Comptabilité, factures, contrats… La dématérialisation a peu à peu fait sa place dans les entreprises, jusqu’à autoriser l’archivage numérique des justificatifs des notes de frais. Peut-on légalement jeter ses factures papiers, de façon définitive, grâce à l’archivage à valeur probante ? La numérisation suffit-elle ? Peut-on dire adieu aux piles de papier ? Oui, mais à condition de respecter certaines règles.
Archivage à valeur probante : définition
L’archivage à valeur probante est un processus technique et organisationnel qui permet d’enregistrer, de stocker et de restituer des documents ou données électroniques, tout en garantissant leur intégrité au cours de la conservation.
Concrètement, cela consiste à numériser puis classer des documents tels que des factures, afin de les consulter ultérieurement. L’archivage à valeur probante, ou archivage à valeur légale, permet de conférer une valeur légale aux documents numérisés. Il est alors possible de stocker un volume important d’informations sur le long terme, à moindre coût.
Cet archivage numérique est possible depuis l’arrêté du 22 mars 2017. La fin des notes de frais papier a, elle, été signée le 1er juillet 2019, lorsque la législation a levé l’obligation pour les entreprises de conserver leurs justificatifs de note de frais en version papier. Dès lors, les entreprises ont réellement pu s’affranchir du papier, grâce à l’archivage à valeur probante.
Archivage à valeur probante : les grands principes
L’objectif premier de l’archivage à valeur probante est d’assurer la pérennité de l’information, en vue d’une restitution ultérieure, à des fins de justifications ou de contrôles. Pour que les documents soient considérés valides par l’administration fiscale, l’archivage à valeur probante se doit de garantir 3 grands principes :
- Authenticité du document. Le document archivé doit correspondre en tous points à la réalité. Toutes les informations figurant sur le document d’origine doivent figurer sur la copie numérique : qui a créé le document ? Quand ? Que contient-il ?
- Intégrité des documents. Le document doit être identique à l’original. Il ne doit être ni altéré, ni modifié, ni dénaturé, de sa création à son versement dans le système.
- Intelligibilité des documents. L’archivage à valeur probante doit garantir la lisibilité des documents dans le temps, en respectant les formats imposés par l’administration fiscale. L’arrêté du 22 mars 2017 stipule ainsi que le document numérisé doit être conservé sous format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) afin de garantir sa lisibilité et la pérennité des données.
Un document « Microsoft Word » est par exemple un format « propriétaire » ; il devra être converti.
Archivage à valeur probante : quelle utilité ?
Avec le boom de la dématérialisation des données, le besoin en archivage électronique s’est accru. Une bonne nouvelle pour les entreprises, car l’archivage papier représentait un coût élevé. Plus sécurisé et moins onéreux, l’archivage numérique a tout pour plaire.
- Simplification de la réception des informations. A l’ère du papier, pour une entreprise multi-sites, l’envoi d’une note de frais impliquait des frais d’affranchissement, des délais d’envoi ou encore des retards de traitement lorsque le courrier traînait dans une bannette avant que quelqu’un ne s’en occupe. Grâce à la dématérialisation et à l’archivage à valeur probante, l’accès au document est grandement simplifié.
- Plus de pertes, ni de détériorations des documents. Dans le cadre d’une gestion des notes de frais papier, on estime que 15% des justificatifs sont abîmés, perdus, ou reçus au-delà du délai d’acceptation requis. Avec l’archivage à valeur probante, ces chiffres n’ont plus lieu d’être.
L’archivage à valeur probante vous permet également d’être parfaitement en règle avec la Loi. Ainsi, vous êtes à l’abri de toute mauvaise surprise en cas de contrôle fiscal. Plus besoin de fouiller dans des classeurs pour présenter des documents papiers, il suffit de donner accès à votre centre de stockage qui centralise tous les documents nécessaires.
Pour résumer, l’archivage à valeur probante permet de :
- Centraliser tous les documents importants pour votre entreprise
- Faciliter l’accès à ces documents, en temps réel
- Bénéficier d’une traçabilité irréprochable de l’historique des opérations
- Garantir l’intégrité du document dans le temps
- Assurer la conservation et la pérennité des documents, ainsi que leur lisibilité
Dites au revoir aux factures papier avec N2F
Simple d’utilisation, l’application de gestion des notes de frais N2F permet de s’affranchir complètement du papier. Ses fonctionnalités avancées font gagner un temps précieux aux collaborateurs et au service comptable, tout en assurant une gestion optimale et sécurisée des documents, grâce à l’archivage à valeur probante. Après avoir effectué une dépense relevant des frais professionnels, les collaborateurs n’ont qu’à prendre une photo de leur reçu, depuis leur téléphone ou tablette. En quelques clics, ils déclarent leurs dépenses en temps réel, qui seront ensuite soumises à approbation. Le travail des services comptables est simplifié, puisque l’application comprend un scan intelligent qui extrait les différents montants et calcule automatiquement la TVA récupérable. En cas de problème sur la déclaration du collaborateur, un signal visuel alerte le service comptable, pour optimiser la vérification administrative.
Aucune saisie n’est nécessaire, puisque N2F dispose d’une fonctionnalité permettant d’exporter directement toutes les informations au sein des différents logiciels comptables du marché, dans le format souhaité.
Grâce à l’archivage à valeur probante proposé par N2F, l’ensemble des justificatifs sont centralisés sous forme numérique. Inutile de conserver les versions papier. Place aux économies : l’archivage papier coûte en moyenne 3% des notes de frais, sans compter les frais liés à l’affranchissement ou à l’impression. En cas de contrôle fiscal, les documents demandés sont accessibles facilement, avec la certitude d’une lisibilité optimale. N’attendez plus, testez la solution N2F !
