Les déplacements professionnels sont soumis à de nombreuses obligations de la part des entreprises. Les travel managers sont là pour fluidifier les processus et rationaliser les dépenses en lien avec les voyages professionnels. Mais la tâche peut s’avérer complexe tant le métier mélange à la fois aspects techniques, comptables, logistiques, humains, etc.
Pour gérer la complexité de ces missions, un système de gestion des voyages est la solution idéale ! Si vous en doutez encore, voici 4 très bonnes raisons d’adopter cet outil.
Raison n°1 : Faciliter le quotidien des Travel Managers
Appliquer une politique de déplacement à l’échelle d’une entreprise peut s’avérer parfois complexe. En fonction des types de voyages et selon le statut du salarié, les règles de remboursement ne sont pas toujours les mêmes. Toute la difficulté est donc de trouver un équilibre entre fixer des limites et adopter une certaine souplesse afin que les missions se passent dans les meilleures conditions possibles.
Le système de gestion des voyages simplifie cette gestion et facilite la validation et le suivi des voyages professionnels. Grâce à la centralisation des données, les travel managers peuvent suivre en temps réel les voyages en cours, passés ou programmés. Certains systèmes de gestion proposent aussi la gestion de la flotte des véhicules de l’entreprise. Un avantage indéniable dans le quotidien des travels managers.
Raison n°2 : Gagner du temps grâce à l’automatisation
Autre bonne raison d’adopter un système de gestion des voyages : l’automatisation des tâches chronophage et à faible valeur ajoutée. Au quotidien, par exemple, c’est souvent la recherche et la comparaison des offres (hébergements, transports, etc.) qui prennent le plus de temps au salarié et/ou au travel manager. L’adoption d’un système de gestion des voyages permet de gagner du temps car il centralise les données et permet de comparer en quelques secondes les différentes offres disponibles.
L’automatisation des processus est essentielle pour réduire le temps de recherche, de gestion, de validation mais aussi de remboursement. Et elle ne concerne pas seulement le travel manager, mais aussi les salariés et les personnes en charge de la comptabilité.
Raison n°3 : Simplifier la gestion des notes de frais
En tant que travel managers, vous rencontrez peut-être des difficultés à faire valider et rembourser les notes de frais. Le système de gestion des voyages permet :
- De gérer les ordres de mission et évaluer le coût d’un déplacement en amont. Il est ainsi possible de valider, ou non, le voyage du salarié.
- Aux collaborateurs de rentrer tout de suite leurs notes de frais. Cela réduit les problèmes de perte de documents et de factures. Par exemple, avec N2F, application de gestion des notes de frais, possède un scan intelligent qui extrait les données des notes de frais photographiées par le salarié.
- Des demandes d’autorisation de déplacement et de voyage,
- De faire des demandes d’avance sur frais, etc.
Toute la gestion des notes de frais est intégralement dématérialisée, ce qui permet de maîtriser totalement le processus de validation et de remboursement. L’application comprend un historique de toutes les opérations pour suivre les échanges et les actions effectuées. Les salariés sont remboursés dans les temps et les risques d’erreur sont considérablement réduits.
Raison n°4 : Optimiser la politique de voyage de l’entreprise
Grâce à la centralisation de toutes les informations relatives aux déplacements des salariés dans l’entreprise, le travel manager a une vue d’ensemble des voyages réalisés et un historique complet. Le système de gestion des voyages lui permet donc d’évaluer en temps réel le coût des déplacements et, de manière plus globale, la politique de voyage de l’entreprise. Le travel manager peut ainsi repérer plus facilement les points à améliorer et les corriger rapidement.
Le travel manager, dont l’une des principales fonctions est de rationaliser les voyages d’affaires, possède ainsi un outil décisionnel essentiel pour mener à bien ses missions.
