En France, la sécurité des données des collaborateurs répond à un enjeu de confiance et de conformité légale pour les entreprises. Ainsi, pour établir les bulletins de paie ou les déclarations obligatoires, les services RH collectent un certain nombre de données considérées comme sensibles mais obligatoires, telles que les coordonnées bancaires, les adresses personnelles, les numéros de sécurité sociale, etc. Comment bien protéger ces données quand on sait que les cyberattaques ne cessent de se multiplier ?
Sécurité des données des collaborateurs : quels enjeux pour les entreprises ?
Les employés partagent de nombreuses informations au cours de leur carrière. Celles-ci sont indispensables pour les rémunérations, la gestion administrative, l’organisation du travail ou l’action sociale prise en charge par l’employeur. Mais ces données doivent être manipulées avec précaution. Pourquoi ? Parce que les entreprises sont tenues de respecter le Règlement Général sur la Protection des données ou RGPD !
Pour la CNIL (Commission national de l’informatique et des libertés), les données personnelles correspondent à toutes les informations qui concernent une personne « identifiée » ou « identifiable ». Nom, prénom, adresse poste ou IP… Mais également congés, absences, contrat et suivi des activités.
Pour les notes de frais, les entreprises sont amenées à gérer des données hautement sensibles comme les coordonnées bancaires afin de rembourser les salariés. La puissance fiscale du véhicule, déterminée via des informations précises sur le véhicule du salarié, est également nécessaire pour calculer les indemnités kilométriques. Face à ces nombreuses données manipulées, les entreprises doivent prendre des mesures pour les protéger afin qu’elles ne soient pas divulguées.
Au-delà de cet enjeu de sécurité, il s’agit d’être totalement transparent vis-à-vis des collaborateurs afin de renforcer le lien de confiance nécessaire au bon fonctionnement de l’activité de l’entreprise.
Les actions à mettre en place ? Déployer une dématérialisation des documents RH, comptables et administratifs en bonne et due forma via une solution digitale sécurisée qui respecte les normes en vigueur.
Comment sécuriser les données collectées par les applications de gestion de notes de frais ?
Alors que les attaques de ransomware ont augmenté ces dernières années, et que les modes de travail ne cessent d’évoluer, les outils digitaux se retrouvent sous le feu des projecteurs. La mutation du monde du travail s’accompagne de solutions qui favorisent la collaboration, facilitent l’accès aux documents à distance et permettent l’échange entre partenaires. Mais sans véritable stratégie, ces outils sont à la merci des cybercriminels. Alors comment garantir la sécurité des données ?
Les applications de gestion de notes de frais présentent plusieurs avantages :
- Serveurs hébergés dans des datacenters basés en France et certifiés sur les derniers standards ISO, avec redondances automatisées entre les deux infrastructures de dernière génération : si l’une des deux infrastructures est touchée, l’autre prend le relais ! Résultat, l’application répond vite et reste toujours accessible.
- Architecture du réseau standardisée selon les dernières normes de sécurité et cloisonnement des réseaux Internet / DMZ / LAN utilisé afin de garantir une sécurité maximale et un contrôle des flux. De plus, chaque zone est sécurisée en amont par des firewalls.
- Données des clients rassemblées dans des private networks : service cloud managé qui permet de créer des domaines ou réseaux locaux virtuels totalement privés. A la clé, des instances connectées entre elles en toute sécurité !
Chez N2F, solution 100% sécurisée de gestion de notes de frais, nous utilisons un système de compte privatisé qui garantit la protection des données. La sécurité des bâtiments hébergeant les serveurs est contrôlée (badge, niveau d’accès spécifiques, armoire serveur avec code ou clef…), tandis que l’accès aux réseaux combine plusieurs niveaux de sécurisation. Nous réalisons également des audits juridiques sur les données sauvegardées afin de s’assurer de la bonne conformité de notre application : respect des exigences liées à la sous-traitance et respect de la norme ISO 27001, absence de transfert de données hors Europe, clause de secret professionnel… Quant à la conservation des données, elle n’excède pas 10 ans !
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