bénévole doit tout de même fournir à l’association les justificatifs de frais, mentionnant l’objet de la dépense ainsi que l’objet du déplacement.
Dans le cas où le bénévole utilise son véhicule personnel pour se déplacer dans le cadre de ses missions mais qu’il ne peut justifier des dépenses associées, ses frais sont évalués en fonction d’un barème kilométrique spécifique aux bénévoles des associations.
Ce barème kilométrique n’est pas encore paru pour 2022, et sera disponible lors de la déclaration de l’impôt sur le revenu 2022. En 2021, ces indemnités étaient les suivantes :
- Véhicule automobile : 0,32€ par km parcouru
- Moto, scooter, vélomoteur : 0,125€ par km parcouru.
Le bénévole doit également réaliser une déclaration écrite, dans laquelle il s’engage à renoncer au remboursement des frais au profit de l’association. Celle-ci peut prendre la forme suivante : « Je soussigné.e [nom et prénom du bénévole] certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association [nom de l’association] en tant que don ».
Lorsqu’un bénévole décide de renoncer au remboursement de ses notes de frais, on considère qu’il s’agit d’un don au profit de l’association. En retour, celle-ci a donc l’obligation de lui fournir un reçu fiscal, comme le modèle ci-joint, qui lui permettra de bénéficier d’une réduction d’impôts.
Quelle réduction d’impôt en cas d’abandon de frais ?
La réduction d’impôt dont peut bénéficier le bénévole correspond à un pourcentage du montant total des frais, dépendant de la nature de l’association.
💡 A noter : la réduction d’impôt s’applique aussi aux éventuels dons et cotisations faits à l’association.
- Organisme d’intérêt général ou reconnu d’utilité publique : réduction de 66% du montant des dons (dans la limite de 20% du revenu imposable).
- Organismes d’aide aux personnes en difficulté ou organismes d’aide aux victimes de violence domestique : 75% pour les dons jusqu’à 1000€, 66% pour les dons supérieurs à 1000€ (dans la limite de 20% du revenu imposable).
- Dons aux cultes : 75% pour les dons jusqu’à 562€ (plafond 2022), 66% pour les dons supérieurs.
Qui peut en bénéficier ?
Seuls les bénévoles agissant pour le compte d’une association à but non lucratif peuvent réaliser des abandons de frais et ainsi prétendre à une réduction d’impôt. Cependant, pour que cela soit intéressant pour lui, le bénévole doit être soumis à l’impôt sur le revenu.
Abandon de frais : quelle inscription en comptabilité ?
Vous le savez, les notes de frais en association sont particulièrement encadrées, et les contrôles stricts. Ainsi, en cas d’abandon de frais, l’association doit impérativement conserver en comptabilité :
- Les justificatifs de frais : péages, nombre de kilomètres parcourus, billets de transports, factures, etc.
- La déclaration de renonciation aux frais datée et signée par le bénévole.
🔎 Attention, il est important de réaliser une double inscription en comptabilité. Les frais devront ainsi être renseignés comme charge, et l’abandon de frais comme un don (produit).
Comment faciliter l’abandon de frais ?
Les notes de frais sont un réel sujet pour les associations. En effet, celles-ci menant un projet à but non lucratif, les frais réalisés par les salariés et les bénévoles doivent être strictement encadrés.
Afin de faciliter la gestion des notes de frais des salariés et des bénévoles, mais aussi leur intégration en comptabilité et le remboursement des frais, nous vous recommandons de vous doter d’une solution de gestion des notes de frais. En plus du temps gagné, vous limitez le risque d’erreur en automatisant certaines actions.
Chez N2F, nous accompagnons des associations dans la dématérialisation de leurs notes de frais. Nous avons à cœur de les accompagner au mieux, et avons ainsi intégré une option d’abandon de frais pour les bénévoles sur notre application de note de frais. Vos bénévoles peuvent ainsi abandonner des frais au profit de l’association : N2F édite un reçu fiscal, afin que la personne puisse déduire directement le montant de ses impôts.
Une solution de note de frais dématérialisée vous permet aussi de faciliter l’intégration comptable, en déversant une même écriture sur plusieurs axes comptables.
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