La dématérialisation complète des notes de frais a longtemps été un serpent de mer. Maintenant que c’est une réalité, quelles sont les conséquences ? Le gain de temps pour les entreprises est réel et conséquent. Faisons le point sur la réglementation et comment N2F a su optimiser tous les processus des frais professionnels grâce à cette évolution.

L’archivage à valeur probante des notes de frais

A une époque où le numérique est en train de prendre le pas sur le papier, il semblait essentiel, pour les entreprises, de pouvoir gérer différemment les notes de frais. C’est la loi de finance rectificative du 29 décembre 2016, et plus précisément l’article 16, qui définit les nouvelles règles et permet aux professionnels d’optimiser la gestion de ces notes de frais.

La gestion des notes de frais jusqu’en 2016

Avant l’application de cette nouvelle loi, la gestion des notes de frais était aussi complexe que couteuse. C’était l’article L102B du livre des procédures fiscales qui régissait la gestion des frais professionnels. Selon cet article, toute facture devait être archivée sous son format d’origine. Une facture papier émise dans un restaurant devait être conservée dans un dossier spécifique tandis qu’une facture électronique devait être conservée sur ordinateur ou sur un serveur. Si l’objectif était d’éviter toute fraude et de permettre à l’administration fiscale de réaliser les contrôles nécessaires, force est de constater que cette méthode archaïque était pénalisante pour les entreprises.

Une gestion chronophage et onéreuse

La gestion de tous ces documents était lourde. Dans une entreprise composée d’un grand nombre de salariés effectuant de manière très régulière des déplacements, cela représentait un temps considérable et un coût majeur. Factures de restaurant, de station essence, tout devait être collecté et centralisé. Dans le cadre d’une entreprise nationale, les collaborateurs devaient envoyer par courrier toutes ces factures. Le pôle administratif devait, quant à lui, assurer le stockage de ces documents et s’assurer qu’en cas de contrôle tout serait parfaitement organisé. Et c’est sans compter qu’avant la loi de 2016, les documents papier devaient être conservés 6 ans. Or, vous l’aurez peut-être constaté, l’encre des factures n’a pas toujours une durée de vie aussi longue. Certes, il était possible de les numériser, mais cette opération n’avait aucune valeur aux yeux de l’administration fiscale.

Ce qui change avec la loi de 2016

L’application dès 2017 de l’article 16 de la loi de finance rectificative du 29 décembre 2016 a été perçue par les professionnels comme une réelle révolution. A l’ère du tout numérique, il était impensable de continuer à stocker des factures papier durant 6 ans. Cette loi reconnaît la valeur probante de l’archivage numérique qui offre un gain de temps et d’argent aux professionnels et notamment aux structures importantes. Grâce à cette loi, une facture numérisée a la même valeur qu’une facture originale. Et cela change tout. Cette loi offre le choix aux professionnels puisque les documents ” peuvent être conservés sur support informatique ou sur support papier”. Ainsi, pour ceux qui ne font pas confiance à la technologie et qui craignent de perdre leurs données, il est toujours possible de conserver les factures papier. Chacun peut alors adapter sa gestion des notes de frais tout en se conformant à la législation.

Quelles sont les modalités de conservation ?

Naturellement, la valeur probante des notes de frais est liée à leur conservation. La loi impose certaines règles en la matière afin que l’administration fiscale puisse s’assurer de la validité des documents fournis. Ainsi, les documents qui auront été numérisés doivent pouvoir être reproduits à l’identique. Aucun traitement d’image n’est autorisé, les notes de frais doivent être numérisées en l’état et donner toutes les informations essentielles pour être prises en compte.
En outre, l’archivage ne peut laisser de place au hasard. Seul l’assujetti ou un tiers mandaté peut gérer l’archivage numérique, un process doit être mis en place et clairement défini en cas de contrôle. Autre point majeur : les notes de frais doivent être stockées au format PDF ou PDF A/3, disposer d’une signature électronique et d’un horodatage.

Quels sont les avantages de l’archivage numérique des notes de frais ?

L’archivage à valeur probante des notes de frais permet d’économiser de l’argent, un point essentiel pour les entreprises. Il est admis que l’archivage papier coûte en moyenne 3 % des notes de frais. A cela s’ajoute le coût du personnel qui doit pointer ces notes, l’affranchissement lorsque les collaborateurs sont loin, les coûts d’impression, etc.
D’autre part, l’archivage papier engendre certains risques. Ainsi, 15% des justificatifs sont endommagés ou perdus, un problème de poids en cas de contrôle fiscal.

L’archivage numérique des notes de frais permet également de centraliser de manière plus simple ces documents et ainsi de les retrouver plus rapidement, la traçabilité est accentuée et la conservation est plus sécurisée tandis que la lisibilité est assurée durant toute la période de conservation imposée par l’administration fiscale.

L’archivage numérique des notes de frais assuré par une application

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